導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

株式会社BeGoodJapan

取締役 COO
相澤 慎也 様

家賃の振込先にバーチャル口座を活用!最大800件/月の入金消込を自動化し、Salesforceで顧客・物件・入金情報を一元管理

< 請求の特徴 >
    ・シェアハウス入居に関わる初期費用と家賃
    ・外国人向けシェアハウスのため、入金確認をネームではなく口座番号で管理できるバーチャル口座を活用
< 導入前の課題 >
    ・導入した請求管理システムが、バーチャル口座の自動消込に対応していなかった
    ・最大800件/月ある入金の消込に、月1名分の工数を割いていた
< 導入後の変化 >
    ・バーチャル口座における入金の消込を自動化
    ・入金消込だけで月1名分、請求業務全体で約6割程度の工数削減

一生の『財産』になる経験を提供 外国人向けにシェアハウスを展開

株式会社BeGoodJapan (https://bgj.co.jp/) は、不動産の管理会社として主に外国籍の方向けにシェアハウス事業・家具家電付き賃貸事業を展開しています。首都圏の大学・専門学校、海外の留学エージェントを中心に幅広く提携しており、台湾や香港、スウェーデン、フランスなど多くの国籍の方にご利用いただいております。
今後は都市部(東京・大阪・札幌)を中心にシェアハウス事業の拡大を行っていくとともに、新しい取り組みとして技能実習・特定技能で来日される方向けの住居を日本全国に展開していきます。
また保証人不要、観光ビザ(3か月)に合わせた短期利用可、など柔軟なプラン設計をすでに行っておりますが、マンスリー対応可のマンションやホテルなど、より多くのお客様に対応できるようなラインナップを増やしていく予定です。

入金確認はネームではなくバーチャル口座の番号で管理

請求内容は、入居にかかる初期費用と毎月の家賃になります。外国人向けのシェアハウスですが、通常の賃貸とほとんど違いはありません。

運用面での特徴は、Salesforceを導入している点です。CRM(顧客情報)を前提に、物件管理を合わせて行っており、さらにそこから会計へと連携しています。物件については800程度抱えていますが、Salesforceに登録した物件情報がWEBサイトにも反映されるような仕組みを構築しています。

また入居者からの集金方法で、バーチャル口座を活用している点も特徴だと思います。 通常の賃貸では口座振替が一般的な方法としてありますが、外国人相手ということで現実的ではなく、また不動産管理の収益モデル上、クレジットカード決済も手数料の関係で難しいという判断がありました。
その一方で、通常の銀行振込の場合は、一部海外から直接振込がされるケースもあり、外国人ネームの入金履歴(CSV)において文字化けが頻発したり、振込対象者が不明となってしまう事があります。そのため、入金確認を「ネーム」ではなく「口座番号」で管理できるバーチャル口座を約3年前に導入しています。

バーチャル口座が自動消込に対応できず、約800件の入金を手作業で確認

家賃回収のフローは、入居契約時に振込口座を案内し、初回のみ請求書送付、その後は毎月の入金を待つという流れです。請求書業務は、システム処理の関係で発行処理を毎月行いますが、送付が不要のためそこまで大変ではありません。

その一方で、弊社が抱えていた問題は入金消込でした。自動消込を行う想定で導入したバーチャル口座でしたが、以前利用していた請求システムでは自動消込に対応していませんでした。結果的に、確認する箇所が入金名義から口座番号に変わっただけに終わり、最大で月800件、アルバイト1名を丸1ヶ月使って手動(目視)で消込をしていました。

そのような状況でSalesforceの担当者から「請求管理ロボ」の紹介をいただきました。
前例として失敗をしているので導入には慎重な気持ちでいましたが、弊社用に構築いただいたデモ画面で自動消込のシュミレーションを丁寧に行っていただき意思決定ができました。

入金消込だけで1名分、請求業務全体で6割程度の工数削減を実感

請求管理ロボの導入により、毎月約800件の入金が一瞬で消込され、消込結果をSalesforceで統一することができました。消込漏れなどのミスもなくなり、また入金消込の成否だけでなく不足額までわかるので非常に助かっています。

具体的な効果としては、入金消込だけで1名分の工数削減、請求業務全体で見ても6割程度の削減の効果を得られていると感じています。
また消込履歴が残るため、調査時間の削減などにも貢献しています。コストでは表現できない部分ですが、顧客情報や契約情報といった保有している情報価値を十分に生かせる環境が構築できたことも、良かった点だと思っています。

請求管理ロボは、不動産管理会社におすすめできる

不動産管理の業界として、入金消込に課題を抱えている会社は多いはずです。賃貸向けの入金管理システムは複数ありますがどれも一部物足りない印象があり、エクセルで入金管理を行っている会社も本当に多いと思います。

今回、請求管理ロボを利用させていただいき、この業界に非常に合うと感じています。
管理会社特有の預かり金の概念や、保証金、敷金などの会計処理にはまだ課題がありますが、消込の自動化は大きな前進だと感じています。今後、より不動産向けの機能を備えていただけることを期待していますし、それによって業界でも重宝されていくと感じています。

お客様概要

株式会社BeGoodJapan
代表取締役 伊藤 吾多 様
設立:2006年11月22日
事業内容:シェアハウス事業(開発・運営・客付)、家具家電付き転貸事業(大手管理会社物件の転貸)
URL: https://bgj.co.jp/

請求管理ロボについて
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受付時間:平日9:00〜18:00(年末年始を除く)