未収金とは、本業のサービスや商品以外で一時的に収益が発生した際に使われる、代金が未回収の債権を指す勘定科目で、「未収入金」ともいいます。

取引の効率化を図るうえで不可欠なものである一方、その回収に悩まされることが少なくありません。未収金を放置すれば、最終的に代金を回収できなくなり、自社に甚大な被害をもたらします。

そこでこの記事では、未収金の回収について網羅的に解説していきます。
未収金の発生原因・未収金の回収方法・未収金回収の注意点・未収金を未然に防ぐ方法について知ることで、理解を深めていきましょう。

未収金が発生する原因とは？

まず、未収金が発生する原因には何があるのでしょうか。債務者側、債権側の両サイドから解説していきます。

債務者側の原因

債務者側としては以下の3つが原因として挙げられます。それぞれ具体的な例とともにご紹介します。

1.持ち合わせがない
・取引時に資金がなかったため、支払いができなかった
・高額な金額を長期にわたり支払い続けていたが、途中で支払いの目途が立たなくなった

2.商品・サービスに不満がある
・債務者側が商品・サービス内容に不備があったと考えている
・希望していた内容とは異なっていた

3.支払いを意図的に拒否している
・資金の有無に関わらず、未収金の時効狙いであり最初から支払う意思がない

未収金の発生原因が債務者側にある場合、債権者側は未収金を回収するために債務者に催促・督促をする必要があります。

債権者側の原因

債権者側の原因は以下の2つです。

1.債権側の請求方法に不備があった
・請求書の送達を忘れていた
・請求書の送付の遅延
・請求方法が横柄だった
・債務者への説明不足

2.債権者側が連絡に応じられていない
・債務者は電話・メールなどで連絡を取ろうとしていたが、債権者側が応じられていなかった
　
未収金の発生原因が債権者側のみにあるならば、債務者側に支払いの意思があるため、債権者側が自ら動くだけで問題を解決できるでしょう。

未収金回収の流れ

未収金の回収方法は、「自社の不備などを確認する」「メールや電話で連絡する」「催促状を送付する」「督促状を送付する」「法的措置を取る」という手順で確認を進めましょう。
それぞれの対応方法について、以下で詳しくみてきましょう。

回収の流れ1：自社の不備などを確認する

まずは、念のため自社に不備がなかったかどうかを確認しましょう。未収金がある際に、自社で特に確認すべき項目は以下の3つです。

①請求書の宛先間違いがないか
「宛先を間違えてしまった」「請求先の部署を間違えてしまった」というミスが生じることがあります。また、請求先が多くの拠点を構える大企業の場合、誤った支店に請求書を送っている可能性もあるでしょう。
念のため宛先に誤りがないかを確認しましょう。

②日付の記載ミスがないか
日付の記載ミスも、よくある不備です。例えば、月締めの翌月末払いで請求書を出した場合、請求日と支払期日は以下のようになります。

請求日：11月1日→支払期日：12月31日
請求日：11月30日→支払期日：12月31日
請求日：12月1日→支払期日：1月31日

このように、請求日と支払期日を取り違えてしまっている可能性もあります。

③請求書の送り忘れがないか
「請求書を送り忘れていた」というケースもまれにあります。特に月末などの繁忙期中だと、うっかり請求書を送り忘れたり紛失したりしてしまうことはゼロではありません。
請求書の作成と送付の担当者が別の場合などは、注意しましょう。

回収の流れ2：催促メールや電話を入れる

自社に不備がないことを確認したら、請求先に連絡しましょう。

最初はメールで連絡することをおすすめします。
なぜなら、催促の証拠が残るうえに高圧的な印象を与えにくいためです。
単なるうっかりミスで入金を忘れているという可能性もあるので、まずはメールで連絡したほうが相手の心理的な負担になりにくいでしょう。

また、電話は「言った・言わない」のトラブルを招く恐れがあります。メールでの催促に応じなかった場合のみ、電話して直接話すようにしましょう。

メールや電話をする際には、強い言い方で伝えるのではなく、まずは丁寧に事実を伝えるとともに、相手の状況を確認するのがポイントです。

回収の流れ3：催促状を送付する

催促メールや電話をしても入金されないときは、次に催促状を送りましょう。

催促状とは、取引先などに向けて定められた期間、売掛金やサービス、商品ほか代金の入金がなかった場合に支払いを促す文書です。

次に登場する督促状との違いとしては、催促状は「穏やかな支払いの依頼」という性格が強く、あくまで未納の代金の入金に対しての催促のみを通達する文書です。

具体的には、「〇月〇日に連絡をしましたが、〇月×日時点で入金の確認ができておりません」「〇月△日までに、ご連絡または入金をお願いいたします」といったことを記載するイメージです。

ちなみに、催促状に法的拘束力はありません。

回収の流れ4：督促状を送付する

催促状を送っても入金されないときは、督促状を送りましょう。

督促状とは、期日までに代金が支払われなかったことに対し、入金するよう促す書面のことです。

なお、通常の督促状自体には、直接的な法的効力はありません。
しかし、督促状が民法150条に規定される「催告」の要件を満たす場合、時効の完成を6か月間猶予する効果があります。
ただし、これは時効期間をリセットするものではなく、6か月の猶予効果が一度に限って認められるにとどまります。

また、民法150条に規定される「催告」の要件を満たす督促状を送付する際には、その事実を証拠化するために内容証明郵便を用いることが重要です。

内容証明郵便については、以下で詳しく解説しています。

未払いの請求書に内容証明は有効なの？

督促状の記載項目

督促状には、以下の項目を記載します。
・宛先
・発行日
・差出人
・表題
・支払要求
・法的措置の告知

督促状の各項目の詳細やテンプレートについては、以下の記事をご覧ください。

督促状の正しい書き方とは！例文や送り方、支払いがない場合の対処法も紹介

回収の流れ5：法的措置を取る

督促状を送っても請求先が支払いに応じない場合は、法的措置も視野に入ってきます。法的処置には、以下のような手段があります。

・裁判所からの支払督促
・民事調停申し立て
・強制執行申し立て
・少額訴訟

ただし、専門的な知識がない場合は弁護士の協力が必要となり、費用もかかります。法的措置は企業にとっても大きな負担となるため、あくまで最終手段として考えておきましょう。

未収金には消滅時効がある

未収金には消滅時効があるので、注意が必要です。
消滅時効が成立すると、請負代金を請求する権利が消滅し、相手方は時効の利益を援用できる（「時効だから支払いません」と主張できる）ようになります。

未収金の時効の利益を援用されると、請負代金を請求できなくなる可能性があるため、未収金の時効期間が経過する前に、適切な対応をとる必要があります。

時効の期間等、詳しくは以下の記事で解説しています。

請求書（売掛金）の時効はいつ？請求書が有効期限を迎えたらどうなるか解説！

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マイページ上で請求書が確認できるため、メールや郵送による請求書が届かないといった問題が防げます。

払い忘れや故意の未払いについても、「自動催促メール機能」で即時通知を徹底できるため、未入金の取引先に迅速なアクションを起こすことができます。
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