請求書の再発行を依頼された時の対応方法とは?再発行のポイントや依頼する場合の注意点もご紹介!

請求書

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請求書の再発行は、頻繁に起こるものではありません。しかし、適切に対応しなければ、二重請求などのトラブルを引き起こす可能性があるので、しっかりとポイントをおさえておく必要があります。

この記事では、先方に請求書の再発行を依頼された場合の適切な対応方法などを解説します。再発行を依頼する立場になった場合の対応方法についても触れていますので、さまざまなパターンに臨機応変に対応できるように理解を深めていきましょう。

※目次
1.請求書を発行する理由
2.ケース別にみる請求書を再発行する際の対応方法
3.請求書の再発行を行う際のポイント
4.請求書の再発行を依頼する場合の注意点
5.請求書の再発行を依頼する際の文例
6.請求書の保存期限と管理方法
7.請求業務の効率化に「請求管理ロボ」導入を検討してみませんか?
8.まとめ

請求書を発行する理由

ここでは、請求書の基礎的な部分から触れていきます。

【関連記事】請求書の書き方とは?記載事項や注意点を分かりやすく解説!

請求書と領収書の違いとは

請求書とは、相手に支払いを求める際に発行する書類です。一方、領収書とは、相手が支払いを済ませて、自分が代金を受け取ったことを証明する書類です。つまり、請求書は相手に支払いを求めるときに、領収書は代金を受け取るときに発行します。

また、請求書と領収書は、収入印紙の取り扱いも異なります。基本的に、請求書には収入印紙を貼る必要がありません。一方、領収書の場合は、5万円以上の取引を行うときに限り収入印紙を貼る必要があります。

請求書に記載すべき項目

請求書を作成する際は、必要事項を抜け漏れのないように記載しなければなりません。必要事項の項目は、次のとおりです。

・請求者の会社名や住所など
・請求先の宛名など
・取引年月日
・取引内容の詳細
・取引金額の詳細

特に、取引年月日の記載は注意が必要です。取引年月日には、請求書の「発行日」のほかに「支払い期限」を明記します。トラブルを避けるために、取引を開始する前に支払い規定などを明確にしておき、双方合意した内容を反映した請求書を作成するようにしましょう。

ケース別にみる請求書を再発行する際の対応方法

取引先から請求書の再発行を求められるケースは珍しくありません。請求書の再発行を依頼する理由としては、「紛失」や「支払い方法の変更」「請求書の記載内容の誤り」などが挙げられます。再発行を求める理由が異なれば、対応も変わってきます。

そこで、ここからはケース別の請求書の再発行依頼に対する対応方法を解説します。

紛失による再発行

再発行の理由が紛失である場合は、二重請求にならないように注意します。

まず、先方が紛失した請求書の記載内容を確認しましょう。先方の会社名や案件名など、先方の示した情報と発行済の情報を照らし合わせます。

次に、請求書を再発行します。このとき、前回作成したものを複製して捺印することは避けましょう。全く同じ内容の請求書が2枚存在すると、二重請求になりかねません。二重請求を避けるためにも、再発行する請求書に「再発行」と明記しておくと安心です。

最後に、再発行した請求書に挨拶状を添えて先方に送付します。

支払方法変更による再発行

再発行の理由が支払方法の変更である場合は、ケースバイケースで法的な対処を取り入れなければなりません。なぜなら、取引先がやむを得ない理由で支払えない状態にある可能性が考えられるためです。

例えば、契約時は代金を一括払いできる資金があったものの、資金が一時的に減少しているために支払えないという場合があります。このようなケースは、支払日までに完済できないという状態にあり、民法第415条の「債務不履行」に該当する恐れがあります。もちろん、資金が回復することで滞納していた代金を支払えば問題ありません。しかし、支払い能力があるにも関わらず支払いを滞納したり、支払う側に違法性があったりする場合は、法的措置をとることも視野に入れたうえで対応します。

このように、支払い方法の変更による再発行では、将来的に起こりうるトラブルを防止するためにも、覚書や念書などを交わすことが大切です。

請求書の記載内容の誤りによる再発行

請求書の作成者などが記載内容の誤りに気づき、内容の変更が必要な場合も請求書の再発行をしなければなりません。請求書の発行者が誤りに気づいた場合は、先方に早急に連絡する必要があります。

一方で、先方から記載内容の誤りを指摘された場合は、記載内容の正否を作成者が確認しなければなりません。その後の対応は、どちらの場合も同様であり、具体的な手順は次のとおりです。

まずは、取引先に対して、請求書の記載内容に誤りがあったことを謝罪しましょう。そのうえで、請求書の誤りを訂正して再発行します。次に、「古い請求書を破棄するお願い」を含めた挨拶文を、再発行した請求書に添えて先方に送付します。

請求書の再発行を行う際のポイント

ここまで、ケース別に見た請求書再発行の依頼への対応や注意点などを解説してきました。必要な手順を踏んで再発行を進める重要性を理解できたのではないでしょうか。

ここからは、請求書の再発行を行う際に、疑問点となる「日付の変更」にフォーカスして請求書を再発行するポイントを解説します。

再発行した場合の日付

請求書の再発行を行う際に悩みがちなのが「発行日」です。請求書の発行日を、前回の発行日とするのか、再発行日とするのか迷う方も多いでしょう。

基本的には、前回発行した請求書の発行日をそのまま使用します。再発行した請求書であることを明記していたとしても、発行日を変更しなくても良いというのが通例です。

再発行日を記載するのであれば、欄外などに前回の発行日を明記することをおすすめします。

支払期日を過ぎてから再発行した場合の日付

一般的に、支払期日を過ぎて請求書を再発行する場合も、支払期日は変更しません。ただし、契約書に「延滞利息」に関わる内容が明記されている場合は、延滞利息に関わる文言を明記したうえで支払期日を変更する必要があります。支払期日の延長期限は、2週間~1ヶ月程度が望ましいとされています。

請求書の再発行を依頼する場合の注意点

ビジネスで取引をしていれば、請求書の再発行を依頼する側になることも起こりえます。ここでは、再発行を依頼する際の注意点を解説します。

再発行を依頼する理由伝える

「紛失」などの請求書を受け取る側の過失により再発行を依頼する場合は、理由を正直に伝えづらいものです。しかし、請求書の再発行を依頼する際は、再発行の理由によって対応が変わることがあるため、発行者へ理由を伝えなければなりません。したがって、発行者に対して請求書の再発行を依頼する理由を正直に伝えたうえで、謝罪をするのが礼儀です。

先方の記載ミスでも再発行を丁重に依頼する

請求書を受け取った際に、支払期日や請求金額などの記載内容にミスが発覚することはあり得るでしょう。しかし、感情的な表現を用いて発行者のミスを指摘しないようにしましょう。なぜなら、相手のミスだと決めつけていても、確認した結果自社のミスであることが判明する可能性が否定できないからです。

そのため、まずは、発行者と認識のすり合わせを行いましょう。そのうえで、先方の記載ミスであることが判明した場合は、丁重に再発行を依頼するのがマナーです。

請求書の再発行を依頼する際の文例

請求書の再発行をメールで依頼する際に適切な文面で依頼することは、相手への心象を良くし、良い関係性を築くことができます。ここからは、請求書の再発行を依頼するメールに記載した方が良い内容を解説します。

自社のミスによって再発行を依頼する合場

請求書の紛失など自社に過失があり、メールで再発行を依頼する際の文例は次のとおりです。

件名:請求書の再発行のお願い

株式会社〇〇
経理部 〇〇様

株式会社〇〇の〇〇と申します。
平素より大変お世話になっております。

この度、貴社よりお送りいただいた請求書番号(No.*******)の請求書につきまして、再発行をお願いしたくご連絡させていただきました。

お送りいただいた請求書は、〇月〇日に確かに受理いたしました。
その後、私の不手際により、お送りいただいた請求書を(再発行理由)してしまいました。
(再発行理由)に関しては、私の〇〇が原因でございます。
今後は、再発防止のために改善策を徹底して参る所存です。

お忙しい中、多大なご迷惑をおかけし大変申し訳ありませんが、請求書を再発行いただきますようよろしくお願い申し上げます。

著名

 

自社のミスにより請求書の再発行を依頼する文章を書くときのポイントは、自身の非を認める旨と謝罪を明記し、可能であれば再発防止をする旨を記載することです。メールを作成する際は、誠実な印象を与えられるように努めましょう。

先方のミスによって再発行を依頼する場合

先方が記載した請求書の内容が誤っている可能性があり、メールで請求書の再発行を依頼する際の文例は次のとおりです。

件名:請求書の再発行のご依頼

株式会社〇〇
経理部 〇〇様

株式会社〇〇の〇〇と申します。
日頃は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。

この度は、請求書番号(No.*******)の請求書をご送付いただきありがとうございました。
お送りいただいた請求書は、〇月〇日に確かに受理いたしましたので、ご報告申し上げます。

早速、請求書の内容を確認させていただいたところ、以下の通り誤算がございました。

ご請求金額の記載について
誤:〇〇,〇〇〇円
正:〇〇,〇〇〇円

おそらく、〇〇が原因となり、〇,〇〇〇円の誤算が生じたのではないかと拝察いたします。
お忙しい中、お手数をおかけしますが、貴社にて一度お調べいただきますようお願い申し上げます。
なお、当社でも、詳細について引き続き調査いたします。
万が一、ご請求金額に変更がある場合は、取り急ぎ訂正した請求書をご送付ください。

上記につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。

著名

 

先方のミスにより請求書の再発行を依頼する文章を書くときのポイントは、丁寧な文面で記載ミスの内容を分かりやすく記載することです。また、先方に調査を依頼する旨を記載することも大切ですが、自社でも調査するという旨を明記することで、印象良く再発行を依頼できるでしょう。

請求書の保存期限と管理方法

請求書は、「証憑書類(しょうひょうしょるい)」に該当する書類です。証憑書類とは、取引の証拠となる文章を指します。この証憑書類の発行により、取引を口約束ではなく、正式に行ったことの証明が可能です。

証憑書類は、法律により保存期間が定められていますが、保存期間は法人の場合と個人事業主の場合で異なります。ここからは、法人と個人事業主に分けて、請求書の保存期間について解説します。

法人の場合

法人の場合は、請求書を7年間保存する義務があります。なお、請求書の発行日から計算して7年間という意味ではありません。請求書の保存期間の起算点は、確定申告の期限日の翌日です。

法人は、確定申告の提出期限が事業年度終了日の翌日から2ヶ月以内と定められています。つまり、3月決算の法人の場合は、2ヶ月後の5月末を起算として7年間を請求書の保存期間とします。

ただし、欠損金が生じた事業年度においては例外があります。平成23年12月税制改正により青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされています。それに伴い、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、領収書の保存期間が9年間と定められました。

さらに、平成27年度および平成28年度の税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金が生じた事業年度においては、請求書の保存期間が10年間に延長されています。

個人事業主の場合

個人事業主の場合、請求書の保存期間は5年間です。この保存期間の起算点は、法人と同様で確定申告の翌日から計算して5年間とします。

例えば、令和元年の確定申告は令和2年4月16日が申告期限であるため、請求書の保存期間の起算点は令和2年4月17日です。つまり、令和1年1月1日から令和1年12月31日までに発行した請求書の保存期間は、令和7年4月16日までの5年間ということです。

ただし、この保存期間には例外があります。前々年度の課税売上高が1,000万円を超える個人事業主は、「消費税課税事業者」の対象になります。この場合は、個人事業主であっても、請求書の保存期間は法人と同様で7年間です。

請求書の管理方法

事業規模によって5年間から10年間の保存が必要な請求書の保存方法は、主に2つ挙げられます。

1つ目は、紙で保存する方法です。請求書は、原則として紙で保存しなければなりません。したがって、パソコンを使用した取引であっても、請求書を印刷して保管します。

2つ目は、電子データによる保存方法です。請求書は紙で保存するのが基本ですが、要件を満たせば電子データでの保存も認められています。要件は以下のとおりです。

・税務署長の許可
請求書を電子データで保存する際は、3ヶ月前に税務署長へ申請して許可を得ます。

・請求書の真実性の確保
改ざん防止策としてデータ化した請求書に対し、電子署名やタイムスタンプを付けるといった対策を施す必要があります。

・請求書の可視性の確保
データ化されていても文字が鮮明で読みやすい状態であること、検索しやすい状態であることなどの条件を満たし、税務調査に対応できるようにしておきます。

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請求書は、抜け漏れの内容に必要事項を明記しておくことが大切です。また、再発行に関しても二重請求を避け、ケース別に適切な対応を行う必要があります。

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まとめ

この記事では、請求書の再発行について網羅的にご紹介しました。請求書の再発行は、ただ同じものを再発行すれば良いというわけではなく、二重請求とならないよう注意して発行する必要があります。しかし、煩雑な請求業務を行うなかで、突発的な再発行の依頼に対応するのは非常に手間がかかるものです。

そこで、請求業務が非効率的だと考える方は「請求管理ロボ」を導入して、請求業務の自動化をご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
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