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どうするのが効率的?入金確認の方法

入金消込

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月末になると発生する、取引先からの振込確認(入金確認)と入金消込の作業。その数は数十件から数百件と、会社の規模によって異なりますが、一件ごとに、入金額のチェックをかけていくのは大変な作業です。システムを活用するほかに、効率的かつ間違いのないチェック方法はあるのでしょうか?

手作業での消し込みは大変……

手作業で対応している場合は、請求書の一覧を作成して、通帳記帳をして、1件ごとにすべて手作業で消し込みをし、入金が正しく行われているかを確認します。現在でも、件数が少なければ振込確認はこの方法で充分です。しかし、入金するお客様が毎回異なっていたり、金額が細かい上に膨大な数になったりするようであれば手作業は効率がよくありません。この振込確認を含めた経理業務を、スピーディに間違いなく行うためには、どのような方法があるのでしょうか?

専用ソフトやクラウドサービスの利用する

ひとつは、クラウドサービスを利用して振込確認を行なう方法です。

ROBOT PAYMENTが提供する請求管理ロボ(銀行振込決済)。バーチャル口座(仮想口座)が利用でき、お客様に対してそれぞれ仮想口座を1つ割り当て入金先口座として案内します。そうすると、ROBOT PAYMENT側が口座への入金を定期的に確認し、振込の確認がされると自動的に振込元(請求書)を特定し消し込みまで行なってくれます。未回収があった場合には、アラート通知が届くので、未回収先の早期発見ができ、入金の呼びかけも簡単です。申込みの際に、新たな口座開設を行なう必要もありません。

ほかにも、銀行振込を自身でチェックする販売管理ソフトや、ネットバンク口座からシステム的に入金情報を取得して自動的にアップデートしてくれるクラウドサービスなど、振込確認の方法はいくつかあります。導入費用と人件費、業務配分のバランスを考えて、こういったサービスを利用することも検討してみてはいかがでしょうか。

入金照合を外部に委託する

振込確認を含めた、経理業務の一部を外部に委託する方法もあります。これらのサービスは、一般的に集金代行サービスと呼ばれており、銀行振込、コンビニ決済、クレジットカード決済、口座引落しなど、さまざまな集金パターンに対応しています。

通信販売などの、お客様が固定でなく、クレジット、コンビニ、銀行、代引など多くの支払い方法を提供する必要があるビジネスでは、このようなサービスを利用すると業務効率があがるかもしれません。

また、月謝や家賃など、特定の日に相手の口座から自動引落としをするサービスに対応しているものもあります。この場合、引落とし日が選択でき、引き落とし結果は設定日の数日後くらいにアップデートされます。さらに数日後に、自社の口座に合計金額が振り込まれるという流れです。結果が確認できた時に、引落とし不能のお知らせがくるもの、再度振替日を設定できるものなどもあります。

こういったサービスを利用すると、引落としのご案内をハガキでお知らせする必要も、請求書発行や領収書発行の必要もなくなります。振込確認だけでなく、年間合計表もシステム的に作成できるので、顧客管理にも活用できます。

まとめ

振込確認はお金に関する管理の中では重要項目ですが、アナログ方式で通帳と手作業で照合していくと結構な手間がかかります。クラウドサービスや集金代行など外部への分業を検討することで、優秀な社内の人員をコア業務に集中させることができます。

ROBOT PAYMENTは、サブスクリプションビジネスにおける毎月の継続請求を効率化する請求管理クラウド「請求管理ロボ」を提供しています。請求書の発行だけでなく「入金消込の自動化」「請求書電子化」「未入金改善」など、請求書業務・売掛金管理における課題を包括的に解決することが可能です。是非、一度ご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
サブスクリプションサービスに特化した決済代行サービスを提供しています。
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