適格請求書（インボイス）は、発行側・受領側の双方に保存義務があります。紙と電子で要件が異なるため、保存方法を誤ると仕入税額控除に影響する可能性があります。本記事では、適格請求書の保存要件を整理し、電子帳簿保存法に対応したシステムの選び方を解説します。

適格請求書の保存義務と保存期間

適格請求書は、発行した側は写しを、受け取った側は原本（またはデータ）を保存する義務があります。ここでは保存期間と対象を整理します。

発行側の保存義務（写しの保存）

適格請求書発行事業者には、交付した適格請求書等の写しを保存する義務が課されています。写しは電子データでの保存も認められており、発行システム上で自動保存できると、原本の控えを都度ファイリングする手間がなくなり管理が容易になります。保存期間は、課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間です。

請求管理ロボなら、発行した適格請求書の写しをシステム上に自動保存できるため、発行担当者が個別にファイリングしなくても保存義務を満たせます。

受領側の保存義務

受け取った適格請求書は、仕入税額控除の適用を受けるための要件として保存が必要です。買手側は、一定事項を記載した帳簿の保存に加えて、インボイス発行事業者から受領した請求書・領収書等の保存が求められます。電子で受領したものは、電子帳簿保存法の要件に沿った電子保存が必要です。

（出典：国税庁「No.6498 適格請求書等保存方式（インボイス制度）」／国税庁「適格請求書等の写しの保存」）

電子で保存する場合の要件（電子帳簿保存法）

電子データで保存する場合は、真実性の確保と可視性の確保が求められます。真実性の確保とは、保存している電子データが削除・改ざんされていないことを指し、タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムでの保存、あるいは訂正削除の防止に関する事務処理規程の整備などによって満たします。

可視性の確保では、検索機能の確保が求められます。具体的には、取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できること、日付や金額については範囲を指定して検索できること、そして2つ以上の項目を組み合わせた条件で検索できることが必要です。加えて、保存したデータを画面や書面に整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できる状態にしておく必要があります。

請求管理ロボでは、電子帳簿保存法（電子取引データ保存等）の要件に沿った請求書の管理が可能なため、こうした真実性・可視性の要件を個別にシステム構築することなく満たせます。

（出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」）

適格請求書に対応したシステムの選び方

保存要件を手作業で満たすのは負担が大きいため、システムでの対応が現実的です。選定時の比較軸を挙げます。

発行から保存まで一貫対応できるか

適格請求書の発行と写しの保存、受領データの保存までを一つのシステムで扱えると、保存漏れを防げます。請求書の発行・送付・入金管理まで自動化できるシステムなら、経理業務全体の負担も減らせます。

請求管理ロボは、2023年10月施行の適格請求書等保存方式の要件に準じた適格請求書の発行・保存機能を備えており、電子帳簿保存法（電子取引データ保存等）の要件に沿った請求書の管理にも対応しています。法改正があった場合も定期アップデートで自動的に対応するため、保存要件の変更を都度確認して自社システムを改修する必要がありません。

検索要件を満たせるか

取引年月日・金額・取引先での検索に対応しているかを確認します。ファイル名を「日付_取引先_金額」のように手動でリネームして運用する方式は、件数が増えると付け忘れや表記ゆれが発生しやすく、いずれ運用が破綻しがちです。発行した請求書データがシステム上でそのまま検索・出力できる状態になっているかを、選定時に確認しておきましょう。

よくある質問（FAQ）

Q. 適格請求書をメールで受け取った場合、紙に印刷して保存できますか？

A. 電子で受領した請求書は、電子帳簿保存法により電子データのまま保存することが求められます。紙に印刷して電子データを削除する保存方法は要件を満たさないため、真実性・可視性の要件を満たすシステムでの電子保存が安全です。

電子帳簿保存法に対応したシステムなら「請求管理ロボ」におまかせ！