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請求書管理で気を付けるポイントを解説

請求書

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皆さんの会社ではどのように請求書を管理していますか?

請求書は会社の入出金に関わる重要な書類です。請求書自体に不備がないことは勿論、その後の管理の重要さも忘れてはいけません。
今回は請求書の管理について解説していきます。

請求書の保存期間

請求書は、納品書や領収書等と同じように取引があったことの証拠となるような書類なので、証憑書類(しょうひょうしょるい)と呼ばれています。これらの書類は会社税法や所得税法、消費税法等法律により保存の期間が決められています。

請求書の保存期間は以下になります。
・法人の場合は7年間
・個人事業主の場合は5年間

なお、これらの保存期間は請求書が発行されてから数えるのではなく、以下を起点に数えます。
・法人の場合法人税の申告からの7年間 
・個人事業主の場合確定申告からの5年間

5年から7年間もの間、取引で発行される全ての請求書を保存しておくとなると、莫大な量を管理することになりますが、一体どのようにすればミスなく管理することが出来るのでしょうか。

請求書を受け取った後の流れ

請求書を受け取った後、まずはじめに「未払いの請求書」と支払い済みの他の請求書とは簡単に分けておきます。一時的な保存先を作ることで、支払い済みのものと混合することなく処理漏れを防ぐことが出来ます。

「未払いのもの」として分ける際に、
・請求されている内容が正しいか確認する ・支払い期限が近いかどうか確認する ことが重要です。

請求金額と記載内容が正しいか確認をし、誤りがあった場合は相手側に再発行を依頼する事になります。また、支払い期限が近い可能性もあるので予め確認しておくといいでしょう。期限順に並べておくことで、その後の処理の優先度が分かります。
支払い完了後の請求書には必ず「支払い済み」とわかる印をつけましょう。例えば、ペンで日付を記入する、特定のスタンプを押すなどがあります。また、金融機関からの証明書などを、該当する請求書にホッチキス等で繋げておきましょう。

支払い済み請求書の管理方法

請求書は長期間保存する必要がある中で、管理のポイントとなるのが、「必要な時に当該書類がすぐに分かる状態」であることです。請求書の管理方法では主に2つ主流のやり方があります。

・月別に管理する
メリットとしては、月単位での取引の数字が見やすい事が挙げられます。これにより、経理処理等で全体把握をしやすくなります。また、請求書の月部分しか見ない為分別もしやすいです。
デメリットとしては、特定の取引先との書類を探したい際には、多くの請求書の中から探し出す必要があります。

・取引先別に管理する
メリットとしては、特定の取引先との請求書を探しやすい事が挙げられます。その際、請求書のフォーマットが統一されており、見た目上の管理も優れています。
デメリットとしては、月単位での数字が見にくいことが挙げられます。また、分別する際に手間がかかります。取引先別に管理することは、固定の取引先が多い場合有効です。

上記のメリット・デメリットを踏まえたうえで、自分の会社が書類を探す際、何が都合がいいのかを考えて管理方法を決めましょう。

自社で発行した請求書の管理方法

自社で発行した請求書自体には保存の義務はありませんが、請求の事実として未払い金の回収なども想定できるため、控えを保存しておくことが多いです。

管理の流れとして、
➀取引先からの入金が確認できた請求書には「入金済み」とわかる印をつけ、入金済み請求書控えに分類します
➁入金が確認出来ていない請求書は特に印を付けず未入金請求書控えに分類します

未入金として分類する際に支払い期限順に並べることで、取引先への入金確認の作業が効率化出来ます。

まとめ

請求書の管理についてのポイントを紹介してきました。業務の効率化や、安全性を高めるためには、請求書の発行から管理まで全て電子化・自動化するという手段ももありますのでぜひ検討してください。

 
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