集金と徴収の違いとは？集金プロセスの重要性と改善ポイントを解説
「集金」業務は、会社が収益を確保する過程において欠かせないプロセスです。近年では、決済手段の多様化によって業務が煩雑化しており、経理にとって負担が大きい仕事のひとつになっています。
そのため、企業は自社の集金における問題を理解し、業務のシステム化やアウトソーシングを推進することが、課題解決のカギとされています。この記事では、集金業務の概要と主な方法、業務上の課題、改善ポイント、管理システムなどについてご紹介します。
集金とは
ビジネスにおける「集金」とは、製品・サービスの料金を集めること、または集めた金銭を指す言葉です。ここでは、集金の概要と、似た言葉として用いられる「徴収」との違いについて解説します。
集金は取引において欠かせない業務
集金業務は、事業者が取引において収益を上げ、確定させるための重要なプロセスです。製品・サービスの提供による収益を確定させるには、顧客からの支払いを確認して入金消込を行う必要があります。
しかし、製品やサービスが問題なく提供できたとしても、顧客から支払いが無かったり、入金額が間違っていたりすると、集金業務は滞ってしまいます。集金が滞るとキャッシュフローの改善が困難になり、事業運営に支障をきたす可能性もあるため、未払いや回収忘れは未然に防ぐことが大切です。
徴収との違い
「集金」と似た意味の言葉に「徴収」というものがあります。お金を集めるという意味では共通していますが、実はこの2つには、明確な違いがあります。以下、簡潔に説明しましょう。
「集金」は「会社が受け取る権利があるお金」を意味しており、「徴収」は「強制的に金銭を回収するとき」に用いる言葉です。具体的な例でいうと、税金を回収する際は「税金を徴収する」、代金や会費を回収する場合は「代金を集金する」というように言葉を使い分けます。なお、企業間取引では製品やサービスを提供した報酬として代金を受け取るので、「集金」という表現が一般的になります。
ちなみに、個人間で金銭のやり取りをする場合も、一般的に「集金」を使用します。「徴収」だと支払いを強制する意味合いが強く、威圧的なイメージを与える場合があるため、注意して使い分けましょう。
集金が発生する場面
「集金」はビジネスだけでなく、生活のさまざまな場面でも発生します。
例えば、商品代やサービス料金を集める場合、企業や組織内で必要なお金を集める場合、仲間内でイベントなどに必要なお金を集める場合、共同購入の分担金を集める場合などがあげられます。これらはいずれも、任意での支払いであれば「集金」、支払い義務がある場合は「徴収」と表現します。
ちなみに、顧客に支払いの義務があっても、顧客から商品代やサービス料金を集める際は「集金」という言葉を使うのが適切です。
代金が支払われずに未回収が何回も続くようであれば、いずれ「徴収」するかたちで回収せざるを得ない場合もあります。しかし、「徴収」という言葉を使うと威圧的なイメージになり、あまり良い印象を持たれません。そのため、対等な立場でお金の回収をするという意味合いもかねて「集金」という言葉を使うのが妥当となるのです。
集金というプロセスの重要性
集金業務は、会社が製品・サービスの販売による収益を確保するうえで、欠かせないプロセスのひとつです。製品やサービスの売れ行きが伸びていても、集金業務が滞るとキャッシュフローの悪化につながり、事業運営に支障をきたすことが考えられます。
近年では、集金を効率化する対策として請求管理システムや集金代行サービスを提供する企業が増加しており、各種サービスを活用することで集金業務の効率化を図る動きが広がっています。
集金する方法
集金にはさまざまな方法が利用されていますが、よく利用されている集金方法は以下のようなものがあります。
・現金
・クレジットカード決済
・銀行振込
・口座振替
・コンビニ決済
目的や利便性などを考慮して集金方法を選びましょう。各集金方法についてより詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
「集金業務とは？ 集金回収の方法や、集金代行サービスをご紹介！」
集金における課題
集金業務では、金額の確認や入金消込など、手間を要する業務が度々発生します。以下、集金業務において課題となりやすい要素をまとめました。
負担が大きい
集金業務には、金銭のやり取りや支払い金額の確認など、集金担当者に負担がかかりやすい業務が複数あります。特に現金決済の場合は、取引先への訪問が必要となる場合があるため、集金業務の負担増加が課題となっています。
株式会社ネットプロテクションズが2022年5月に公表した調査によると、BtoC企業で現金を扱う集金・経理業務の担当者は、65.3%がその対応や運用で面倒を感じているとされます。
しかしその一方、決済手段として現金払いに対応しているBtoC企業は57.7%と最も多くなっています。つまり、現金払いの利便性の悪さに不満をかかえている担当者が一定数存在するのに対し、現状は依然として現金払いが根付いている状況だということが読み取れます。
消込に手間がかかる
消込作業とは、売掛金と顧客から入金された金額が一致しているかを確認し、帳簿上で対応する債権・債務の数字を適宜消していくプロセスです。消込作業に対応したシステムを導入していない場合は、目視と手入力で進める必要があり、経理業務において最も労力を要する作業のひとつといえるでしょう。
金額が一致しない場合は、まず原因を特定し、状況に応じて訂正を依頼するなど、多くの工程を経て修正する必要があります。多大な時間や手間がかかるだけでなく、精神的にも負担がかかるのがこの消込作業であり、いかにこの負担を軽減できるかが課題解決のカギとなります。
未払いには督促が必要
未払いへの督促は、郵便または電話を用いて行うのが一般的です。未払いが生じた際は、まずは取引先の状況を確認し、その後に個別で督促の電話や書面を送ります。督促は支払いが無かった場合にのみ発生する業務ですが、支払いが行われるまで何度も繰り返して督促しなければならないため、大変非効率で工数のかかる作業です。
また、通常業務と並行して行うため、何度も未払いが続くと集金担当者に体力的、精神的な負担がかかることが考えられます。事業主としては解決したい大きな課題のひとつです。
集金における課題を改善するポイント
集金業務の見直しを図る際には、問題点を明確化して適切な対策を取ることが大切です。ここでは、集金業務の効率化を図るうえでの課題と改善策をご紹介します。
課題を明確にする
まずは、どの作業工程が最も工数を取られているのか明確にしましょう。自社内で課題となっているプロセスを明確化することで、適切な対策を取りやすくなります。
例えば、入金確認でのミスの改善が課題となっている場合、決済手段として口座振替を導入するという手があります。口座振替で決まった金額が振り込まれるようになれば、入金額の確認作業を正確化できるだけでなく、全体の業務効率アップにもつなげることが可能となります。
決済手段の変更や請求管理システムの導入など、課題の内容に応じて必要な対策は異なりますが、課題を明確化することではじめて解決の糸口は見えてくるため、一度業務プロセスの見直しをするのもいいでしょう。
代行サービスを活用する
代行サービスは、主に売掛金の回収や入金確認などの代行をサービスとしており、集金業務の外部委託先として活用されています。
代行サービスを利用することで、集金業務の工数削減、コスト削減が見込めます。また、集金代行に対応する事業者は、クレジットカード決済や口座振替など複数の決済手段を導入していることが多く、集金業務を委託することで複数の決済手段を利用できるメリットがあります。
なお、代行サービスを検討する際には、サポート実績の豊富さやセキュリティ基準の高さを重視するといいでしょう。サービスによって代行可能な業務範囲も異なるため、どこまでカバーしてくれるかが、自社に適したサービスを選ぶポイントとなります。
システムを導入する
請求管理システムは、請求書発行や消込作業などを効率化できる機能が備えられています。
取引先ごとに請求金額や支払い期限を記録し、請求書発行や入金消込などを自動化できることが請求管理システムの主な特徴で、新規導入により集金業務の自動化やコスト削減が見込めます。
なお、請求管理システムを検討する際には、実装されている機能とコストの高さ、サポート実績の豊富さを重視することが、自社に適したシステムを選びやすくするポイントです。
「請求まるなげロボ」を活用してスムーズに集金を行おう
集金業務は正確さが重視される業務であり、すべて手作業で行われていると、集金担当者や経理部門に継続的な負担がかかります。そのため、集金業務における支払い管理や決済対応などは、請求管理システムや請求代行サービスなどで業務の効率化を図ることがおすすめです。
集金業務の自動化を図るにあたっては、請求書発行から入金消込までの自動化に対応した、ROBOT PAYMENTのシステム「請求管理ロボ」の活用をぜひご検討ください。
「請求管理ロボ」は銀行振込やクレジットカード決済など複数の決済手段に対応したシステムなので、必要に応じて決済手段の切り替えも可能です。決済状況はクラウド上からリアルタイムで確認できるようになっており、繰り越し請求や決済手段の切り替え対応なども実施できます。
集金業務の負担軽減を目的とする際には、与信審査から集金・督促業務までを代行する「請求まるなげロボ」の活用もぜひご検討ください。
「請求まるなげロボ」は、与信審査を通過した請求と与信落ちした請求を同じ画面上で確認できるようになっており、必要に応じて請求書発行も実施できます。また、基本的に売掛金全額保証の掛け払いサービスであり、回収状況はクラウド上からリアルタイムで確認いただけます。
さらに、新規導入サポートや運用支援に力を入れていることも当サービスの特徴です。各ユーザーに合わせた運用プランの策定や業務フローの見直しを行い、クラウドシステムを用いた業務フローの定着支援を行います。
まとめ
集金業務による負担を軽減するには、決済手続きや入金消込など、どの業務に工数を割かれているのか一度フローを見直してみましょう。課題によって解決策は異なりますが、代行サービスやシステムを活用し、業務を効率化・自動化することが有効な対策になります。
集金業務の効率化を図りたい企業は、ROBOT PAYMENTのシステム「請求管理ロボ」の導入がおすすめです。請求書発行から入金消込までを自動化することで集金業務の精度向上、工数削減を図れます。
また、集金を含む請求業務の効率化を図りたい場合は「請求まるなげロボ」の利用が効果的です。与信審査から督促までを当システムが代行することで、請求業務の工数削減を図れます。また、システムの初期設定や既存データ移行など、導入サポートにも力を入れているため、集金業務の自動化がスムーズに進められます。
集金業務でお困りの場合は、この機会にぜひ「請求管理ロボ」「請求まるなげロボ」の導入をご検討ください。
