バーチャル口座とは? 仕組みやメリットについて解説! | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

バーチャル口座とは? 仕組みやメリットについて解説!

入金消込

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ネットショップを運営されている事業者から聞かれることが多いのが、顧客から銀行振込でなされる入金の管理をもっと効率的に行いたいという声です。注文・入金の各データの突き合わせ作業に時間が取られ、煩雑になりやすい作業ではミスがしばしば起こります。入金確認をいかにして迅速かつ正確に終わらせ、本業に集中するための時間を確保していくのかということが、喫件の課題として共有されているのです。

そこで、今回は入金管理の効率化に役立つ「バーチャル口座」というシステムをご紹介します。どのような仕組みを持ち、導入によってどのようなメリットが期待できるのでしょうか。順に解説していきます。

※目次※
1.バーチャル口座について
2.バーチャル口座の仕組み
3.従来の消込業務が抱える課題
4.バーチャル口座のメリット
5.バーチャル口座の活用が適している企業
6.バーチャル口座なら「請求管理ロボ」にお任せ!
7.まとめ

バーチャル口座について


ここでは、バーチャル口座が具体的にイメージできるように詳しく解説します。

バーチャル口座とは

通常の銀行口座では、1つの預金口座に対して固有の口座番号が割り当てられています。口座番号はいずれの銀行においても7桁の数字となっていて、これに銀行ごとに割り当てられた3桁の銀行番号を合わせて口座番号と呼ぶこともあります。

こうした実際の口座とは別に、「バーチャル口座」というものがあります。これは銀行など各金融機関が事業者に提供する、振込専用の口座番号です。口座番号ごとに現実の預金口座が存在しているわけではなく、あくまでもシステム上のバーチャル(仮想)口座となります。

預金の種類

預金の種類は実にさまざまです。いつでも自由に入出金ができる普通預金、一定の期間まとまった資金を預け入れることで金利が優遇される定期預金、金利の良さを見越して外国の通貨で預ける外貨預金などが代表的なものでしょう。

また、企業間取引では手形・小切手の支払いに使われる当座預金の開設が一般的です。利息がつかない一方で、1日の引き出し限度額がない、全額が預金保護の対象となるといった利点があります。

これに対して、バーチャル口座はあくまで振込専用かつシステム上の仮想の口座に過ぎません。振り込まれたお金は、バーチャル口座が紐づけられている事業者の法人口座に送金され、その法人口座の預金の種類に基づいて運用されることになります。

同一銀行で開設可能な口座数

通常の銀行口座の場合、口座管理にかかるコスト削減、手続きミスや預金口座の不正利用による犯罪を防ぐことを理由に、同一銀行で開設可能な口座数は1つが原則とされています。一方、バーチャル口座では現実の預金口座にまつわるこのようなデメリットを考える必要がないことから、自社の取引実態に合わせて必要な口座数を開設できます。

同一銀行で開設可能な口座数については各銀行によりさまざまですが、中には制限を設けていない銀行もあります。多くの場合、バーチャル口座を開設したい銀行との契約時に500、あるいは1,000口座単位で申し込むことが可能です。銀行によっては、月間使用口座数の4倍を目安に口座を開設しておくことを勧めるところもみられます。

また、既存のバーチャル口座サービスを頻繁・多量に入金が発生する事業者向けにブラッシュアップして提供している銀行もあります。このサービスは、多数割り当てる必要がある口座番号を事業者が管理しやすい形で発行したいというニーズに応えて誕生したものです。およそ90万口座という大量の振込専用のバーチャル口座が紐づけられる「振込入金専用支店」を自社で独占できる仕組みになっています。

バーチャル口座の仕組み


バーチャル口座は、実際にはどのように運用していくものなのでしょうか。ここでは、バーチャル口座の種類と振込方法をご紹介して、バーチャル口座の仕組みを明らかにしていきます。

バーチャル口座の種類

バーチャル口座の運用方法は、2種類あります。

・注文ごとに口座番号を割り当てる方法
同一の取引先であっても、異なる日時での注文であれば別の口座番号を割り当てます。注文と口座番号とが1対1で対応しているため、入金時にどの注文に関するものかが特定できるメリットがあります。不特定多数の顧客からの注文が多いネットショップなどに向いた運用方法といえます。

・取引先ごとに口座番号を割り当てる方法
同一の取引先からであれば、何度注文を受けても振込先の口座番号は変わりません。取引先と口座番号が紐づくことにより、入金時の取引先特定が容易になるメリットがあります。BtoBでの利便性が期待できる運用方法となります。

振込方法

通常の銀行振込とバーチャル口座の手順を比較してご紹介します。

・通常の銀行振込の方法
通常の銀行振込は、商品・サービスの購入者が提供者の預金口座宛てに自らお金を移動させる形で行います。このお金は、現金はもちろん、自分の口座から直接提供者の口座へ振り込むことができます。企業間取引では複数の顧客を抱えることが一般的なため、月末などに多数の顧客から複数取引の売掛金がまとめて振り込まれることになりがちです。

なお、ATMでは振込限度額の設定が一般的です。そのため、数100万円単位など多額の振込をしたければ数回に分けて振り込むか、窓口振込の必要が出てくる場合もあります。この点、ネットバンキングであれば、店舗などに直接足を運ぶことなく振り込むことが可能です。

・バーチャル口座の銀行振込方法
1. 金融機関が事業者に対して複数の口座番号(バーチャル口座)を提供します。
2. 事業者は提供されたバーチャル口座の口座番号を、「取引先ごとや各取引ごと」に割り当て、請求書を発行します。
3. 取引先は、指定されたバーチャル口座に請求額を入金します。バーチャル口座宛てに入金されたお金は、実際には請求主である事業者が指定した口座に振り込まれます。
4. 事業者は、振込入金データを取得。入金された口座番号から取引先や取引を即座に特定できるため、消込がすぐに完了します。

このようにバーチャル口座は、振込先としてお客様ごとや注文ごとに仮想の口座を割り当てることにより、入金データからお客様を特定できるようになるサービスなのです。

従来の消込業務が抱える課題


企業間取引における入金処理は通常どのように行われているのでしょうか。そして、従来の消込業務にはどのような課題があるのでしょうか。順にみていきましょう。

経理担当者を悩ませる「消込作業」とは

現代の企業間取引は、売上と入金のタイミングがズレる掛取引で為されるのが一般的です。商品やサービスを提供しても代金はすぐに受け取らないため、入金されるまで売掛金をきちんと管理していく必要があります。

売掛金は回収できない間は企業にとって負債と同じであり、そのままにしておくことはできません。入金があった時点で、支払明細と照合しながら必ず帳簿から消していき、自社の現在の資金繰り状況を正しく把握しておく必要があります。そこで登場するのが「消込作業」です。消込とは、債権および債務の勘定科目の残高を消していくことをいいます。

消込作業はミス発生によるリスクが大きい!

消込作業は確認が何度も必要になり、効率も悪く経理担当者の負担がかなり大きいものです。結果的にミスも起こりやすいといえるでしょう。

特に決済手段として使われることの多い銀行振込では、注文番号や顧客情報と入金データとの紐づけが容易であるクレジットカード決済などとは異なり、手入力を介して管理していく必要があります。顧客による情報の入力忘れや金額などの誤入力の発生は珍しくありませんし、入力が正しくなされていても同姓同名の顧客が他にいれば、注文状況など別の情報から特定していかなければなりません。

会社の規模が大きくなるにつれて取引先・取引件数は増えていきます。そのため、消込作業は煩雑化し、月次決算処理が遅れる要因ともなります。また、煩雑化はミス誘発の可能性を高めます。ミスがもたらす結果は、売掛金の未回収に留まりません。請求漏れや二重請求などで取引先に迷惑をかけてしまえば、企業の信用にも関わる大きなリスクともなり得ます。

バーチャル口座のメリット


事業者がバーチャル口座を利用することで、さまざまなメリットを享受することが可能になります。ここでは、その中から特に利便性の向上に資する4つについてみていきます。

消込作業の負担軽減

バーチャル口座の特定の口座番号を利用することで、自動的に消込作業を完了させることができます。消込作業にかかる時間と労力が大幅に軽減され、ミスも起こりにくくなり、結果としてコストの軽減にもつながります。

また、同姓同名のお客様がいる場合や、ご家族名義での振り込みなどのケースでも、その都度確認することなく正確に消込を行えます。

取引先へのサービス向上

入金確認後に商品を発送するようなビジネスでは、消込作業のスピードアップにより商品発送までの時間が短縮できれば、それだけ取引先へのサービス向上に結びつくことになります。

また、先方の入金遅れや入金額の誤りなどの発見が容易になるため、督促などの素早い対応が可能になります。

経理データの即時作成

消込作業の即時かつ正確な完了により、経理データのリアルタイムでの把握が常時可能になります。企業にとって生命線となる売掛金の回収状況を管理しやすくなるので、キャッシュフロー計画が立てやすくなるメリットが見込めます。

専用口座の開設不要

バーチャル口座を利用すれば、専用の口座を開設する必要がなくなります。一般にオンラインショップでは、法人やショップの名義で口座を作ります。しかし、口座の開設には証明書類が必要になるなど、意外とハードルが高いものです。こうした手間や時間を省くことができるのも、バーチャル口座利用のメリットの1つだと言えるでしょう。

バーチャル口座の活用が適している企業


バーチャル口座を活用することにより、銀行振込による入金管理業務が効率化できることがお分かりいただけたことでしょう。それでは、具体的にどのような職種でバーチャル口座活用の利便性がより期待できるのか、3つご紹介します。

ネットショップ

インターネットが生活に浸透するのに伴い、ネットショップの売上が急速に伸びています。ネットショップでは、たしかにクレジットカードがメインの決済手段となってはいます。しかし、商品・サービスの性質から幅広い層をターゲットとする必要があるのであれば、決済手段の拡充は必須の戦略といえます。また、実店舗や複数ECサイトなどを多店舗展開しているのであれば、入金管理の煩雑化への対応も考えておかなくてはいけません。

バーチャル口座を活用すれば、銀行振込決済を使いたい若年層や年配者を顧客に取り込むことが期待できます。そして、多店舗展開にかかる消込作業など売掛金管理の効率化や資金繰り状況の明確化などのメリットが見込めるでしょう。

中高齢者向けの通販会社

ネットショップと同様に、中高齢者向けの通販会社の場合にも、バーチャル口座の活用は高い効果が期待できます。

たとえばテレビ通販であれば、パソコンに慣れていない中高齢者であっても電話で気軽に購入を申し込むことができ、行きつけの銀行で振り込むだけの購買システムは利用しやすいものです。バーチャル口座を導入することによりこうした中高齢者層をターゲットにすることができるだけでなく、振込時の入力ミスなどにより煩雑化しやすい消込作業を正確かつスムーズに処理していくことも可能になります。

入金管理が煩雑な事業者

その他、入金管理が煩雑になりやすい事業者にとっても、バーチャル口座活用で得られるメリットは少なくありません。たとえば、不動産管理会社です。多くの賃貸物件を管理する必要がある不動産管理業務では、毎月の家賃入金にかかる消込作業が重い負担となっています。

バーチャル口座は決済ごとに仮想の口座番号を発行する仕組みのため、新たに口座開設を行う手間は不要です。また、入金データが自動かつ瞬時に自社の法人口座に紐づけられるため、入居者の入れ替わりにかかわらず面倒な消込作業の負担が軽減されるだけでなく、債権の未回収につながるミスをなくすことができるでしょう。

バーチャル口座なら「請求管理ロボ」にお任せ!

請求管理ロボ
ここまでバーチャル口座の仕組みとメリットについて解説してきました。そこで、負担が重くミスも起きやすい入金管理業務における消込作業を効率化したい企業には、「請求管理ロボ」がおすすめです。

株式会社ROBOT PAYMENTが提供する請求管理ロボは、煩雑化しやすい請求管理業務全般を自動化するクラウド型のシステムです。「自動消込機能」を持つ請求管理ロボを使うことで、これまでエクセルなどでの照合作業に工数を割き、金融機関ごとにバラバラに管理せざるを得なかった請求と入金データを一つに集約できます。入金データは、いつでもクラウド上で確認できるため、リモートワークの推進にも適したシステムです。

請求管理ロボでは、取引先、注文ごとに個別の口座番号を割り振るバーチャル口座決済を行います。バンクチェックと呼ばれるこのサービスでは、各取引先にIDを付与したバーチャル口座を作り、振り込まれた入金データをその都度IDで振り分け、各口座に消込を行っていきます。入金の有無はもちろん過不足の判定も行い、消込率などマッチングの精度は99%を超えます。

また、バンクチェックによる消込結果については、仕訳データとしてさまざまな会計ソフトのフォーマットに合わせて出力ができます。ご利用の会計ソフトと連携させることで、もう一段上の業務効率化も見えてきます。入金管理に留まらず、債権管理業務全般の強化を図れるのが請求管理ロボの最大のメリットです。

まとめ

本記事では、バーチャル口座の基本事項をご紹介しました。オンラインショップの運営を行っている方、煩雑な入金管理に悩まされている方、毎月の消し込み作業の負担やトラブルにお悩みの経理担当者や経営者の方は、バーチャル口座の利用をご検討なさってみてはいかがでしょうか。

ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」は、請求書の発行だけでなく「入金消込の自動化」「請求書電子化」「未入金改善」など、請求書業務・売掛金管理における課題を包括的に解決することが可能です。是非、一度ご検討ください。

 
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