合計請求書とは、一定期間内の複数の請求書や入金伝票の情報を1つの書類にまとめたものです。経理業務の効率化に役立つ重要な書類ですが、2023年10月1日からインボイス制度が開始されたことに伴い、適格請求書としての要件を満たす合計請求書の作成が求められるようになりました。このニーズに応えるべく、インボイス制度に対応した合計請求書を作成できる請求管理システムが広く普及しつつあります。

この記事では合計請求書の概要と、作成によるメリット・デメリット、そしてインボイス制度への対応方法について詳しく解説していきます。

合計請求書とは

合計請求書とは、ある特定の期間内に発行された複数の請求書や入金伝票の情報を1つの書類にまとめたものです。主に表計算ソフトや請求管理システムを用いて作成され、発行時には対象となる請求書番号を自社のデータベースから抽出して記載するのが一般的な方法です。ここでは合計請求書の主な種類と、合計請求書を活用することによるメリットとデメリットを紹介します。

合計請求書の種類

合計請求書には、大きく分けて2つの種類があります。1つは請求書の「鏡（かがみ）」を付けて作成するタイプ、もう1つは請求明細書として作成するタイプです。
それぞれの具体的な記載項目や様式は、使用する請求管理システムによって異なります。

詳しくは以下で解説しています。
請求書に同封する「鏡（かがみ）」とは？
請求書と請求明細書の違いとは？記載事項と作成時の注意点をご紹介！

合計請求書のメリット

合計請求書は、請求書の件数が多い場合や支払期日が分散している場合に非常に有効です。ここでは、合計請求書を使用することによる受領側と発行側のメリット、そして業務をさらに効率化するシステム活用について紹介します。

受領側にとっての最大のメリットは、複数の請求情報が1枚にまとまることで、請求金額の合算や残高確認といった経理業務の工数を大幅に削減できる点です。特に取引件数が多い場合、合計請求書として受け取ることは、経理担当者の負担軽減とミス防止に直結します。

一方、発行側にとっては、一定期間内の支払期日と請求残高を一括管理できるメリットがあります。これにより、発行漏れや二重請求といったリスクを最小限に抑えることが可能です。

こうした複雑な合計請求業務をさらに効率化するのが、当社の「請求管理ロボ」です。

●自動合算請求：毎月発生する2枚以上の請求書を、設定ひとつで自動的に1枚に合算して発行。手作業による集計ミスをゼロにします。

●年会費・月額料金の合算：年会費などの不定期な費用も、通常の月額料金と組み合わせて請求が可能。柔軟な請求スケジュールに対応します。

●未払請求書の合算：入金が確認できていない過去の未払分を、次回の請求書に合算して送付。督促業務の属人化を防ぎ、回収率を向上させます。

請求管理ロボを導入することで、合計請求書の作成・送付にかかる工数を削減し、債権管理の精度を飛躍的に高めることができます。

合計請求書のデメリット

このように合計請求書は経理業務の効率化に大きく貢献しますが、実はデメリットも存在します。それは、合計請求書を明細の記載がない書式で作成すると、インボイス制度における適格請求書としての要件を満たすことができないということです。

インボイス制度に対応した合計請求書を発行するためには、請求明細書を記載する、または納品書を合わせて発行するなどの追加の対応が必要です。この点については後述します。

以上のように、合計請求書にはインボイス制度対応における留意点があります。事業者は自社の業務実態を踏まえ、適切な方法で合計請求書を作成・発行する必要があります。

請求管理ロボで合計請求書を発行する方法

自動合算請求を作成する方法

「請求管理ロボ」なら、親会社と子会社の請求をまとめたり、複数の請求情報を自動で合算したりすることが容易に行えます。ここでは、請求管理ロボを使って合計請求書を正確に発行するための具体的な設定手順をわかりやすく解説します。

1. 親請求先（合算先）の登録・編集

まず、請求書の宛先となる「親請求先」の情報を登録します。

手順：「請求先登録」または「請求先部署編集」画面を開きます。
設定：登録ページにある「合計請求書用の請求先部署情報を選択する。」にチェックを入れます。
ポイント：「合計請求書_請求先名」および「合計請求書_請求先部署名」に、「自請求先」「自請求先部署」を選択することで、その部署を親請求先として定義します。

2. 子請求先（合算元）の紐付け設定

次に、合算される側の「子請求先」の情報を設定します。

手順：合算したい請求先の登録画面を開きます。
設定：「合計請求書」設定項目にて、手順1で作成した「親請求先・親請求先部署」を選択します。
効果：これにより、複数の子請求先が特定の親請求先に集約される準備が整います。

3. 請求情報の登録と合算条件の確認

合計請求書として1枚にまとめるためには、請求情報内の以下の項目が一致している必要があります。

一致させるべき項目：
・請求書発行日
・請求書送付日
・決済期限（お支払期限）
・払込票有効期限（※コンビニ払込票利用時のみ）
・請求書テンプレート（「合計請求書」用のテンプレートを指定）
・請求元差出人（自社のどの部署から出すか）
・親請求先部署（どの親会社・親部署に紐付いているか）
・消込キー（※決済手段「その他」をご利用時のみ）

決済手段が異なる場合でも、その他の条件が一致していれば、親請求先に設定された決済方法に統一されて発行されます。

4. 請求書の発行処理

設定が完了したら、通常通り請求書の発行処理を行います。

発行方法：自動発行、または請求情報一覧から合計請求書として発行する請求情報にチェックをつけて発行、請求情報一覧から一括でまとめて発行します。
結果：条件を満たした複数の請求データが、親請求先の名義で1枚の合計請求書として生成されます。

合算請求書を作成する方法

年会費・月額料金を合算して合算請求書にする

1社に対して、年会費や更新料、月額料金といった複数の請求を同時に行う場合、複数の請求情報を合算して1つの請求書を作成できます。
合算条件は下記の1〜11の条件がすべて同じで、そうした請求情報が複数あった場合に適用されます。請求書発行日を迎えると、自動または手動で合算された請求書を発行することが可能です。

明細合算条件
①請求先部署
②請求書発行日
③請求書送付予定日
④決済情報(決済手段)
⑤決済期限
⑥請求方法
⑦請求書テンプレート
⑧請求元担当者
⑨請求元差出人
⑩払込票有効期限（コンビニ払込票をご利用の場合）
⑪請求書合算キー（本項目はCSV・API連携等を使用した時のみ）

未払い分を繰り越して合算請求書にする

未払い分を翌月に繰越て請求したい場合は、繰越機能を使って合算請求書を発行します。
手順は簡単で、繰越を行いたい請求書を選択し、予約をするだけ。

次回の請求書が発行されるタイミングで、繰越予約された請求書が合算されます。
発行後、繰越元請求書の消込ステータスが「繰越」になり、未消込金額が0円となります。繰越された金額は、繰越金額として残ります。

▼請求管理ロボで繰越予約をした合算請求書の例

インボイス制度における合計請求書の対応方法

2023年10月1日からスタートしたインボイス制度では、適格請求書の発行と保管が仕入税額控除の適用要件となりました。合計請求書をそのまま発行しただけでは、適格請求書としての要件を満たすことができません。つまり、合計請求書単体では仕入税額控除を受けることができないのです。

しかし、合計請求書を他の書類と組み合わせたり、適切な方法で作成したりすることで、適格請求書としての機能を持たせることが可能です。ここでは、具体的な方法を3つ紹介します。

請求明細書を添付する方法

合計請求書に、取引ごとの詳細な請求明細を添付する方法です。この場合、請求明細書には適格請求書として必要な情報（取引日、商品名、金額、税率など）を漏れなく記載するようにしてください。また、合計請求書と請求明細書は紐づけて管理し、必要に応じて速やかに提示できる状態にしておくことが重要です。

納品書と併用する方法

合計請求書と併せて、取引ごとの納品書を発行する方法です。ただし、この方法を用いるためには、発行者が適格請求書発行事業者として登録されている必要があります。また、合計請求書と納品書は紐づけて管理し、必要に応じて速やかに提示できる状態にしておきましょう。

インボイス対応の請求管理システムを利用する方法

インボイス制度に対応した請求管理システムを導入することで、適格請求書としての要件を満たす合計請求書を効率的に作成することができます。このような請求管理システムを利用することで、インボイス制度への対応をスムーズに進めることができるでしょう。

以上の方法から、自社の業務体制やニーズに合ったものを選択し、適切に実践していくことが重要です。

合計請求書のインボイス対応は「請求管理ロボ」にお任せ！

合計請求書をインボイス制度に対応させつつ、その作成業務を効率化させたいとお考えのご担当者様は、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。