請求書に但し書きは必要なの?記載項目や効率的な管理方法なども解説 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

請求書に但し書きは必要なの?記載項目や効率的な管理方法なども解説

請求書

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請求書への記載項目として、会社名や会社所在地、品目、価格などの一般的な項目の他に、但し書きと書かれているのを目にしたことがある方もおられるでしょう。品目や価格などの主要な事項が書かれていれば但し書きは不要に思えますが、必要となるシーンが存在します。

この記事では請求書にも但し書きは必要か、記載項目、ミスや訂正があった場合の対処法、記入時の注意点などについて網羅的に解説します。

※目次※
1.但し書きとは
2.請求書にも但し書きは必要なのか
3.請求書の記載項目
4.請求書にミスや訂正があった場合の対処法とは
5.請求書を書く際の注意点
6.請求書を送付する際のルール
7.請求書の効率的な作成方法
8.請求管理ロボを導入して請求書の管理を効率化しよう!
9.まとめ

但し書きとは


ここでは但し書きの概念を理解するために、但し書きの意味と活用される場面について解説します。

但し書きの意味

但し書きはその名のとおり、「但し」という言葉で文章の先頭に書かれていることが多く、前文の説明や条件、あるいは例外などを注記するために書き加えられるものです。この場合、1つの項の中で2つの文章を含むことになり、前半の文章を本文と呼び、後半の文章を但し書きと呼びます。

契約書などでは、それまでの文章の内容を覆す意味で但し書きを入れることもあります。例えば、「商品の引き渡しは乙が甲によって指定された倉庫に商品を搬入することによって行うものとする。但し、甲が事前に他の方法を指定した場合はこの限りではない」などのような使われ方をします。このように、本文では原則を示し、但し書きで例外を示します。本文と但し書きを両方通して読まなければその文書の正確な意味が分からないので、本文と同等の重要性があるものです。

活用される場面

法的書類以外に日常生活で但し書きをよく目にする場面としては、領収書があります。領収書で書かれる但し書きは、提供した商品やサービスが不透明なものに対して説明する目的で書かれるケースが大半で、一般的には「但し、〇〇代として」と書かれることが多いようです。

但し書きの欄が空欄だと、経理担当者はどの品目で計上したらいいのか判断できず、そもそも経費で処理していいか分からないという事態にならないとも限りません。したがって、会社の備品などを立て替えて購入した際などは、後で精算する時に領収書が正式なものであることを示すために記入してあった方がよいとされています。

請求書にも但し書きは必要なのか

請求書は、商品やサービスと代金をやりとりするのに使われる書類です。請求書はそもそも何に対しての請求なのかを明確にする必要があるものなので、但し書きを記載する必要はありません。

なぜなら、請求書には商品名やサービス名、個数、価格などの項目が記載されており、それを見ればどのような商品やサービスに対しての請求なのかが分かるためです。そのため、請求書では領収書のように改めて商品やサービスの内容を記す必要はなく、但し書きが必要ないといえるのです。

請求書の記載項目

取引先に入金を確実にしてもらうには請求書に必ず書くべき項目があります。記載項目は以下のとおりです。

(1)宛名:請求先の会社名、部署名、担当者名を記入。会社や部署名宛ての場合は「御中」、担当者個人名まで書く場合は「様」を記入。
(2)発行元情報:自社の社名、会社所在地、担当者名、電話番号を記入。押印する場合は角印が一般的だが、認め印やシヤチハタでも可。
(3)請求番号:保管や管理のための番号を記載。任意の番号で構わないが、請求書や納品書と照合がしやすい番号を振る。
(4)発行日:請求書を発行した日付を記入。相手側の経理処理日を考慮して締め日に合わせる。
(5)請求内容・金額:商品名もしくはサービス名、単価、数量、消費税額、合計金額を記入。
(6)振込先:金融機関名、支店名、口座種別、口座番号(必要に応じて支店番号も)、口座人名義を記入。
(7)支払期限:基本的には当月末か翌月末。年末年始などの場合は仕事納めの日にするなどの対応が必要。

請求書にミスや訂正があった場合の対処法とは


請求書は取引書類の中でも重要なものなので、ミスは極力避けねばなりませんが、もしミスや訂正があった場合の対処法を以下に解説します。

請求書の出し忘れがあった場合

売上が計上されていても入金されていない場合は、請求書を出し忘れたことが考えられます。請求書に記載した金額は大抵の取引の場合は売掛金になり、法的には令和2年4月1日以降に発生した売掛金には5年の時効があります。そのため、請求書を出し忘れていても5年以内であれば請求が可能です。
また、所定の手続きを経れば時効をさらに半年延長できます。しかし、時効を半年延長するためには請求ではなく催告という行為を行う必要があり、それには裁判所に支払督促申し立てを行い、権利を主張するという手続きが必要です。請求書を送っただけではあくまでも支払いをお願いするということにしかならず、請求書を送っても時効を延長することはできません。

これは法律上の話であり、請求書を出し忘れていた取引先に突然請求書を送っても先方も困惑することでしょう。請求書を出し忘れていた場合には、出し忘れていた旨を伝えて入金を丁重にお願いするのがマナーです。

請求書の金額に誤りがあった場合

一般的なビジネス文書や役所に提出する書類などにミスがあった場合は、該当する箇所に二重線を引いて上から訂正印を押し、空いているスペースに正しい内容を書きます。しかし、請求書は納品書や領収書、それに契約書などと並ぶ取引の事実を証明する証憑書類のため、二重線などでの訂正は原則不可とされ、書き直して再発行します。修正テープや修正液を使うのもNGです。

請求書を送付してしまった後に金額の誤りに気が付いた場合は、取引先に請求書の金額が間違っていたことを速やかに伝え、発行し直した請求書を送ります。その際、お詫びの文章を同封しておけば相手先の心証を害することを防げるでしょう。また、送付し直した請求書が最新のものであると判別できるように、再発行などのスタンプを押しておけばより親切です。

請求書を取引先が紛失した場合

請求書を送付したにもかかわらず取引先から入金がない時は、取引先が請求書を紛失したことが考えられます。この場合は取引先に請求書が着いたかを確認し、未着もしくは紛失があったことが確認されれば請求書を再発行します。
再発行と分かるようにスタンプや請求書番号を割り当て、案内状を添付して再送しましょう。

請求書を書く際の注意点


請求書を書く際には、日付の決め方と金額の書き方について注意する必要があります。以下にそれぞれについて解説します。

日付の決め方

請求書には債権として確定した日を示すために日付の記載が必要です。請求書に記載する日付の種類としては、請求書の発行日と支払期日の2つがあります。請求書の発行日は文字通り請求書を発行した日付ですが、発行日は請求書を作成・印刷した日ではなく、相手側の経理処理日(請求締日)に合わせた日付を記すのが一般的です。経理処理日は会社によって異なるので、相手側の処理月に影響しないよう必ず事前に確認しておきましょう。

支払期日は、契約を締結する前に見積書上で支払い条件を記して、取引先とすり合わせをして決めます。特に取り決めがない場合は、支払う側の規定に沿った日になりますが、これも事前にしておきましょう。例えば月末締めの翌月25日払いの場合では、当月までに請求書を送付した取引の代金は翌月の25日に支払われます。

金額の書き方

請求書の金額表記については、特にこれと決められた形式やフォーマットはありません。例えば単位に「円」を使うか「¥」を使うか迷う方もいると思われますが、どちらを選ぶか決まったルールはありません。
ただし、書き方が少々異なります。「円」の場合は「金34,567円也」のように金額の後に「也」を書き添え、「¥」の場合は「¥34,567-」のように金額の後に伸ばし棒「-」を書き添えるのが通例です。また、この例でも書いたように、3桁ごとに「、」(カンマ)を入れます。

現在は請求書を手書きで作成する機会が減っていますが、手書きの場合、不正防止の観点から金額の前後には空白を入れないようにします。請求金額の単価については、税抜き(外税)が税込み(内税)かを記載しますが、単価は税抜きで記載して、小計の後に税額を記載するのが一般的です。
他の注意点としては、前月の請求金額、前月の入金額、今月の繰越金額、当月の請求金額を記載したうえで合計の請求金額を記載すると、入金の流れが分かりやすくなります。

請求書を送付する際のルール


近年は請求書を電子データで送付することも多くなってきましたが、まだまだ紙の請求書を郵送することは多いでしょう。ここでは、請求書を送付する際のルールについて解説します。

封筒のサイズ

請求書を封入する封筒のサイズは、長形3号か角形2号のいずれかの規格が用いられるのが一般的です。長形3号は横120㎜×縦235㎜のサイズで、A4サイズの書類を三つ折りにして入る大きさです。
角形2号は長形3号よりもやや大きく、横240㎜×332㎜のサイズで、A4サイズの書類を折らずにそのまま入れられる大きさです。封筒を縦と横のどちら向きで使うかは会社名やロゴを入れる向きで変わりますが、どちら向きでも問題ありません。

封筒に入れる請求書を折り畳む際には、丁寧に三つ折りにするのがマナーです。長形3号の封筒にA4サイズの請求書を入れる時は、均等に三つ折りにします。その際、請求書の下を最初に折り、次に上を折るようにし、封筒を開けて書類を開いた時に請求書という文字が最初に読めるようにします。

封筒に記載する項目

請求を封入する封筒に記載する項目は以下のとおりです。

(1)宛先の郵便番号と住所:封筒の表の端から1㎝~1.5㎝程度空けて書く。できれば1行で書く。住所の数字は漢数字を用いる。
(2)宛先の会社名・部署面・担当者名:封筒の表の中央よりやや右に寄せて住所より1字下げて書く。会社名や部署名には「御中」、個人名には「様」を用いる。
(3)脇付け:封筒が横書きの場合は封筒の表の右下に、縦書きの場合は左下に請求書在中とスタンプを押すか印刷、あるいは手書きする。
(4)送付日:封筒の裏の左上に漢数字で送付日を書く。
(5)差出人住所・氏名:封筒に継ぎ目がない場合は封筒の裏の左側に寄せて書く。封筒に継ぎ目がある場合は継ぎ目の右側に住所、左側に氏名を書く。
(6)〆(封じ目):封筒を閉じた後、上から〆と書く。

請求書の効率的な作成方法

請求書を効率的に作成するなら、インターネット上で公開されているテンプレートをダウンロードするか、会計ソフトを利用するのがおすすめです。

テンプレートの大半はエクセルかワードで作られており、入力する項目欄があらかじめ設定されているため簡単に請求書が作成できます。
会計ソフトは、仕訳を自動化して各種台帳や試算表の作成をサポートするシステムで、請求書や見積書、納品書も自動で作成できるものもあります。入力欄に従って必要項目を入力していけば簡単に作成できるので、取引先が多い場合におすすめです。

請求管理ロボを導入して請求書の管理を効率化しよう!

請求管理ロボ
請求書を取引先に送付するためには、請求書の作成から始まって印刷、封筒入れ、宛名の記載、郵送手配といった面倒な作業を経なければなりません。毎日のように発生する煩わしい請求業務に悩んでおられる企業は、ぜひ請求管理ロボにお任せください。
請求管理ロボは、請求業務にまつわるあらゆる作業を自動化するクラウドサービスです。請求書の発行のみならず集金、消し込み、督促に至るまでの作業を1つのシステムで完結し、請求業務の煩雑さから経理担当者を解放します。

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その他にも、顧客情報や入金情報をダッシュボードで統合管理してお金の流れを可視化するなど便利な機能を多数搭載し、経理担当の日々の業務をサポートする頼もしい味方となります。

まとめ

請求書は、納入した商品やサービスの代金を取引先に伝える重要な書類です。この記事で解説したように、請求書の書式に決まりはないものの、ビジネスルールを守ってミスや漏れのない請求書を作成することが肝要です。
取引先によってはフォーマットが決められている場合もありますが、その場合も消費税の記載の仕方や支払期日の設定方法を事前に取引先と確認したうえで進めたいものです。

正確な請求書の作成のみならず、同時に請求業務を効率化させたいとお考えなら、ぜひ請求管理ロボの導入をご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
サブスクリプションサービスに特化した決済代行サービスを提供しています。
「お金をつなぐクラウドで世の中を笑顔に」というビジョンを下にお客様に満足を提供致します。
 
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