未払金と買掛金は、どちらも取引先へ支払う金額です。一見同じもののように感じますが、この2つは取引内容によって区別されています。ここでは、未払金と買掛金の違いや仕訳例、会計業務によくある悩みと解決するためのポイントを解説します。

未払金と買掛金の違い

未払金と買掛金の違いは、どのような取引で生じた債務かにあります。買掛金は商品や原材料の仕入など本来の営業取引で生じた未払いの債務、未払金は固定資産や事務用品の購入など営業取引以外の単発・臨時の取引で生じた未払いの債務です。

さらに混同しやすい「未払費用」を含めた3科目の違いは、以下の通りです。

未払金と買掛金を区別して管理しておくと、トラブル発生時にも対応しやすくなります。例えば、未払金が原因なら自社の支払い状況を確認する、買掛金が原因なら仕入先に相談するなど、スムーズに対策を取れます。

未払金とは

未払金とは、本来の営業取引（商品・サービスの仕入）以外で生じた、支払いが済んでいない債務をいいます（例：固定資産や事務用品の購入代金など）。本記事では、実務で特に混同しやすい買掛金との違いを、仕訳例を交えて整理します。

未払金そのものの定義や、未払費用など類似勘定科目との違いの詳細は以下記事をご参照ください。
「仕訳の科目「未払金」とは？類似した勘定科目との違いも解説！

未払金の概要

未払金とは、本来の営業取引（商品・サービスの仕入）以外で生じた、支払いが済んでいない債務をいい、単発的な支出であることが多いのが特徴です。

もっとも分かりやすい例が、固定資産や有価証券の購入代金です。たとえば、業務用の機械やパソコン、社用車などを後払いで購入した場合、その未払い分は「未払金」で処理します。

これらは商品の仕入（営業取引）ではないため「買掛金」ではなく、すでに支払金額が確定しているため「未払費用（経過勘定）」とも区別されます。このほか、事務用品の購入代金や、単発で依頼した外注費なども未払金にあたります。

売掛金や未払費用との違い

「未払金」と混同しやすい言葉に「売掛金」や「未払費用」があります。

まず、売掛金とは、企業や個人事業主が商品やサービスを提供し、その対価として将来受け取る権利のことを指します。簡単にいうと、「まだ回収できていないお金」のことです。つまり、「将来受け取るお金」であり、未払金とは反対の性質を持ちます。

次に、「未払費用」は、既に提供を受けたサービスや役務に対して、まだ支払いが完了していない費用を指します。この点は未払金と共通していますが、未払費用は「継続的な契約に基づく費用」である点が未払金と異なります。
例えば、毎月発生する家賃や、従業員との雇用契約に基づく給与などが該当します。これらは、定期的な支払いを前提としているため、決算時に未払いとなっている金額を「未払費用」として計上します。

買掛金とは？

買掛金とは、営業活動に関わる取引で発生した費用のことです。材料や商品を購入し、それを用いて営業活動を行う場合は、ここに該当します。

商品を注文した時点では会計処理が発生せず、商品を仕入れた際や代金を支払う際に処理を行うため、買掛金の処理は全体の流れで覚えることをおすすめします。

買掛金の概要

買掛金とは、材料や商品などを購入した際の費用です。未払金と異なる点として、購入する商品は営業活動に関わる取引である点が挙げられます。

営業活動に関わる取引とそれ以外を分かりやすく例えるなら、お店で購入したおにぎりやパンなどを想像すると良いでしょう。

この場合、営業活動に関わる取引に該当するのは、おにぎりやパンなどの商品本体です。また、それ以外の部分には包装紙や袋などが該当します。お店としてはおにぎりやパンなどを売ることで利益を得ており、袋自体に営業への直接的な影響はありません。

買掛金処理の流れ

買掛金が発生するのは、材料や商品を購入するときです。商品を注文した時点では、会計業務が発生していません。商品を仕入れた際には、仕入高という勘定科目を使って費用を計算します。請求書が届いたら期限までに支払いましょう。

なお、代金を支払う際には会計処理が必要です。このとき、買掛金をどの項目で処理したのかチェックしておきます。最後に買掛金の処理に間違いがないか、買掛金残高の確認をすれば買掛金処理は完了です。

買掛金・未払金の具体的な仕訳例

買掛金と未払金の違いを説明しましたが、文字だけでは伝わりにくい部分もあるでしょう。

ここからは、具体的な数字を用いてどのように表記するのが一般的なのか、ご紹介します。

買掛金の仕訳例

商品や材料など、営業活動に関わる取引をした場合の料金は、買掛金として処理します。

例えばこちらがパン屋で、取引先から小麦を50,000円分購入した場合は、以下のように表現することが可能です。

後日、代金を支払った場合は、以下の通りになります。

未払金の仕訳例

商品以外を購入し、料金を後で支払う場合は未払金として処理します。

例えばこちらがパン屋で、イベントへお店を出すために単発のアルバイトを雇ったと仮定しましょう。その給料が30,000円の場合、以下のように仕訳を行います。

後日、代金を支払った場合は以下の通りになります。

未払金・買掛金に係る消費税の取扱い

未払金や買掛金として後払いの債務を計上する際は、その金額に消費税をどう含めるかを、自社が採用している経理方式に合わせて処理する必要があります。

経理方式には、本体価格と消費税を区別せずに処理する「税込経理方式」と、両者を分けて処理する「税抜経理方式」の2つがあります。税込経理方式では、消費税を含めた支払総額をそのまま未払金または買掛金として計上します。

たとえば本体11万円（消費税1万円を含む）の備品を後払いで購入した場合、未払金として計上する金額は11万円です。仕訳上で消費税を区別しないため処理はシンプルですが、損益には消費税相当額が含まれた状態となります。

税抜経理方式では、本体価格と消費税を分けて記帳します。同じ備品を購入した場合、本体10万円を費用や資産の科目で処理し、消費税1万円は「仮払消費税」として別に計上したうえで、両者の合計11万円を未払金や買掛金として記録します。仕入れに係って支払う消費税は仮払消費税に集計され、売上に係って預かった仮受消費税と相殺することで、納付すべき消費税額を計算する仕組みです。

ここで押さえておきたいのが、消費税を認識する時期です。未払金や買掛金はまだ代金を支払っていない債務ですが、消費税の計算上は、実際に支払った時点ではなく、商品の引き渡しやサービスの提供を受けて費用・資産が確定した時点で課税仕入れとして認識します。つまり、買掛金や未払金を計上したその期に仕入税額控除の対象となるため、代金の支払いが翌期にずれ込んでも、控除のタイミングは債務を計上した期となる点に留意しておきましょう。

未払金・買掛金の貸借対照表上の表示区分

未払金と買掛金は、どちらも貸借対照表の負債の部に記載されますが、その中でどの位置に表示されるかは支払期限によって変わります。判断の基準となるのが「1年基準（ワンイヤールール）」です。これは、決算日の翌日から1年以内に支払期限が到来する負債を流動負債、1年を超えて到来する負債を固定負債に区分する考え方を指します。

買掛金は、本業の仕入れという正常な営業サイクルのなかで発生する債務です。そのため、たとえ支払いまでの期間が1年を超えていても、原則として流動負債に表示されます。

一方、未払金は本業以外の単発的な取引から生じるため、1年基準がそのまま適用されます。事務用品の購入代金のように短期間で支払うものは流動負債の「未払金」となりますが、高額な設備を1年を超える分割払いで取得した場合などは、支払期限が1年を超える部分を固定負債の「長期未払金」として区分します。長期未払金へ振り替える際は、債務の全額を機械的に固定負債とするわけではない点に注意が必要です。

決算日の翌日から1年以内に支払う予定の金額は流動負債の「未払金」に、1年を超えて支払う予定の金額は固定負債の「長期未払金」に分けて表示します。こうして適切に区分しておくことで、短期の支払能力を示す流動比率などの指標が実態に即したものとなり、貸借対照表を見た取引先や金融機関に正しい財務状況を伝えられます。

会計業務中の扱い

未払金や買掛金は、どちらも貸借対照表上の負債の部に存在します。一般的に、この2つは取引先へ支払うべき金額のことを表しており、何を購入したのかによって区別されています。

また、買掛金は定期的に繰り返す取引に発生する費用なので、買掛金元帳で管理するのが一般的です。

どちらも貸借対照表上の負債の部にある

買掛金も未払金も、こちらが支払うべき金額です。材料の仕入れなどに支払ったものを買掛金と言い、商品以外のものに支払ったものは未払金と表現するだけで、大きな違いはありません。

両者の違いは「営業活動に関わる取引か、否か」とよく表現されます。

これは仕訳例でも例え話として挙げたように、小麦粉がなければパンは焼けないため、小麦の購入は営業活動に関わるものとして買掛金として扱います。

一方、包装紙や単発のアルバイトがいなくても理論上営業することは可能です。しかし、少なくとも現代の日本でパンを売るには袋が必要でしょう。このとき、袋を商品として販売する訳ではないため、袋や包装紙の購入は未払金として扱うのです。

買掛金元帳で管理する

買掛金元帳とは、取引先ごとの買掛金残高を管理するための補助簿です。仕入先元帳と呼ばれることもあり、月末に取引先ごとの残高と買掛金残高が一致しているか確認するために使います。

合計金額が異なる場合は、記入ミスなどが疑われます。日頃から一つひとつ丁寧に記録・管理していくことが、支払い漏れなどのトラブルを防ぐコツです。

会計業務中によくある悩み

会計業務は、基本的にミスが許されません。それに対してやるべきことが多く、繁忙期や税制の変更などで業務量が変化し続けるため、悩みは尽きないと言えるでしょう。その中でも、多くの方が悩む問題についてまとめました。

小口現金の管理について

両替に行ったり、残高を確認したりと、日々の業務量が多いのは現金管理の特徴と言えるでしょう。この悩みを解決するには、現金による管理を変えていくのが効果的です。

クレジットカード払いなど、ほかの支払い方法に対応している会計システムなどを活用すれば、現金でやり取り手間を省けます。

領収書や請求書の管理について

税務関係の書類は、入力が終わった領収書も7年ほど管理・保管する必要があります。また、原本だけでなく写しなどが存在する場合は、そちらも保管しておくことも重要です。

紙で月別・得意先別に分けて管理するのが一般的ですが、中小企業の場合には領収書の処理・管理方法が明確に定まっていないケースも見られます。

こういった問題を抱えている場合の解決策として、電子帳簿保存法に対応しているシステムが挙げられます。導入すれば請求書をデータとして保存し、電子データで送られてきた書類を紙に印刷せずとも管理・保管が可能です。

税制の変更に伴う対応について

経理部は税制の変更に最も影響を受ける部署のひとつと言えるでしょう。そのため、契約している税理士や監査法人などから常に最新の情報を提供してもらうことはとても重要です。

しかし、税理士や監査法人などの方に任せっきりにするのではなく、自ら情報収集するのも大切です。

繁忙期の業務量について

繁忙期には、どの部署も忙しくなります。そのため各部署から集められる書類も増え、この時期は残業が求められるケースも珍しくありません。

その一方で、業務の特性上ミスが許されないため、業務効率を向上させるのも、簡単とは言えないでしょう。次からは、会計業務を効率化するためのポイントをご紹介します。

会計業務を効率化する3つのポイント

会計業務の効率化には、フォーマットの統一やペーパーレス化が重要です。そして、これらの情報を素早く集めるためには、社内で統一したシステムを導入するのが良いでしょう。

その必要性を理解するためにも、まずは会計業務を効率化するためのポイントをご紹介します。

フォーマットの統一

会計業務の効率化において最も重要なのは「いかに素早く情報をひとつにまとめるか」とも言えるでしょう。

紙の大きさや区分などのフォーマットを統一することで、書類を管理しやすくなり、データの転記などの負担を軽減することが可能です。

部署ごとにどのようなフォーマットが使われているか確認したうえで、統一しましょう。

ペーパーレス化の推進

ペーパーレス化を進めれば、紙媒体よりもスムーズにやり取り可能です。また、紙という貴重な資源を減らすことで、社会貢献にもつながります。さらに、電子帳簿保存法に対応すれば、領収書の原本破棄も可能です。

特に近年は国としてもペーパーレス化を強く推進しており、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する場合は支援金を受け取れるケースもあります。電子帳簿保存法の対象は国税関係の書類全般なので、買掛金についても含まれています。

会計ソフトの導入

ペーパーレス化を進める上で重要な要素のひとつに、データの形式と共有方法が挙げられます。

例えば、経理部はExcelでデータを管理しているのに対して、ほかの部署からは書類を写真で撮影しただけの画像データで共有されたら、数値をエクセルに入力する時間がかかってしまうでしょう。

こういった悩みは、会計ソフトを導入することで解決できるケースがります。

データで管理するのはもちろん書類作成をサポートしてくれるソフトもあり、税制の変更もシステム側で対応可能な場合が多いため、業務の効率化には会計ソフトなどのシステムの導入がおすすめです。

近年は、クラウド型の会計ソフトが増え、比較的低価格で利用できるシステムもあるので、初期費用を抑えて業務効率を向上させられます。

買掛金の管理は「請求管理ロボ」にお任せ！

未払金とは、営業活動に関わる取引以外で発生した費用のことです。また、買掛金とは、営業活動に関わる取引で発生した費用のことを表します。

どちらも、取引先へ支払うべき金額ですが、購入した商品によって分類が異なります。会計業務はミスが許されないものである一方、現金精算などアナログな部分が残っている会社も珍しくはありません。

お悩みの方は、株式会社ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。