請求書の振込先の記載項目とは?他の書類との違いや作成時の注意点を解説 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

請求書の振込先の記載項目とは?他の書類との違いや作成時の注意点を解説

請求書

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請求書は、取引先からの支払いが確実に実行されるために正確に作成されていなければなりません。特に、代金を受け取る振込先を指定する金融機関名や口座番号は一字一句ミスが許されない項目です。請求書作成には正確さが求められますが、煩雑になりがちな請求書業務ではミスが起こりやすいため、細心の注意を払って作成する必要があります。

この記事では、振込先など請求書へ記載する項目の注意点から、請求書以外の取引に関わる書類まで詳しくご紹介します。

※目次※
1.請求書とは
2.請求書に記載する振込先について
3.請求書と他の書類との違い
4.請求書の振込手数料はどちらが負担すべきものか
5.請求書を作成する際の注意点
6.請求管理ロボを導入して請求業務を効率化させよう!
7.まとめ

請求書とは


請求書は、発生した取引においてどのような製品やサービスを提供し、その対価である金銭での支払額がいくらかを明記した文書です。取引先においては債務が生じた日付、金額、そして取引内容をもとにした会計処理のために必要となるものです。ここからは、請求書が果たす役割と発行方式について詳しく解説します。

請求書の役割

取引内容は請求書によって確定され、どのような取引内容で請求金額がいくらになるか明確になります。また、取引内容に関する行き違いを防ぐ役割も果たし、取引先と合意のうえで対価を請求した証明書としても機能します。

そして、取引先に対しては、債務内容の通知を行う重要な役割があります。BtoBでは商品を販売した代金は取引ごとに支払わずに、後日まとめて代金を支払う掛取引が基本です。そのため、請求書を通じて取引先に支払いの義務を通知し、取引先は内容をもとに支払い処理を行うことで抜け漏れのない取引が実現します。

発行パターン

請求書は商品の納品時、または納品後のどちらかで発行する方式が一般的です。納品時に発行する場合を「都度方式」、月末に一括で発行する場合を「掛売方式」と呼びます。

・都度方式
取引完了ごとに請求書を発行します。請求までのタイミングが短くなり、代金の回収が短期間で完了する点が特徴です。ただし、後述する掛売方式と比較すると会計処理にかかる手間が増加し、会計担当者の業務効率が低下する恐れがあります。

掛売方式
あらかじめ設定した締日までに発生した取引内容を一括で請求する方式です。掛売方式は納品時ではなく、納品後に月内の取引をまとめて掲載した請求書を発行します。会計担当者の発行に関する業務効率は向上するものの、納品から入金までにタイムラグが発生するため、管理の手間がかかります。また、適切に会計処理を行わなければ資金繰りが悪化してしまう可能性があります。

請求書に記載する振込先について


振込先の記載項目として、金融機関名・支店名、口座番号、口座の種類、口座名義を漏れなく記載します。なお、振込先として複数の金融機関の口座などを指定することも可能です。

金融機関名・支店名

金融機関名と支店名を明記します。このとき、金融機関コードと支店コードも併せて記載するようにしましょう。窓口やインターネットバンキングでの振込時には、金融機関名と支店名のほか、金融機関コードと支店コードが求められる場合があり、記載しておくことで先方の振込時の手間を軽減できます。
なお、金融機関コードは、全金融機関に個別に割り当てられた4桁からなる数列です。支店コードは、各金融の支店に個別に割り当てられた3桁からなる数列です。

口座番号

取引先が正常に支払いを完了するために正確な番号を記載します。ゆうちょ銀行は5桁の記号と8桁の番号、その他の金融機関は基本的に7桁の番号となっています。

口座の種類

口座の種類が普通口座と当座預金口座のどちらであるかを明記しておきましょう。

口座名義

口座名義は必ずカタカナで記載します。窓口での支払いでは口座名義が少しでも間違っていると振込ができません。インターネットバンキングやATMでは名義が自動表示されますが、窓口では手書きで口座名義を記入する必要があるため、正確に記載するようにします。

請求書と他の書類との違い


請求書のほかにも取引先と取り交わす文書が存在します。代表的なものが「見積書」「納品書」「領収書」です。ここでは、各書類の違いについて詳しくご紹介します。

見積書

見積書は、発注依頼に基づいて金額や納期などの取引条件を書面に明記した文書です。取引成立を証明する証憑(しょうひょう)のひとつで、正式に契約を締結する前に受注側へ発行する重要な書類です。そのため、見積書は取引の第一段階に位置付けられ、見積書で提示された取引条件によって発注側が正式に発注を行うかどうかの検討を行います。

見積書の主な役割は、事前に金額や納期などの取引内容をお互いに確認し、取引先との行き違いを防ぐことです。見積書を発行せずに仕事を受注してしまうと、後から行き違いあった際に問題となってしまいます。行き違いを防止してトラブルや失注とならないためにも、ビジネスにおいて見積書は発行すべきものといえます。

納品書

納品書は、製品やサービスの提供と同時に取引先へ発行する文書です。物品の場合は商品に添付して、ソフトウェアなどの場合は郵送などを用いて納品書を発行します。
納品書が発行されていなかったとしても、発注側は商品を受領することが可能です。基本的には発行しなくても、取引上支障をきたすことはないとされています。しかしながら、納品書も見積書と同じ証憑のひとつです。作成義務はありませんが、保管義務が会社法で10年間と定められていることから、こちらもビジネスにおいて重要な文書と位置付けられています。

領収書

領収書は取引で金銭の授受が行われた際、代金を受け取った側が金銭の受領を証明するために発行する文書です。領収書には様々な形式があり、受領証や代澄と記された文書も領収書の一種です。

請求書も領収書と同様に、金銭の授受が行われた際に発行する文書です。しかし、それぞれが果たす役割は異なります。取引先へ商品の代金支払いを求めるための請求書に対して、領収書は支払いが済んだことを証明する文書です。また、領収書は二重請求の防止や、経費計上の資料としても役立ちます。
領収書も発行義務はありませんが、取引や会計処理をスムーズに実施するためにも発行すべき文書といえるでしょう。

請求書の振込手数料はどちらが負担すべきものか


手数料をどちらが負担するかは業態・業種によって異なりますが、原則としては債務者である発注側が負担するものです。
しかし、契約の際に事前に取り決めがある場合などはその契約が優先されるなど、ケース・バイ・ケースで対応することが基本です。ここからは手数料について詳しくご紹介します。

請求書の振込手数料とは

振込手数料は、銀行などの金融機関へ代金を振り込む際に発生する手数料です。各金融機関では法人向けの手数料が設定されており、振込先の金融機関・支店、振込方法によって手数料が異なります。

手数料にかかる出費は振込1回当たりが少額であっても、年間で見ると大きな出費です。振込回数が多いほど、振込手数料が収益に与える影響が大きくなってしまいます。そのため、手数料の負担を正式に取り決めておかないと、手数料をどちらが負担するかでトラブルに発展する可能性があります。そのため、取引では事前にどちらが手数料を負担するかを契約書で明らかにしておくことが重要なのです。

法律上の取り決め

法律上は、振込手数料の負担に関して個別具体的に明文化したルールは存在していません。しかし、民法484条、民法485条「持参債務の原則」の定めによると「原則的に債務者が負担すること」とされています。持参債務の原則では「弁済は債権者の住所でしなければならない」「弁済にかかる費用は債権者負担となる」とされています。ここでの債権者の住所は振込口座に該当します。つまり、債務者は債権者の振込口座によって代金の支払いをすべきであり、弁済にかかる手数料は債権者負担となることが示されているのです。

前項で説明したとおり、事前に両者で協議したうえで債権者である受注側が手数料を負担することに問題はありません。しかし、協議による決定がない場合においては、振込手数料の負担は債務者側が負担することが原則とされています。

請求書を作成する際の注意点


請求書を発行する際には、押印や源泉所得税などの注意があります。しかし、請求書は明確なフォーマットが定められていないため、必要な情報が漏れなく記載できる体裁を整えておくことが重要です。ここからは、作成時の注意点についてご紹介します。

請求書への押印

商取引において、押印はその文書が本物であることを証明するために行います。請求書も押印するのが一般的となっていますが、法律上は押印の有無で請求書の効力が変わることはありません。そのため、請求書に押印がないことを理由に発注側が代金の支払いを拒否したり、遅延したりすることはできません。

なぜ多くの場合で押印された請求書が用いられているかというと、日本の商習慣や文化的側面によるものが大きいとされています。押印された請求書は正式に作成された文書であることを証明し、これを受け取る相手に安心感を与える効果があります。一方で押印がない請求書は、正式に作成されたものかどうか疑う余地が発生してしまいます。
また、請求書には特定のフォーマットは存在せず、誰でも簡単に不正な請求書を作成することが可能です。そのため、押印のない請求書は不正や改ざんを防止する目的から受け付けない、支払いを行わない方針の企業も存在しているのです。

近年、企業や自治体の一部では、請求書と見積書の押印を省略する取り組みが普及し始めています。しかし、請求書を発行する側から見ると支払い処理を円滑に進めてもらうためにも、押印のある請求書を発行することが無難といえるでしょう。

メールでの送付

請求書をメールに添付したり、ダウンロード先を指定したりして取引先へと送付することがあります。このとき、紙媒体の請求書と同じように押印が求められる場合があり、メールで送付した請求書には通常の印鑑に代わり電子印鑑を用いる必要があります。

メールで送付する請求書に使用する電子印鑑には主に2つの方式が用いられます。ひとつは印鑑の印影を単純に画像データに置き換えたもの、もうひとつはタイムスタンプが付与されたデータものです。
印影を画像データに置き換えた電子印鑑は簡単に作成して利用できますが、複製による無断使用が起こるリスクがあります。一方、タイムスタンプが付与された電子印鑑は識別情報がデータとして残り、電子印鑑の所有者、作成者、タイムスタンプが付与され、不正や改ざんを防止します。さらに、タイムスタンプを付与された電子印鑑については、法務局へ申請することで法的効力を持たせることが可能です。

ただし、請求書の電子印鑑は、取引先の対応状況を確認する必要があります。あらかじめ取引先の同意を得るようにしましょう。

源泉所得税の発生

源泉所得税は、特定の所得について報酬から一定の税額を事前に徴収する制度です。この制度では報酬を支払う側が所得税額を算出し、報酬額から徴収した所得税を国に納税します。このとき、取引先の利便性を考慮して請求書に源泉所得税を記載すると良いとされています。

なお、源泉所得税を徴収する義務はありますが、請求書へ記載する義務はありません。しかし、源泉所得税の計算をあらかじめ請求書に記載することで、納税手続きの手間を省略したり、記帳によって回収漏れを防いだりする役割を果たします。

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まとめ

製品やサービスを提供した対価として代金を回収するためには、記載漏れのない請求書の作成が重要です。しかし、請求業務には発行後の入金管理、消込業務までの一連の流れをスムーズに処理することが求められます。
今回ご紹介した「請求管理ロボ」は、請求業務を自動化し、手作業のミスを大幅に減少させるクラウドサービスです。請求業務のミスやトラブルを未然に防ぎ、確実な回収を目指したい企業は導入をご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
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