取引先との間で起きてしまうと面倒なのが、売掛金の未入金。
そこで当記事では、売掛金回収でまず気を付けるべきことについて確認しましょう。
そのうえで、売掛金の回収が遅れ始めたときの対応や、回収の流れについて整理します。
さらに、売掛金回収における法的手段の概要や、未入金を防ぐためのシステム活用についてもチェックしていきます。

なお、そもそもの売掛金とは何かについては、以下で詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

売掛金とは？買掛金との違いや売掛金の仕訳などを解説

売掛金の未回収とは

売掛金の未回収とは、商品やサービスを提供し、代金を後払い（掛け売り）とする取引を行った際に、約束された支払期日までに代金が支払われない状態のことを指します。
つまり、提供した商品やサービスの対価として受け取るべきお金が、支払期日を過ぎても手元に入金されていない状態のことです。

売掛金回収でまず気を付けるべきこと

商品やサービスを提供しているのに、それに相当した代金を回収できなかったら、企業にとってマイナスとなります。しかし売掛金が未回収となる事例は、企業同士の取引で起こり得るトラブルのひとつ。決して他人事とは言えません。

これを防ぐためには、売掛金を回収するときに取引先に代金回収の期日をきちんと守ってもらい、遅滞させないことが大切になります。まず新規の取引先となる場合は、相手先の業務や経営状況について、わかる範囲で把握して確認することが必要です。さらに売掛金を回収する期日や金額を明確にして、相手に伝えます。

また売掛金が未回収とならないよう、また未回収となった場合でもすぐにそれに気づいて対応するためには、担当者が相手の経営状況などに敏感になっておくことも重要。万が一「取引先の経営が危ない」などの噂を耳にした場合は、安易に取引に応じることは危険かもしれません。

さらに、これまでは期日通り代金の支払いが行われていたのに、期日後の支払いが続くようになった場合などは、取引先の経営が悪化しているサインかもしれません。
もしも売掛金の回収に遅延が起きてしまった場合は、すぐに担当者に連絡できるよう、問い合わせ先の電話やEメールアドレスなどを明確にしておくこともリスク回避につながると覚えておきましょう。

売掛金の回収が遅れ始めたときの対応

すべての売掛金を期日までにきちんと回収できるのが理想的ですが、そうならない場合も起こり得ます。

売掛金の回収が遅れ始めたときには、リスクを最小限にするために、迅速に次のような対応をすることをおすすめします。

出荷を止める

すでに商品やサービスの提供が終了したものに対して、売掛金の回収が遅れ始めたら、それ以上の商品やサービスの提供は一時停止を検討しましょう。売掛金の回収が遅れているのに、どんどん商品を出荷してしまえば、さらに未回収の売掛金が増大することになりかねません。継続的な取引を行っていたとしても、納品を続けていればリスクは拡大する一方です。未回収分の支払いがなされるか、支払いの目途が立つまでは、商品の出荷をストップする、と取引先に主張しましょう。

相殺可能な債権を探す

売掛金の回収が遅れた得意先と自社との取引で、互いに売掛金と買掛金がある場合は、自社から得意先に支払い義務のある買掛金がないか確認しましょう。その得意先に対して未払いの債務がある場合、未回収の売掛金と相殺できれば、簡単な対処方法のひとつになります。未回収の売掛金より未払いの債務の金額が小さかったとしても、回収できない売掛金の金額を小さくすることができます。

しかし、先方が法的整理に入った場合は、法律で相殺できる期間が定められているケースもあるので注意しましょう。つまり、得意先が倒産手続きを開始してしまった場合は、対応が遅くなると、この方法で相殺できなくなる可能性があります。売掛金の未入金が発生し、その影響をできる限り小さくするためには、スピードある対応が鍵となります。

また債務で相殺する場合は、相殺の旨を記した通知を得意先に送ることが必要になります。ちなみに相殺は、債権者の一方的な意思表示でできます。

未入金の売掛金の契約書を確認する

取引先の売掛金回収が遅れたら、その未入金の売掛金に関する契約書等を確認しましょう。

・証拠書類の準備
基本契約書や契約書、発注請書など、債務者側が捺印した書面があれば、それは債務者が代金額について了解したことを証明する大切な書類です。法的な対応を行うことになった場合、これが必要となります。

・期限の利益喪失条項の有無を確認
基本契約書や契約書がある場合は、「期限の利益喪失条項」がないか確認しましょう。
これは、債務者が支払いを遅延した場合などにおいて、支払期限が来ていなくても債務の全額を直ちに支払う義務が生じるという内容です。
例えば、5～7月まで3回払いの契約において「期限の利益喪失条項」があれば、5月の支払いが遅れた時点で6月・7月分も含めた残額全部を請求できることになります。

・所有権移転時期の有無を確認
さらに、契約書の「所有権移転時期」についても記載内容を確認しましょう。
これは、所有権が、いつの時点で債権者から債務者に移るか明記しているものです。
商品を引き渡した時点なら「引渡し時」、債務者が債権者に代金を支払った時点なら「支払い時」のように、あらかじめ設定されています。
代金の未払いが発生したときに債権者が所有権を保持しているのなら、債務者が破産しても商品の引き揚げが可能となります。

売掛金回収の流れ

売掛金（未入金）を放置してしまうと、自社の資金繰りや経営にも影響が出てしまいます。
そこで、ここでは売掛金回収の基本的な流れを確認しておきましょう。

回収の流れ1：自社の不備などを確認する

まずは、念のため自社に不備がなかったかどうかを確認しましょう。売掛金が未入金の際に、自社で特に確認すべき項目は以下の3つです。

①請求書の宛先間違いがないか
「宛先を間違えてしまった」「請求先の部署を間違えてしまった」というミスが生じることがあります。また、請求先が多くの拠点を構える大企業の場合、誤った支店に請求書を送っている可能性もあるでしょう。
念のため宛先に誤りがないかを確認しましょう。

②日付の記載ミスがないか
日付の記載ミスも、よくある不備です。例えば、月締めの翌月末払いで請求書を出した場合、請求日と支払期日は以下のようになります。

請求日：11月1日→支払期日：12月31日
請求日：11月30日→支払期日：12月31日
請求日：12月1日→支払期日：1月31日

このように、請求日と支払期日を取り違えてしまっている可能性もあります。

③請求書の送り忘れがないか
「請求書を送り忘れていた」というケースもまれにあります。特に月末などの繁忙期中だと、うっかり請求書を送り忘れたり紛失したりしてしまうことはゼロではありません。
請求書の作成と送付の担当者が別の場合などは、注意しましょう。

回収の流れ2：催促メールや電話を入れる

自社に不備がないことを確認したら、請求先に連絡しましょう。

最初はメールで連絡することをおすすめします。
なぜなら、催促の証拠が残るうえに高圧的な印象を与えにくいためです。
単なるうっかりミスで入金を忘れているという可能性もあるので、まずはメールで連絡したほうが相手の心理的な負担になりにくいでしょう。

また、電話は「言った・言わない」のトラブルを招く恐れがあります。メールでの催促に応じなかった場合のみ、電話して直接話すようにしましょう。

メールや電話をする際には、強い言い方で伝えるのではなく、まずは丁寧に事実を伝えるとともに、相手の状況を確認するのがポイントです。

回収の流れ3：催促状を送付する

催促メールや電話をしても入金されないときは、次に催促状を送りましょう。

催促状とは、取引先などに向けて定められた期間、売掛金やサービス、商品ほか代金の入金がなかった場合に支払いを促す文書です。

次に登場する督促状との違いとしては、催促状は「穏やかな支払いの依頼」という性格が強く、あくまで未納の代金の入金に対しての催促のみを通達する文書です。

具体的には、「〇月〇日に連絡をしましたが、〇月×日時点で入金の確認ができておりません」「〇月△日までに、ご連絡または入金をお願いいたします」といったことを記載するイメージです。

ちなみに、催促状に法的拘束力はありません。

回収の流れ4：督促状を送付する

催促状を送っても入金されないときは、督促状を送りましょう。

督促状とは、期日までに代金が支払われなかったことに対し、入金するよう促す書面のことです。

なお、通常の督促状自体には、直接的な法的効力はありません。
しかし、督促状が民法150条に規定される「催告」の要件を満たす場合、時効の完成を6か月間猶予する効果があります。
ただし、これは時効期間をリセットするものではなく、6か月の猶予効果が一度に限って認められるにとどまります。

また、民法150条に規定される「催告」の要件を満たす督促状を送付する際には、その事実を証拠化するために内容証明郵便を用いることが重要です。

内容証明郵便については、以下で詳しく解説しています。

未払いの請求書に内容証明は有効なの？

督促状の記載項目

督促状には、以下の項目を記載します。
・宛先
・発行日
・差出人
・表題
・支払要求
・法的措置の告知

督促状の各項目の詳細やテンプレートについては、以下の記事をご覧ください。

督促状の正しい書き方とは！例文や送り方、支払いがない場合の対処法も紹介

回収の流れ5：法的措置を取る

督促状を送っても請求先が支払いに応じない場合は、法的措置も視野に入ってきます。法的処置には、以下のような手段があります。

・裁判所からの支払督促
・民事調停申し立て
・強制執行申し立て
・少額訴訟

ただし、専門的な知識がない場合は弁護士の協力が必要となり、費用もかかります。法的措置は企業にとっても大きな負担となるため、あくまで最終手段として考えておきましょう。

売掛金には消滅時効がある

売掛金には消滅時効があるので、注意が必要です。
消滅時効が成立すると、請負代金を請求する権利が消滅し、相手方は時効の利益を援用できる（「時効だから支払いません」と主張できる）ようになります。

請求書（売掛金）の時効の利益を援用されると、請負代金を請求できなくなる可能性があるため、請求書（売掛金）の時効期間が経過する前に、適切な対応をとる必要があります。

時効の期間等、詳しくは以下の記事で解説しています。

請求書（売掛金）の時効はいつ？請求書が有効期限を迎えたらどうなるか解説！

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