帳簿の数字が合わない時はどうすればいい？

経理 2024.02.29

経理の仕事は、日々たくさんの数字を扱います。
経理が扱う数字は、会社にとって非常に重要で、正確さを求められるもの。
だけど毎日の仕事のなかでは、帳簿の数字が合わないということもしばしば起きてしまいます。

数字が合わない場合は、原因を見つけて正しい数字に合わせなければいけません。
しかし、すべてを一からチェックしたり計算し直したりするのは時間も手間もかかってしまいますよね。
そこで今回は、数字が合わない原因になりやすい入力ミスとそのチェック方法についてお伝えします。

（１）合わない数字そのものを探す

おそらく、多くの方が最初に試みる方法だと思いますが、まずは、合わない金額と同じ数字を探してみましょう。
違う科目で入力してしまっている場合などはこれで見つかります。

入金と出金を間違えて、足さなければならない数字を引いてしまっているようなミスも意外と多いものです。

この場合、差は2倍になっているはずです。
つまり、「合わない数字を2で割った数字」を探すことで間違いを見つけやすくなります。

例えば、正しい数字との差が「1,900円」だったとします。
1,900を2で割ると950です。
950円を足すべきところを引いている可能性があるので、950円という数字を探してみると良いでしょう。

合わない数字を9で割ってみるというチェック方法も試してみましょう。
桁間違いや数字の位の入れ違いなどを見つけやすくなります。

【桁間違いの場合】
実際より1桁多かったり少なかったりといった、桁を間違えて入力することで数字が合わないケースは少なくありません。

例えば、8,000円のところを800円と入力していた場合、その差は7,200円となります。この「7,200」が合わない数字として出ているなら、9で割ることで発見しやすくなります。
7,200を9で割ると800となります。そこで、8,000円を800円と入力していないかを確認するのです。

【数字の位が入れ替わっている場合】
急いで入力している時などは、数字の位を入れ替えて入力してしまうこともあるものです。

例えば、「272」のところを「227」と入力していた場合、その差は45となり9で割り切れます。このように、位が入れ替わっている場合の差額は、必ず9で割り切れるということを覚えておきましょう。

ちなみに、9で割った数字によって、どの位が入れ替わっているかがわかります。

9以下の場合→1の位と10の位の誤り
10以上99以下の場合→10の位と100の位の誤り
100以上999以下の場合→100の位と1000の位の誤り

以上のようなチェックを試みても間違いが見つからない時は、経理が作成する書類ではなく、そもそも清算書などの元の書類が間違っている可能性もあります。
営業担当者などに間違いがないかを確認してみるのも大切です。