未収金とは、本業のサービスや商品以外で一時的に収益が発生した際に使われる、代金が未回収の債権を指す勘定科目で、「未収入金」ともいいます。

取引の効率化を図るうえで不可欠なものである一方、その回収に悩まされることが少なくありません。未収金を放置すれば、最終的に代金を回収できなくなり、自社に甚大な被害をもたらします。

そこでこの記事では、未収金の回収について網羅的に解説していきます。
未収金の発生原因・未収金の回収方法・未収金回収の注意点・未収金を未然に防ぐ方法について知ることで、理解を深めていきましょう。

未収金が発生する原因とは？

まず、未収金が発生する原因には何があるのでしょうか。債務者側、債権者側の両サイドから解説していきます。

債務者側の原因

債務者側としては以下の3つが原因として挙げられます。それぞれ具体的な例とともにご紹介します。

1.持ち合わせがない
・取引時に資金がなかったため、支払いができなかった
・高額な金額を長期にわたり支払い続けていたが、途中で支払いの目途が立たなくなった

2.商品・サービスに不満がある
・債務者側が商品・サービス内容に不備があったと考えている
・希望していた内容とは異なっていた

3.支払いを意図的に拒否している
・資金の有無に関わらず、未収金の時効狙いであり最初から支払う意思がない

未収金の発生原因が債務者側にある場合、債権者側は未収金を回収するために債務者に催促・督促をする必要があります。

債権者側の原因

債権者側の原因は以下の2つです。

1.債権者側の請求方法に不備があった
・請求書の送達を忘れていた
・請求書の送付の遅延
・請求方法が横柄だった
・債務者への説明不足

2.債権者側が連絡に応じられていない
・債務者は電話・メールなどで連絡を取ろうとしていたが、債権者側が応じられていなかった
　
未収金の発生原因が債権者側のみにあるならば、債務者側に支払いの意思があるため、債権者側が自ら動くだけで問題を解決できるでしょう。

未収金回収の流れ

未収金は、本業の営業取引で生じる売掛金とは異なり、固定資産や有価証券の売却代金、貸付金、立替金など、単発的・臨時的に発生した債権であることが少なくありません。

そのため、相手が継続的な取引先とは限らず、契約書や取引履歴といった債権の根拠資料が十分に整っていないケースもあります。回収を進める際は、まず売買契約書や合意の経緯、残高の確認資料など、債権が存在することを裏づける証拠をそろえておくことが大切です。

そのうえで未収金の回収は、「自社の不備などを確認する」「メールや電話で連絡する」「催促状を送付する」「督促状を送付する」「法的措置を取る」という順序で、段階的に進めていきましょう。それぞれの対応方法について、以下で詳しくみていきます。

回収の流れ1：自社の不備などを確認する

未収金が回収できていないときも、取引先へ連絡する前に、まず自社側に不備がなかったかを確認します。未収金は固定資産の売却先や貸付先など単発・臨時の相手との間で生じることもあり、こちらのミスで催促すると信頼を損ねかねないためです。特に確認したいのは次の3点です。

①請求書の宛先・送付先の誤り
取引先が複数の支店や部署を持つ場合、誤った宛先へ請求書を送っていることがあります。請求先の部署名・担当者まで含めて確認しましょう。

②支払期日の認識違い
自社の締め・支払いサイト（例：月末締め翌月末払い）と取引先が認識している期日がずれていないかを確認します。請求日と支払期日の対応を改めて照合しましょう。

③請求書の発行・送付漏れ
そもそも請求書を発行・送付できていなかった、という初歩的な抜けも起こり得ます。発行と送付の記録を確認しましょう。

回収の流れ2：催促メールや電話を入れる

自社に不備がないと確認できたら、取引先へ連絡します。まずはメールでの連絡がおすすめです。催促の記録が残るうえ、高圧的な印象を与えにくく、単なる入金忘れだった場合にも相手の心理的負担になりにくいためです。メールでの催促に応じてもらえない場合に限り、電話で直接確認します。電話は「言った・言わない」のトラブルを招きやすいため、補助的に用いましょう。

いずれの場合も、強い口調ではなく未入金の事実を丁寧に伝え、相手の状況（支払い忘れか、資金繰りの問題か等）を確認することがポイントです。

なお未収金は、固定資産の売却先や貸付先など単発・臨時の相手であることも少なくなく、先方が取引の内容自体を失念している場合もあります。連絡の際は「何の代金か」（対象取引の内容・発生日・金額・当初の支払期限）が一目で伝わるように示しましょう。

回収の流れ3：催促状を送付する

メールや電話でも入金されないときは、書面で「催促状」を送付します。催促状は、支払期日を過ぎた代金について入金を促す文書です。次の段階の督促状に比べると「穏やかな支払いの依頼」という位置づけで、未入金分の確認と入金のお願いを伝えます。

記載例は「〇月〇日にご連絡いたしましたが、〇月×日時点でご入金を確認できておりません。〇月△日までにご入金またはご連絡をお願いいたします」といった内容です。なお、催促状そのものに法的拘束力はありません。

未収金は相手や金額がまちまちで、先方が取引自体を失念していることもあるため、催促状には対象取引の内容・発生日・金額・当初の支払期限を具体的に記載します。あわせて、債権の根拠となる契約書や残高確認資料も整理しておきましょう。

回収の流れ4：督促状を送付する

催促状を送っても入金されないときは、督促状を送りましょう。督促状とは、期日までに代金が支払われなかったことに対し、入金するよう促す書面のことです。

なお、通常の督促状自体には、直接的な法的効力はありません。しかし、督促状が民法150条に規定される「催告」の要件を満たす場合、時効の完成を6か月間猶予する効果があります。ただし、これは時効期間をリセットするものではなく、6か月の猶予効果が一度に限って認められるにとどまります。

また、民法150条に規定される「催告」の要件を満たす督促状を送付する際には、その事実を証拠化するために内容証明郵便を用いることが重要です。

内容証明郵便については、以下で詳しく解説しています。
未払いの請求書に内容証明は有効？書き方・例文と「払ってくれない場合の結末」を解説

なお未収金は契約書などの取引基盤が整っていないことも多いため、催告を行った事実に加え、債権の存在を裏づける契約書・やり取りの記録・残高確認書もあわせて確保しておきましょう。

督促状の記載項目

督促状には、以下の項目を記載します。
・宛先
・発行日
・差出人
・表題
・支払要求
・法的措置の告知

督促状の各項目の詳細やテンプレートについては、以下の記事をご覧ください。
督促状とは？書き方や例文、送り方や未払いへの対処法も紹介

回収の流れ5：法的措置を取る

督促状を送っても取引先が支払いに応じない場合は、法的措置も視野に入ります。未収金の回収で用いられる主な手段は次のとおりです。

・支払督促（裁判所書記官を通じて支払いを命じてもらう手続き。争いがなければ迅速）
・少額訴訟（60万円以下の金銭請求向けで、原則1回の期日で判決）
・民事調停の申し立て
・強制執行の申し立て（財産の差押え）

どの手段が適切かは、債権の額や取引先の対応状況によって異なります。専門知識が必要な場面も多く、弁護士への相談・依頼には費用も発生するため、回収見込み額と費用を比較しながら最終手段として検討しましょう。

なお未収金は売掛金に比べて契約書などの取引基盤が整っていないことも多く、法的手続きでは債権が存在することを自社で立証しなければなりません。裏づけ資料が乏しいと回収のハードルが高くなるため、前段階までに証拠を着実に積み重ねておくことが大切です。

未収金には消滅時効がある

未収金には消滅時効があるので、注意が必要です。
消滅時効が成立すると、未収金を請求する権利が消滅し、相手方は時効の利益を援用できる（「時効だから支払いません」と主張できる）ようになります。

未収金の時効の利益を援用されると、未収金を請求できなくなる可能性があるため、未収金の時効期間が経過する前に、適切な対応をとる必要があります。

時効の期間等、詳しくは以下の記事で解説しています。
請求書（売掛金）の時効は何年？有効期限（消滅時効）を遅らせられるかについても解説

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