請求書番号とは?請求書にまつわる知識を網羅的に解説 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

請求書番号とは?請求書にまつわる知識を網羅的に解説

請求書

Facebook にシェア
Pocket


商品やサービスを売り上げたらその代金を回収しなければ、企業は事業活動を継続していくことができません。代金を回収するために真っ先に必要なことは、請求書を発行して取引先に送り、代金の請求をすることです。この請求業務は企業にとって非常に重要な仕事で、取引の実態を把握し、経理手続きを円滑に進めるための基本となるものです。
また、請求書は正しく処理をすることで支払い漏れを防ぎ、売り手と買い手の間で行われた金銭の記録となり、務調査の際に支出と収入の実態の証明となります。この記事ではこのように重要な役割を持った請求書について、請求書の概要、請求書番号、請求書に関連する知識などについて解説します。

※目次※
1.請求書とは
2.請求書番号とは
3.請求書に関連する知識
4.請求書を書くにあたって必要な物
5.請求書作成時のマナー
6.請求書を送る際の注意点
7.請求管理ロボで請求書発行・送付を自動化しよう!
8.まとめ

請求書とは


ここでは請求書の概要を理解するために、請求書の役割、記載項目、請求書を発行するタイミングについて解説します。

請求書の役割

請求書の役割として第一に挙げられるのが、商品やサービスを提供してその代金を回収することです。請求書を発行することで受け取るべき代金を確認・管理できるようになり、取引先の支払い忘れを防げます。また、トラブルが起きた時には、事前に合意した対価を求める証拠にもなるものです。悪意を持って支払いを拒む取引先に対しては、回収権の証拠ともなります。

記載項目

請求書に記載すべき項目は以下の通りです。

(1)書類名:書類の中央上部に請求書と明記
(2)請求書番号:後から検索する時に使える番号
(3)請求先:取引先の企業名、所属部署名、担当者名
(4)件名:何についての請求書であるかを記載
(5)発行年月日:取引先の締め日に合わせた日付
(6)取引内容:商品名、サービス名、作業内容など
(7)請求金額:単価、数量、税抜きでの小計、税込みでの合計
(8)代金振込先:銀行名、支店名、口座人名義、口座番号
(9)支払期限:支払いサイトを考慮した日付
(10)備考:補足事項、特記事項など

これらの項目を押さえたうえで、フォーマットや書き方に関して取引先の要望があれば取り入れるようにします。

請求書を発行するタイミング

請求書を発行するタイミングは、都度方式と掛け売り方式の2つに大別されます。
都度方式は、商品やサービスを提供したらそれと同時か直後に請求書を発行する方式です。新規の取引先や、入金が確認でき次第納品することを条件とした取引に使われます。取引が発生する都度支払いを求めることができるため、資金繰り面では楽になりますが、請求書の作成・発行の手間が増えるのがデメリットです。

掛け売り方式は、1ヶ月など期間を定めて、その間の複数の取引をまとめて請求する方式です。毎月定常的に取引が発生する取引先や、支払い面において信用できる取引先に使われます。請求書の作成・発行の手間を抑えることができますが、取引先の与信管理や自社の資金繰りに留意する必要があります。

請求書番号とは


必須ではありませんが、請求書管理を効率化するために請求書番号を付けることがあります。以下では、番号の付け方と請求書番号を付けるメリットについて解説します。

番号の付け方

請求書番号の付け方に決まったルールはありませんが、原則として注意すべきなのは、請求書番号が重複しないようにすることです。番号が重複すると同じ番号の請求書が複数存在することになり、後から見直す時に正しい請求書を照合することができなくなります。重複を避けるために番号の桁数を多くするケースも見られますが、誰が見ても理解できるルールで番号を付けるべきです。

一般的に用いられている方法は、取引先ごとにA社は001、B社は002、C社は003といったように連番を振り、それに続いて取引した日時を番号として振る方法です。例えば取引をしたのがA社で、取引日時が2021年5月30日15時33分なら、001-202105301533になります。

請求書番号を付けるメリット

請求書番号を付けるメリットとして挙げられるのは、第一に見積書、請求書、納品書などと併せて管理ができるようになり、これらを連動させて相互に内容を確認するのが容易になることです。関連書類に同じ番号を振ることで、書類を相互に関連付けながら事務処理ができるようになり、請求漏れや請求忘れを防止することにつながります。

メリットとして第二に挙げられるのは、取引先とのやり取りやアフターフォローが円滑にできるようになることです。取引先から問い合わせが会った時に、請求書番号から当該請求書を素早く特定することができます。問い合わせに対して迅速かつ正確に対応できれば取引先も安心感を抱き、信頼してもらえるようになります。

請求書に関連する知識


請求書の役割を理解するためには、関連する知識を持つと役立ちます。ここでは相殺、締め日、入金・支払いサイトについて解説します。

相殺

企業間取引では掛け取引が一般的で、決められた支払期日までに代金を支払う必要があります。その際、両者の間でそれぞれ売掛金・買掛金がある場合は、双方が合意すれば同じ額だけ差し引いたり減額したりして帳消しにすることが可能です。このような処理を相殺処理と言います。

例えばA社がB社から50万円の商品を購入し、B社がA社から50万円のサービスを受けたとしましょう。両社とも50万円の債権・債務があるため、相殺処理をすれば双方の債権・債務が消滅し、現金の授受をすることなく取引を完結させることが可能です。両社の売掛金・買掛金の額が異なる場合は、同額分だけ打ち消し合い、残金のみを支払います。

締め日

請求書を発行するタイミングで重要になるのが締め日です。締め日とは、その日までに納めた商品・サービスなどの取引代金を合計し、その分の金額を請求する区切りとなる日のことです。例えば締め日が月末なら、前月の1日から月末までに納品した分の代金を1サイクルとして合計して請求書で請求します。

必ずしも月末が締め日になるわけではありませんが、多くの企業では月末で締めるケースがほとんどです。請求書の締め日が月末の場合は、請求書はその翌月の第一週に送るのがいいでしょう。

入金・支払サイト

会社の資金繰りを良くするためには、適切に入金サイトと支払サイトを設定することが重要です。入金サイトとは、取引の締め日から実際に請求先が入金するまでの期間のことです。月末締めで翌月末に入金される場合、入金サイトは30日になります。支払いサイトとは、取引の締め日から実際に請求元へ支払いをするまでの期間のことです。月末締めで翌々月の10日が支払いの場合、支払いサイトは40日になります。

例えば入金サイトが30日で支払いサイトが30日である場合と、入金サイトが30日で支払いサイトが40日である場合を考えてみましょう。前者ではあらかじめ用立てたお金で支払わなければならないのに対し、後者では入金された後に支払日がやって来ることから、資金繰り面では楽になります。

請求書を書くにあたって必要な物


請求書を書くにあたっては、テンプレート、封筒、切手・スタンプが必要になります。以下にそれぞれについて解説します。

テンプレート

請求書の書き方については記載すべき要件が国税庁によって提示されているものの、それ以外には特に細かく決まったものはありません。取引先によっては請求書の形式を指定している場合もありますが、基本的には担当者が書きやすいもの、自社で管理しやすいものを作成して構いません。

封筒

請求書を郵送する際に入れる封筒は、主に2種類の規格のものが使われます。1つは長形3号と呼ばれるもので、サイズは120mm×235mmで、A4サイズの書類を三つ折りで入れることができます。もう1つは角型2号と呼ばれるもので、サイズは240mm×332mmです。A4サイズの書類をそのまま入れることができます。一般的には長形3号の方が使われることが多いようです。

封筒の色については特にこれと決まったものはありませんが、受け取った側が一目で請求書だと判別できるように白か薄い青色のものを使うのが一般的です。

切手・スタンプ

封筒に貼る切手の金額は、長形3号の場合は定形郵便物として扱われ、重量が25g以下なら82円、50g以下なら92円です。角型2号の場合は定形外郵便として扱われ、重量が50g以下なら120円、100g以下なら140円です。請求書は信書に該当する書類であることから、普通郵便で送らなければなりません。宅配便やレターパック、ゆうパックなどで送ると罰則が科せられます。

封筒に宛名を記入したら、封筒の表に「請求書在中」と明記します。この添え書きは任意ではあるものの、封筒の色に加えて受け取った側が内容物を判別しやすくするために記入しておくとよいでしょう。記入はスタンプまたは手書きのどちらでも構いません。

請求書作成時のマナー


請求書を作成する際には、いくつか守るべきマナーがあります。以下に敬称の使い方、用紙の選び方と折り方、押印する際の注意点について解説します。

敬称の使い方

担当者を特に指定されておらず、会社宛てや部署宛てのように組織宛てに請求書を送る場合は、「御中」を用います。例えば「〇〇株式会社御中」あるいは「〇〇株式会社 経理部御中」のように書きます。株式会社は会社の名称の一部であり、「(株)」のように省略することはマナーに反しますので気を付けましょう。

担当者が分かっている場合は「様」を用います。例えば「〇〇株式会社 経理部 〇〇様」のように書きます。「様」の代わりに「殿」を用いる人もいますが、「殿」は目上の人から目下の人に向けて使う敬称であるため、使用は避けましょう。

用紙の選び方と折り方

請求書の用紙サイズに関しては特に決められたものはないものの、A4サイズのものを使用するのが一般的です。一般的に用いられるA4サイズにしておけば、請求書を受け取った側もファイリングしやすくなります。

請求書を長形3号の封筒に入れる場合は、三つ折りにするのが通例です。最初に用紙の下から内側へ折り、次に上から内側へ折ります。受け取った人が開いた時に、請求書の表題文字が一番上に来るようにするのが折り方のポイントです。外向きに折ると失礼にあたりますので気を付けましょう。

押印する際の注意点

請求書に押印しなければならないといった決まりはないものの、信頼性向上のため、あるいはビジネスマナーや長年の習慣として押すケースが圧倒的に多いようです。押印する位置については、押印欄があればその位置に押しますが、なければ社名の右側に押すのが一般的です。その際、印刷された文字か手書きした文字の最後の一文字に少しだけかかるように押印します。

請求書を送る際の注意点


請求書を送る際には、消費税の計算と支払期限について注意する必要があります。以下にそれぞれについて解説します。

消費税の計算

消費税法では、課税の対象となる取引、納税の義務を負う者、税額の計算方法、消費税の申告などが定められており、納税義務の適正な履行のために遵守する必要があります。

請求書上の金額の記載方法については、取引金額の税込みの金額を記載することが必要と定められています。小数点以下の消費税が発生した場合は、法律上は明確に規定されておらず、どう扱うかは事業者の判断で決めることが可能です。

支払期限

売上が上がっているのに入金がなされず黒字倒産をしてしまうことを防ぐためにも、支払期限の適切な設定は重要です。取引発生時や契約時に条件を提示し、取引先の支払い条件とすり合わせておけば無用なトラブルを回避できます。
月末を支払期限としている場合、土・日曜日や祭日などで金融機関が休業している日にあたることもあります。その場合は前の営業日にスライドするのか、休み明けの営業日になるのかを事前に規定に盛り込んでおきましょう。

請求管理ロボで請求書発行・送付を自動化しよう!

請求管理ロボ

請求書を発行するためには、請求書の作成から始まって、印刷、封筒への封入、宛名の記載、郵送手配まで多くの手間と時間を要します。特に取引の締め日が集中する月末や月初は、その負担の大きさに苦労している経理担当の方も多いのではないでしょうか。そんな悩みをお持ちでしたら、ぜひ「請求管理ロボ」にお任せください。請求管理ロボは、毎月の請求業務を最大で80%削減することが可能なクラウドサービスです。

請求業務は郵送・メール送信のどちらにも対応しており、請求の周期や請求回数を事前に登録しておけば自動で請求書を作成・送付いたします。毎月、隔月、単発などの複数の請求スケジュールがある場合も、自動的に合算して処理します。
口座振替、クレジットカード決済、銀行振込、コンビニ決済の4種類の決済手段に対応しており、これらをシステム上で一元管理することが可能です。消し込みは、金融機関から入金情報を自動で取得し、請求金額と入金金額を照合して自動的に行います。請求先名称と銀行口座人名義が異なって自動消し込みが失敗した場合でも、学習機能で銀行口座人名義を記憶して次回から自動消し込みを再開いたします。

まとめ

本記事では請求書の意味や管理の仕方、関連知識、請求書作成時の注意点・マナーなどについて解説しました。請求書には明確に決まった書き方やルールがないものの、受け取る側に誠意が伝わるように丁寧な請求書の作成を心掛けましょう。

毎月の請求業務は、経理担当の方の業務負担を圧迫する要因となるものです。業務の効率化を検討している方は、ぜひ請求管理ロボの導入をご検討ください。請求管理ロボは500社以上の導入実績を誇る信頼の請求管理システムとして、業務効率化に貢献いたします。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
サブスクリプションサービスに特化した決済代行サービスを提供しています。
「お金をつなぐクラウドで世の中を笑顔に」というビジョンを下にお客様に満足を提供致します。
 
  • 請求書の作成から発行まで自動化「請求管理ロボ」
  • 請求管理ロボ