売掛金(未入金)の回収方法とは?必要な手順を解説

請求業務

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取引先との間で起きてしまうと面倒なのが、売掛金の未入金。そこで当記事では、売掛金とはそもそも何なのか、また、売掛金回収でまず気を付けるべきことについて確認しましょう。そのうえで、売掛金の回収が遅れ始めたときの対応や、回収の流れについて整理します。さらに、法的手段(訴訟以外)による売掛金回収や訴訟による売掛金回収、未回収のリスク、売掛金の時効についてもチェックしてみました。

売掛金とは?

事業を営む上で大きなリスクとなり得るのが、「売掛金」です。売掛金とは、商品やサービスを提供し一定期間後に代金を回収する場合、その代金を受け取る権利のことを言います。わかりやすく言うと、「ツケ」のようなものです。飲食店で「今日の分はツケでお願いね」などと言うと、飲食したその日は代金を支払わず、後日まとめて支払うことができる場合があります。しかし、そのツケを後日きちんと回収できればいいのですが、万が一回収できなかった場合は、その売掛金は企業にとって損失となってしまいます。

また、売掛金は、会社の財政状態を表す「貸借対照表」に掲載される勘定科目のひとつ。売掛金は「お金を受領する権利」であり、つまり資産です。ただ、資産ではあるものの、実際に現金があるわけではないので、売掛金が増えても現金が入ってくるまでの間にタイムラグがあり、そのため資金繰りの悪化を招くことがある、という面も持ち合わせています。

ちなみに売掛金と対になるのが「買掛金」です。買掛金は、取引先から商品やサービスを購入した場合、商品やサービスを先に受け取っていても、支払いが後日生じるケースのこと。つまり、買掛金は「お金を支払う義務」のことであり、「貸借対照表」では売掛金とは逆に「負債」の科目として記載されます。

売掛金回収でまず気を付けるべきこと

商品やサービスを提供しているのに、それに相当した代金を回収できなかったら、企業にとってマイナスとなります。しかし売掛金が未回収となる事例は、企業同士の取引で起こり得るトラブルのひとつ。決して他人事とは言えません。

これを防ぐためには、売掛金を回収するときに取引先に代金回収の期日をきちんと守ってもらい、遅滞させないことが大切になります。まず新規の取引先となる場合は、相手先の業務や経営状況について、わかる範囲で把握して確認することが必要です。さらに売掛金を回収する期日や金額を明確にして、相手に伝えます。
また売掛金が未回収とならないよう、また未回収となった場合でもすぐにそれに気づいて対応するためには、担当者が相手の経営状況などに敏感になっておくことも重要。万が一「取引先の経営が危ない」などの噂を耳にした場合は、安易に取引に応じることは危険かもしれません。

さらに、これまでは期日通り代金の支払いが行われていたのに、期日後の支払いが続くようになった場合などは、取引先の経営が悪化しているサインかもしれません。
もしも売掛金の回収に遅延が起きてしまった場合は、すぐに担当者に連絡できるよう、問い合わせ先の電話やEメールアドレスなどを明確にしておくこともリスク回避につながると覚えておきましょう。

売掛金の回収が遅れ始めたとき

すべての売掛金を期日までにきちんと回収できるのが理想的ですが、そうならない場合も起こり得るでしょう。もし回収が遅れたと気づいたら、どう対応すればいいでしょうか? 売掛金の回収によるリスクを最小限にするためには、回収が遅れ始めたとわかったときに、迅速に次のような対応をすることをおすすめします。

出荷を止める

すでに商品やサービスの提供が終了したものに対して、売掛金の回収が遅れ始めたら、それ以上の商品やサービスの提供は一時停止を検討しましょう。売掛金の回収が遅れているのに、どんどん商品を出荷してしまえば、さらに未回収の売掛金が増大することになりかねません。継続的な取引を行っていたとしても、納品を続けていればリスクは拡大する一方です。未回収分の支払いがなされるか、支払いの目途が立つまでは、商品の出荷をストップする、と取引先に主張しましょう。

相殺可能な債権を探す

売掛金の回収が遅れた得意先と自社との取引で、互いに売掛金と買掛金がある場合は、自社から得意先に支払い義務のある買掛金がないか確認しましょう。その得意先に対して未払いの債務がある場合、未回収の売掛金と相殺できれば、簡単な対処方法のひとつになります。未回収の売掛金より未払いの債務の金額が小さかったとしても、回収できない売掛金の金額を小さくすることができます。

しかし、先方が法的整理に入った場合は、法律で相殺できる期間が定められているケースもあるので注意しましょう。つまり、得意先が倒産手続きを開始してしまった場合は、対応が遅くなると、この方法で相殺できなくなる可能性があります。売掛金の未入金が発生し、その影響をできる限り小さくするためには、スピードある対応が鍵となります。
また債務で相殺する場合は、相殺の旨を記した通知を得意先に送ることが必要になります。ちなみに相殺は、債権者の一方的な意思表示でできます。

未入金の売掛金の契約書を確認する

得意先の売掛金回収が遅れたら、その未入金の売掛金に関する契約書等を確認しましょう。基本契約書や契約書、発注請書など、買主側が捺印した書面があれば、それは買主が代金額について了解したことを証明する大切な書類となります。法的な対応を行うことになった場合、これが必要となります。もし見積書と請求書しかない場合は、買主と代金について合意していたことを示す書類などの証拠を準備しておくこともおすすめします。

また基本契約書や契約書がある場合は、「期限の利益喪失条項」がないか確認しましょう。これは、債務者が支払を滞った場合などにおいて、支払期限が来ていなくても債務の全額を直ちに支払う義務が生じるという内容。例えば、5月末、6月末、7月末の3回分割払いで代金の支払をする契約において、5月末に支払いが遅れた場合。「期限の利益喪失条項」があるときは、5月末の支払いが遅れた時点で5月~7月までの支払い金額を請求できることになります。しかし「期限の利益喪失条項」がない場合、5月に支払いがない時点では、請求できるのは5月分の売掛金のみということになります。

さらに、契約書の「所有権移転時期」についても記載内容を確認しましょう。これは、所有権が、いつの時点で売主から買主に移るか明記しているもの。商品を引き渡した時点なら「引渡し時」、買主が売主に代金を支払った時点なら「支払い時」のように、あらかじめ設定されているものです。この項目を確認し、代金の未払いが発生したときに売主が所有権を保持しているのなら、買主が破産しても商品を引き揚げることが可能となります。

売掛金回収の流れ

もし取引先が倒産してしまった場合、売掛金が回収できず、その金額が大きいほど問題も大きく発展してしまいます。そこでここでは、売掛金を回収するときの基本の流れを確認しておきましょう。

回収の流れ1:取引先と連絡を取る

期日までに代金の支払いがなかった場合、すぐに対応が必要になります。まず取引先に営業担当者が連絡を取り、代金の支払いがなかった旨を伝えましょう。請求書の未処理や振込対応のミスなど、単なる処理ミスであれば問題はありませんので、取引先に対応してもらいましょう。
もし納品した商品に欠損や間違いがあったなどの言い分を相手が主張して、代金の支払いをしぶるような状況が起きているのなら、交渉することになります。 万が一取引先が倒産していたら、取引先と連絡がつかないことも考えられるでしょう。

回収の流れ2:取引先に催促する

経理処理上のミスで支払いがなかった場合を除き、納品した商品に問題がないにもかかわらず、支払いが行われていないのなら、取引先に代金の支払いを催促します。

回収の流れ3:決算書を要求する

売掛金の回収が遅れている場合、得意先の決算書を提出してもらうよう要求することも、とても重要です。これによって、得意先の経営状況や資産を把握することができます。また得意先が保有している資産を把握できれば、差押えによって売掛金が回収可能かどうかわかります。

回収の流れ4:債務確認書の作成を依頼する

買主に「債務確認書」へサインしてもらうように依頼します。これは、未払いの債務の金額を明記し、債務があることを認める書面のこと。この債務確認書は、仮差押えや訴訟などの法的な回収手続きで証拠となり、自社を守るために大切な書面となります。
債務確認書を作成する際は、「当社は貴社に対し、○年○月○日現在、○年○月○日に購入した○○の購入代金として、△△円の支払義務があることを認めます。」などと明記するのが一般的。最後に、買主の社名と住所を記載し、押印してもらいます。

回収の流れ5:買主へ催告する

支払の督促をしても反応がないような場合には、買主側へ書面による催告を行います。これはより強い支払請求のことです。そして、これを郵便局の「配達証明付き内容証明郵便」で送ります。配達証明付き内容証明郵便は、郵便物の内容と発送日、配達したことを郵便局が証明してくれるサービスのこと。法律上の手続きが正しく行われたことを証明できます。

催告書は弁護士に依頼して、弁護士の名前で送ることも考えてみましょう。支払わなかったときにすぐに弁護士から催告書が届くことは、相手に心理面な圧力をかけることになり、相手の「支払おう」という気持ちを引き出すことにつながりやすくなります。配達証明付き内容証明郵便自体には、取り立てを行ったり、相手に支払いを強制したりする効果はありません。しかし内容証明が届き、しかも弁護士の名前が記載されていれば、相手にとってはプレッシャーとなるはずです。未払い発覚の最初の対応として、効果が高いと言えるでしょう。
なお、催告書には未払いの代金の内訳と金額、それを請求する旨、支払い期日を明記しましょう。さらに期日までに支払いが無い場合や返答がない場合は、訴訟等の手続きを行う内容も追記しておきましょう。

回収の流れ6:交渉する

配達証明付き内容証明郵便を送った後、可能なら買主と売掛金の支払いについて交渉の場を持ちましょう。ここで、金額と支払い期限、一括または分割などの支払い方法について確認します。双方が合意したなら、合意書を作成しておきます。買主と売主だけの当時者同士での話し合いでも構いませんが、交渉が難航する場合は弁護士に代理人となって交渉してもらうこともおすすめです。弁護士なら依頼者側に有利な条件で交渉を進めることができますし、お互いの合意書をすぐに作成できます。

回収の流れ7:商品を引き揚げる

買主の手元に商品が残っている場合は、その商品の引き揚げも検討しましょう。ただし商品の引き揚げは、買主側の承諾を得てから。勝手に引き揚げることは犯罪となりますので、忘れずに買主の承諾を得てから行いましょう。このとき、承諾を得たことを書面として残しておくと、後々のトラブルを回避できます。

回収の流れ8:振込先口座の変更

買主が自社の商品を別の会社に販売し、別の会社からまだ支払を受けていない場合は、買主が合意すれば、その別の会社で売れた代金の振込先口座を自社の口座に変えてもらうことで、売掛金の回収に充てることが可能です。
しかし、この方法は簡単ですが、買主が破産した場合には利用できません。

法的手段(訴訟以外)による売掛金回収

最終手段として訴訟がありますが、法的手段は訴訟だけではありません。訴訟以外にもさまざまな手段があります。

公正証書を作成する

公正証書で合意書を作成するのも有効です。公正証書とは、公証人が作成する書類のことで、公文書となり、「強制執行を認諾する」という文言を記載することで、不払いを起こしたときには裁判を起こさず、相手の財産を差押えることが可能となります。この公正証書を作成することで、買主側に圧力をかけられるため、支払いに応じざるを得なくなるでしょう。
公正証書の作成は、全国にある公証役場で対応してもらうことが可能です。事前に申し込みを行い、決められた日時に買主側と共に出向く必要があります。

即決和解(訴え提起前の和解)をする

もし買主と支払い方法で和解できたなら、簡易裁判所の「即決和解(訴え提起前の和解)」という方法も良いでしょう。これは、当事者同士の和解内容を裁判所が和解調書にするもので、公正証書と同じく強制執行力があります。もし和解後に相手が支払を行わなかったときに、財産を差押えることが可能で、これも相手に「支払わないといけない」というプレッシャーをかけることにつながります。

民事調停

当事者同士だけの話し合いで合意に至れば良いですが、そうならない場合は民事調停を利用しましょう。民事調停とは、調停委員が第三者となり、簡易裁判所で行われる話し合いのこと。裁判のようにどちらかの勝ち負けを決めるのではなく、話し合いをもってお互いが合意できるよう解決へ導いてくれる手続きです。当事者同士だとなかなかまとまりにくい話でも、調停委員が入ることで、打開策などを導いたり、解決しやすくなる傾向にあります。
こうして調停が成立すれば、調停調書が作成されます。調停調書にも公正証書と同じく強制執行力があり、相手が支払いに応じなかったときに財産の差押えを可能とします。

支払督促

訴訟よりも簡易的な方法として支払督促を行う方法があります。支払督促とは、裁判所から文書で支払いを督促する制度のこと。裁判所からまずは「支払督促」、続いて「仮執行の宣言が付された支払督促」を出してもらうよう申立てをします。これが確定すれば、判決が出たのと同じ効力があります。
訴訟は長期にわたり、また弁護士に依頼すれば弁護士費用もかかりますが、支払督促なら早ければ1か月半程度で終了し、買主から異議がなければ裁判所へ出頭する必要がありません。訴訟に比べると、売主側の負担も小さくできます。内容に争いが生じておらず、買主が遠方で離れていないなら、訴訟よりも支払督促の方がスムーズに進められることもあります。

訴訟による売掛金回収

催告状を郵送したり、話し合いを行ったり、さまざまな対応を行っても回収が難しいと判断した場合は、訴訟で対応することになります。その場合、「買主の財産の仮差押え→訴訟→強制執行」という流れが基本になります。

買主の財産の仮差押え

法的手段として、訴訟の前に行うのが財産の仮差押えです。「仮差押え」とは、代金の未払いに対する訴訟で判決をもらい、強制執行によって債権を回収するまでの間、買主が財産を隠したり他に売ったりすることに対して制限をかける手続きのことを言います。
強制執行での回収は、訴訟を起こして判決が出た後に行うことになるのですが、訴訟を起こす前に、買主が財産を処分しては困ります。これを防ぐ手続きが仮差押えなのです。
仮差押えができる財産としては、買主が商品を転売したときの代金の債権や、買主の銀行預金、買主の不動産、買主が法人契約している生命保険や自動車、ゴルフ会員権などがあります。買主が不動産を所有していて、それを仮差押えすれば不動産の名義を変更したり担保に入れることにつき制限がかかることになります。
悪質な取引先の場合は、意図的に財産を隠して強制執行から免れようとすることも考えられます。そのような場合は、「債権者破産の申立て」を行い、裁判所で認められれば裁判所が破産管財人を選定し、隠している財産がないか調査してもらえます。こうして、もし隠し財産が見つかった場合は債権者に配当されます。

訴訟をする

次のステップとして、買主に対して売掛金回収のための訴訟を起こします。
「通常訴訟」のほか、売掛金が60万円以下なら「少額訴訟」を起こすことができます。少額訴訟は弁護士に依頼せず自社で行うことも可能です。一方、通常訴訟では訴状や証拠書類の準備が必要となり、専門的な知識も必要となりますので、弁護士に依頼するのが一般的です。期間は短い場合でも数か月程度かかり、しかも弁護士が裁判所に出頭するため、弁護士費用が高額になりやすいことが難点です。
ところで、売掛金が140万円以下の場合は簡易裁判所で、140万円を超える場合は地方裁判所で行われます。
なお、訴訟は、買主側ではなく売主の住所の裁判所で審理してもらうことが可能で、買主の社長が連帯保証人になっている場合は、1つの訴訟で買主と連帯保証人に対して同時に請求することができます。

強制執行を行う

訴訟を起こして判決が出れば、買主が支払いに応じる可能性があります。しかし判決後でも買主が支払いを行わないなら、強制執行を行います。例えば買主の銀行口座を差押えた場合、買主の銀行口座から自社に支払いを行わせて売掛金を回収します。買主が商品を転売している場合は、転売先の代金債権を差押えて、転売先から自社へ直接支払いを受けます。不動産を差押えた場合は、その不動産が競売にかけられその代金から売掛金を回収します。
この強制執行には、各種書類の準備が必要となります。ぜひ弁護士のアドバイスを仰ぎながら対応しましょう。

売掛金未回収のリスクも

多くの企業が、さまざまな取引先と掛け取引を行っています。しかし掛け取引で生じる売掛金を回収できないトラブルは、自社においても起こる可能性があります。売掛金の金額が少額であれば、未回収となったとしても影響は少ないかもしれませんが、回収できない取引先の数が増えたり、金額がかさんだりした場合は、決して目をつぶれるようなものではありません。

特に、潤沢な資金がある大企業とは異なり、中小企業やベンチャー企業にとっては、売掛金をきちんと回収できないと、資金繰りの悪化につながります。最悪のケースでは、取引先の倒産に伴って、自社まで倒産するリスクをも抱えていることを理解しておきましょう。
企業の経理担当者はもちろん、各営業担当者も売掛金回収に伴うリスクについて普段から危機感を持っていることも大切であり、異変が起きたときのスピードある対応が求められます。
また売掛金の回収には、交渉能力や法的手段に発展した場合の知識も必要となります。さらにノウハウや経験があると売掛金を回収しやすくなります。また、売掛金に保証や保険をかけることも、ひとつの対応方法として検討しても良いでしょう。

売掛金には時効がある

代金の未払いが生じたら、すぐに対応することが大切と再三ご紹介していますが、売掛金には時効があることも覚えておきましょう。時効の期間は次の通りです。
〇2020年4月以降に発生した売掛金・・・5年
〇2020年3月以前に発生した売掛金・・・
 ・宿泊料、運送費、飲食代金・・・1年
 ・商品等の代金、授業料や教材費・・・2年
 ・診療費、工事の請負代金、自動車修理費・・・3年

これらの時効は民法で定められているもので、時効が完成するとその債権は消滅してしまいます。売主側としては、時効が完成してしまっては困るし、なんとか買主に支払ってもらいたいはずです。そこで、時効をストップ(完成猶予)またはリセット(更新)する方法を御紹介します。。以下のような方法を行えば、時効の進行が一定期間ストップ、またはリセットの場合は再びゼロから時効期間が始まります。時効が迫っている場合は、いずれかの対応を行いましょう。

時効の完成猶予、更新1:訴訟・支払督促などを行う

売主が、訴訟を起こす、支払督促を行うといった裁判上の請求等を行うことで、時効はストップし、権利内容が確定したときは、時効がリセットされます。。ただ準備期間を考えると、すぐに訴訟や支払督促を行うことが難しい場合もあるでしょう。そのときは、配達証明付き内容証明郵便で催告書を送付するのがベター。こうすることで、6か月間ですが時効の進行をストップすることができます。この場合、6か月以内に訴訟や支払督促などを行わなければ、時効は完成となることを忘れずに覚えておきましょう。

時効の完成猶予、更新2:強制執行など

買主の財産を強制的に回収するための強制執行などが行われた場合、手続き終了まで時効はストップします。なお、強制執行などを行っても、売掛金の全額が回収できなかった場合、時効はリセットされます。

時効の更新3:買主側の債務の承認

買主が債務の存在を認めると、すでに経過した時効期間がリセットされることとなります。口頭での承認ではなく、債務確認書を作成してもらい、承認したことを文書として残しておきましょう。
なお、買主側に売掛金の一部を支払ってもらった場合にも、債務の承認となり、時効をリセットできます。ただ買主側に協力者がいなければこの方法は難しくなります。買主から協力が得られず、話し合いが難しい場合は、1または2の方法が現実的な選択肢となるでしょう。

売掛金の回収は企業が生き残るための必要なスキル

企業の規模が小さく、資金が少ないほど、売掛金が回収できない場合の影響は大きくなります。しかも未回収の売掛金が多くなれば、自社の資金繰りが苦しくなり、自分たちが追い込まれることになってしまいます。だからこそ売掛金の回収のリスクと重要性を理解しておくことが大切です。

そして、売掛金の回収率を上げるためには、日頃の請求管理がなによりも重要です。手作業だけの対応では、未払いがあっても気づくのに遅れてしまったり見落としてしまったりしがちです。そこで会計ソフトなどの利用が便利です。さらに契約書や請求書、注文書などの手間を惜しまず、代金がきちんと明記された文書を作成するフローを作っておくことも、会社を守るための手段になります。
そして、もし代金の未払いが起きた場合はすぐに対応するようにしましょう。それが、企業が生き残っていくための必要不可欠なスキルと言っても過言ではないはずです。

この記事の著者紹介

吉川順子先生
税理士・中小企業診断士。農業経営アドバイザー。静岡県沼津市出身。

静岡大学在学中、中国に1年間語学留学(湖南省岳陽市)。卒業後、英会話講師、税理士事務所を経て、2014年10月、吉川順子税理士事務所を開業。その後、2016年9月、中小企業診断士登録。2017年1月、農業経営アドバイザー登録。
吉川順子税理士事務所

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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