未回収債権が発生したらどうする?未回収債権の影響から対応まで一挙解説!

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企業間取引では掛け取引が一般的ですが、その性質上、未回収債権が発生するリスクが常に一定程度あります。では、未回収債権が発生したらどうすればよいのでしょうか。この記事では、未回収債権という悩ましい問題への対応について解説します。

※目次※
1.未回収債権はなぜ発生する?
2.未回収債権を発生させないためには
3.未回収債権を回収するには
4.債権回収のための法的手続き
5.債務債権管理をシステム化して未回収リスクを未然に防ごう!
6.請求まるなげロボで債務債権管理を自動化してリスクに備えよう!
7.まとめ

未回収債権はなぜ発生する?


そもそも未回収債権はなぜ発生するのでしょうか。まずは代表的な理由を整理していきましょう。

単純ミスを犯している

当事者が単純ミスをしているという場合があります。支払期限を忘れているとか、払ったつもりでいる、請求書などを紛失していて支払わなければならないことに気付いていない、といった債務者側のミスや、逆に債権者が請求書を送付したつもりになっていて実は忘れていた、などが代表的な原因です。

こうした単純ミスに起因していて支払いの意思はある場合は、穏便に連絡を取れば債務者が支払うことでおおむね解決します。

クレーム等の問題がある

サービスや物品は納品されているものの納品物に問題がある、請求額が想定と大きく異なるなど、クレームや納得できない理由があって債務者が支払わないこともあります。
この場合は納品物や請求内容に問題がないか見直しつつ、支払いについて話し合いましょう。

資金問題で支払えない

債務者の資金繰りに問題があって支払いができない場合もあります。債務者に支払いの意思があり、資金難に解消の目途があるかぎりは、相手方の希望も確認したうえで返済計画をたてて分割払いや期限の繰り延べによって何とか支払わせることもできます。

しかし、破産寸前の場合、破産によって債権回収不能に陥る場合があります。破産に至った場合には債権の回収は極めて困難になり、事実上不可能な場合も少なくありません。

初めから支払うつもりがない

クレームや資金難など何らかの問題があるわけでもないのに、支払いの意思がない一種の詐欺のような事案もありえます。計画倒産を見込んで踏み倒しを図るケースもあるので、早急に弁護士に依頼し、最終的には民事訴訟等で解決を図る必要があります。

未回収債権を発生させないためには


未回収債権がひとたび発生すると回収には大きな労力を要します。そのため、とにかく発生させないことが最善策ですが、そのためにはどのようなことができるのでしょうか。

請求管理を工夫する

債権者側で完結する対策としては、まず請求漏れをなくすことです。請求書の発行・送付、入金、支払遅延時の対応などをチェックリストやスケジュール表などを使って管理するのは取り組みやすい手法でしょう。また、請求書発行ツールや請求管理システムの導入も有効です。

資金繰り表を活用する

資金繰り表は資金繰りの管理のために作るものですが、債権や債権の中でも未回収のものがいくらあるのかを具体的に把握するためにも活用できます。
万が一未回収債権が発生した場合、それは本来手元にあるべき資金がその分だけ不足することを意味します。資金繰り表が整備されていれば、その不足資金による事業運営へのインパクトがどの程度あるのかを具体的かつ定量的に把握できるのです。
未回収債権があることで資金繰りへの影響が何ヶ月後に出るのか、出るとしても具体的定量的にかつ早期に把握できることで、影響を見極めつつ対策を取ることができます。

例えば、銀行融資やファクタリングによる資金調達を検討するにしても、必要十分な規模で無理のない対策を講じることができるようになります。売上が黒字であっても倒産する黒字倒産があるように、資金繰りは単なる経理業務ではなく経営の問題であり、債務債権管理はその一角であること認識しておくことが大切です。

未回収債権を回収するには


未回収債権が万が一発生した場合は、回収するために手を尽くさなければなりません。ここでは注意すべきポイントやテクニックを見てみましょう。

未回収債権の時効に気を付ける

債権には時効があります。時効が成立(完成)すると支払を要求することはできません。2020年4月の民法改正により、債権の時効は権利を行使することができることを知った時から5年間行使しないときに成立します。未回収債権の発生に気が付いたなら、ただちに動き始めることが肝要です。

未回収債権を回収するテクニック

債権回収には相手との関係悪化のリスクがあります。当事者間だけでなく債務者の周囲(親会社や子会社、取引先など)にも話が広がったり、今後の取引を敬遠されたりして業界内での居場所を失い、債権回収ができてもそれ以上の損失を負う場合もあり得ます。そのため、特に事情がない限り、いきなり強硬な手段は取らずに穏当な働きかけから始めましょう。

その際に役立つのが内容証明郵便です。内容証明郵便は相手に特定の内容の郵便を送付した日付を証明できる郵便です。相手の受取日、受取を拒否した場合でもその日付などが証明力のある記録に残ります。郵便物自体には法的効力はありませんが、催告書を送付することで債務者に対するプレッシャー、裁判における証拠になるなどいくつかのメリットがあります。

債権回収のための法的手続き


内容証明郵便で催告書を送っても弁済が進む気配がないのであれば、いよいよ法的手続きに進む必要があります。

民事調停

最初に検討するのは民事調停です。法的手続きとしては最も敷居が低いもので、弁護士などの専門家に依頼せずに当事者のみで手続きを進めることもできます。裁判所の指定した調停委員が当事者の意見を聴いて、話し合いで互いに合意したうえで調停調書を作成します。調停調書の通りに弁済されないのであれば、別途手続き不要で強制執行も可能です。

ただし、話し合いによる解決の手続きなので、債務者が同意しないと調停が成立しないのはデメリットです。話し合いが合意に達する見込みがなかったり当事者が出頭したりしない場合、手続きを打ち切って裁判所が解決案を出す「調停に代わる決定」という手続きがなされる場合もあります。当事者から2週間以内に異議申し立てがなければ調停と同じ効力が発生しますが、異議が申し立てられた場合には通常訴訟も含め、別の手続きに移行します。

支払督促

裁判所を介して債務者へ支払を督促する手続きで、民事調停と異なり、債権者から提出した書類の審査のみで審理なしに手続きができるのが特長です。債務者が支払督促を受け取ってから2週間以内に異議を申し立てない場合、裁判所が支払督促に仮執行宣言を付与し、これに基づいて強制執行による債権回収が可能です。

ただし、債務者から異議が申し立てられた場合、訴額に応じて簡易裁判所ないし地方裁判所における通常の民事訴訟の手続きに移行する他、相手の住所地を管轄する簡易裁判所で手続きをするため、相手の住所が分からないと利用できません。

少額訴訟

少額訴訟という手続きを利用できる場合もあります。少額訴訟とは、訴額が60万円以下の場合に限り利用できる簡易な手続きで、原則1回の審理で判決が出ます。弁護士などの専門家に依頼せず当事者自身が手続きを行う、本人訴訟とよばれるやり方も多く行われています。

ただし、控訴や反訴はできず、主張が認められても和解を勧められたり、分割支払い、支払猶予、遅延損害金免除などの判決に至ったりするなどの制約がある点には留意が必要です。

また、被告の希望によって通常訴訟への移行ができるため、通常訴訟に移行することもあります。通常訴訟への移行の可能性を考えると、少額訴訟であっても通常訴訟でも勝てるだけの充分な証拠を揃えておくことは必要でしょう。

民事訴訟

債権回収として最もオーソドックスな手段が民事訴訟です。時間がかかるイメージがありますが、1回目の期日に相手方が出頭せず、2回目の期日で判決に至ったり、和解を申し入れてきたりして早期に判決に至る場合もないわけではありません。

手続きを進めるには弁護士に依頼する必要があるので、相応のコストを要します。

強制執行

法的手続きの末に確定判決、和解調書、調停調書が出ます。これらは債務名義と呼ばれ、債務者が任意での支払いに応じない場合、裁判所に強制執行を求めることができます。

強制執行には差し押さえ対象に応じて、不動産を差し押さえる不動産執行、給与や預貯金などを差し押さえる債権執行、債務者の動産に対する動産執行があります。一般に動産は価値が低く、換金しても充分な回収を図るのは困難です。法人相手の動産執行で在庫や機械類の差し押さえに至った場合、機械類がなくなれば事業に支障があるので、それを機に弁済が進むこともあります。そのため実務上、債権執行と不動産執行が多く行われます。

しかしながら、強制執行を行っても換金性が高い財産があるとは限らず、不動産の差し押さえになった場合には強制的競売や強制的管理を経由しなければならないので、現金化までは時間は1年以上かかる場合もあります。

強制執行に踏み切る場合には弁護士に依頼し、債務者の財産の調査をしたうえで、費用対効果の高い手続きを選択するのがよいでしょう。

債務債権管理をシステム化して未回収リスクを未然に防ごう!


企業間取引で掛け取引が一般的であることを踏まえると、事業経営をする限り多数の債権と債務を有しているのが一般的と言っても過言ではないでしょう。しかし、債権と債務を属人的に処理していくには限界があるのも事実です。そこで、債務債権管理に課題を感じている場合は、システム化を検討してみるのがおすすめです。

請求管理のシステム化とは?

未回収債権を発生させないためには債権者の側でも請求管理を工夫する必要がありますが、請求管理や債権回収上の業務の全てが人間の判断を必要としているわけではありません。
入金消込など定型的でシステム処理になじみやすい部分も多くあります。そうした部分を請求管理システムで自動化する一方、空いたリソースを人間の判断が必要な取引先との交渉や未入金にあてて効率化と生産性の向上を図りましょう。

請求管理システムの選び方

請求管理システムを導入するとしても、事業者やサービスによって対応できる業務の範囲も異なりますし、カバーする業務の範囲が広いほどよりコストもかさみます。
単に請求書の作成と送付のみで事足りるのであれば、そのような安価なシステムでも十分でしょう。しかし、多数の顧客を抱えているのであれば、販売管理システムや会計システムと連携して、請求の元データの登録・入力の自動化が可能かどうかも視野に入れるべきです。

業務効率の改善が念頭にあるのであれば、インターネット接続環境さえあればどこからでも作業ができるクラウド型のシステムがおすすめです。クラウド型は同時に多人数での業務が可能であるため、社内での情報共有や担当者が作成した請求書を管理者がチェックすることなどもできます。
クラウド型のシステムは、インターネット接続環境さえあればどこからでも操作できることがメリットの反面、セキュリティ上のリスクでもあります。そこで、IDやパスワードの厳重な管理だけでなく、操作履歴が残せるかどうかもチェックすべきセキュリティ上のポイントでしょう。

請求まるなげロボで債務債権管理を自動化してリスクに備えよう!


未回収債権の問題は、企業間取引において掛け取引が一般的である限り、どこかで直面せざるを得ない問題と言えます。発生しないに越したことはないとはいえ、発生した際の備えを怠るわけにはいきません。そのためには請求管理だけでなく与信審査・与信管理から債権回収まで対応すべきことは多く、大きな重荷となっていることでしょう。

取引開始前の与信の段階でリスクを摘み取ることができれば、また万が一発生しても債権保証があればリスクへの備えとなり、健全なキャッシュフローを構築できます。そして、そのような要望に応えられるシステムとしてROBOT PAYMENTの「請求まるなげロボ」の導入をご検討ください。

請求まるなげロボでは、通常の請求業務の自動化だけでなく、与信審査や債権保証にも対応します。与信審査を弊社で行うだけでなく、与信審査を通過しかつ適格と判断された債権に関しては、貸し倒れ・入金遅延時に100%の債権を保証します。

与信審査を通過しなかった債権など自社で対応する請求に対しても、請求まるなげロボの請求書の自動発行・送付や自動入金消し込みなどの機能を活用して業務負担の軽減が可能です。

与信管理から請求管理まで請求に関する業務を文字通り丸投げできる請求まるなげロボは、御社の事業成長に大きく貢献いたします。債務債権管理にお悩みのご担当者様、ぜひお気軽にご相談ください。

まとめ

BtoBの取引で一般的な掛け取引では未回収債権が発生するリスクが常に付きまといます。未回収債権が発生すれば、債権回収そのものだけでなく、資金繰りへの影響や資金調達など、その影響や対応の負担は小さくありません。

そこで、通常の請求管理の自動化だけでなく、与信審査の外注化や債権保証も手に入る請求まるなげロボの導入をご検討ください。請求まるなげロボは煩わしい請求管理業務を自動化できるだけでなく、貸し倒れや入金遅延のリスクを低減するサービスです。債務債権管理にお悩みの担当者の方、ぜひROBOT PAYMENTの請求まるなげロボまでご相談ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
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