企業は、商品やサービスを提供した対価を支払ってもらうために毎月請求書を発行する必要があります。請求書の発行はミスが許されない業務であるうえ、取引先が多い場合は膨大な処理をしなくてはならないため、経理担当者の大きな負担となってしまうことが多い業務です。
しかし、請求業務を効率化するには、単に請求書をWeb化するだけでなく、送付後の入金確認や未払い対応までを視野に入れることが重要です。今回は、請求業務全体の流れと盲点になりやすい課題、そして根本から負担を減らす効率化のノウハウを徹底解説します。業務負担の軽減をご検討中のご担当者様は、ぜひ参考にしてみてください。

請求業務の基礎知識

請求業務とは、サービスや製品を提供したあと、取引先に対して行う請求書発行から代金回収までの一連の業務を指します。実は債権者（売り主）が債務者（取引先）に対して請求書を発行しなければいけないという、法的な義務はありません。そのため、請求書の発行は必須ではありませんが、取引があった証明として発行することが一般的です。請求方法には下記の2つの種類があります。

・締め日までの取引をまとめて請求する「締め請求」
・取引が発生するたびに請求する「都度請求」

はじめて取引する企業に対しては「都度請求」、ある程度取引して信頼関係を構築できた企業に対しては「締め請求」と使い分けている場合もあります。

請求業務のステップ

一口に請求業務と言っても、多くの仕事が含まれています。ここからは、請求業務の仕事内容とともに大まかな流れを6つのステップで紹介します。

請求金額の決定

まずは取引の内容や単価、数量などの情報を基に請求金額を算出します。請求金額の決定はもっとも重要なステップなので、正確に計算するようにしましょう。金額にミスがあると、取引先からの信用を失ってしまう恐れがあります。

先述したように請求の方法には、特定の期日までの取引を一括で請求する「締め請求」と、取引が発生するたびに請求する「都度請求」があります。どちらも商品やサービスを提供してから代金を請求する「掛け売り」になるので、取引先との関係性や信用度に合わせて請求方法を選んでいきましょう。

請求書の発行

次に、請求書を発行していきます。近年はデータ上で請求書のやりとりをする企業も増えてきていますが、まだまだ紙に印刷して送付している企業も多くあるため、自社や取引先に合った方法を選びましょう。なお、請求書に記載すべき要件は以下の通りです。

・送付元の情報
・送付先の情報
・取引内容
・請求金額
・支払期限
・振込先

請求書の発行は、自社のシステムで自動化するか、発行そのものを外に出すかで手のかけ方が変わります。

請求のパターン（定額・従量・前受金）を自社で細かく持ちたいなら請求管理ロボ、請求書を出すこと自体を手放したいなら請求まるなげロボやRP掛け払い決済、すでにサブスクペイで決済を動かしていて請求書の発行だけ足したいならサブスクペイ、という分かれ方になります。

請求書の送付

請求書が完成して管理者の承認が得られたら、取引先に送付します。従来は郵送で送付するのが主流でしたが、近年はメールやチャットツールで送ることもあります。データでの送付はタイムラグなく送れるメリットがありますが、宛先を間違えやすいため注意が必要です。郵送の場合も同様に、送り先を間違えないように注意しましょう。

なお、郵送で送る場合は、印刷と封入作業が必要になります。取引先が多いと発送の準備だけで多くの時間がかかってしまうことから、郵送の準備に工数が割かれている場合はメールやクラウドデータ共有などに切り替えるのがおすすめです。

紙の請求書が必要な取引先には、請求管理システム・債権管理システムの請求管理ロボの郵送代行を使えば、登録した請求データが自動転送され、印刷・封入・投函の作業なく郵送できます。

郵送とメールを取引先ごとに使い分けたうえで送付そのものを任せたい場合は請求代行サービスの請求まるなげロボ、決済システム側から請求書を送りたい場合はオンライン決済サービス・決済システムのサブスクペイの請求書発行機能が対象になります。

入金確認

請求書を送付したあとは、期日までに取引先から入金されたかを口座明細と照合します。取引先ごとに振込名義や金額を1件ずつ目視で確認する必要があり、請求業務の中で最も心理的・時間的負担が大きいステップです。

入金消込

「入金消込」とは、売掛金データと入金データをマッチングさせ、帳簿を消し込む作業です。同姓同名の取引先や、手数料が差し引かれた入金など、手作業ではミスが起きやすい難点のひとつです。

入金消込の具体的な手順や効率化のポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。
消込（けしこみ）とは？わかりやすく入金消込作業の流れや課題を解説！

入金確認と消込は、自社で自動化するか、消込ごと代行に渡すかで対象のサービスが変わります。

消込の判断を自社に残したまま自動化するなら請求管理ロボ、名義違いや差額入金の追いかけごと外に出すなら請求まるなげロボやRP掛け払い決済、決済の入金と請求を同じ画面で見たいならサブスクペイ、というのが基本の分かれ方です。

未払いへの対処

未入金が発覚した場合、催促メールや電話で連絡します。案内漏れが許されない一方で、精神的な負担が生じやすい業務です。

・自社の不備などを確認する
・催促メールや電話を入れる
・催促状を送付する
・督促状を送付する
・法的措置を取る

未入金への対応は、社内で催促を続けるのか、督促の連絡そのものを外に出すのかで手段が分かれます。

文面とタイミングを自社が握ったまま催促を自動化するなら請求管理ロボ、督促の連絡そのものを手放したいなら請求まるなげロボやRP掛け払い決済、という分かれ方になります。

なお、請求管理ロボが担うのは催促（リマインド）までです。すでに発生してしまった未収債権の督促・回収そのものを自動化したい場合は、メール・SMS・オートコール（IVR）で督促する債権回収ロボが対象になります。

請求業務における「3つの隠れた課題」

請求業務には、手作業やミスの先にある「本当に経理を逼迫している原因」が存在します。
ここでは、請求業務における3つの隠れた課題について紹介します。
課題①：請求書の「発行・送付」だけで手一杯になっている（手計算やExcelの限界）
課題②：月末に集中する「入金消込」の目視確認とミス（ダブルチェックの工数負担）
課題③：未入金に対する「催促・督促」の精神的・時間的負担

請求金額の計算などに時間がかかる

請求金額の計算にはいくつかの方法がありますが、手計算やExcelなどを採用している場合は、計算に多くの時間がかかってしまうことが大きな課題として挙げられます。取引先ごとに販売実績を照合して数量分の請求金額を計算するだけではなく、その後は専用のフォーマットに必要事項を入力して請求書を作成する手間がかかります。

一見シンプルで地味な作業ですが、取引先ごとに実績を確認しながら計算・入力するのは時間と根気が必要です。単純な作業が続けば集中力が切れてしまい、ヒューマンエラーを引き起こすこともあるでしょう。請求金額の計算はもっとも重要なプロセスであるため、慎重に行う必要があり、時間がかかってしまいやすい作業なのです。

ミスが発生しやすい

データを手入力したり電卓で金額を計算したりしている企業では、ミスが生じやすくなってしまう点も課題として挙げられます。どれほど気をつけていても、人間が作業をする場合はヒューマンエラーが一定の割合で発生してしまうものです。しかしながら、請求業務では少しのミスが信頼度の低下を招くため、十分に注意する必要があります。

防止策としてダブルチェックを行うことが挙げられますが、人手不足の企業では工数が増えて負担になってしまう恐れがあります。

書類の管理や保管が難しい

書類の管理や保管にかかる手間やスペースも、請求書を発行するうえで忘れてはならない課題です。取引先が多くなると、当然請求書の数が多くなってしまいますが、請求書は証憑書類に該当するため、適切な期間保管しておく必要があります。法人の場合は7年間（赤字が生じた事業年度の書類は10年間）、個人事業主（消費税免税事業者）の場合は5年間が保存義務期間です。なお、インボイス制度の登録事業者（個人）は7年間の保存が必要です。

紙媒体で請求書を発行している場合は、取引先や期間ごとにファイリングしていつでも閲覧できるように整理しておく手間が生じます。また、保管するためにはスペースが必要なうえに、ファイリングするスタッフの確保も必要です。これらの管理や保管に手間がかかる点が、紙媒体の最大の課題と言っても過言ではないでしょう。

請求業務を効率化する方法

請求業務には多くの課題がありますが、少しの工夫を取り入れることで効率化が可能です。ここからは、請求業務を効率化する方法についてみていきましょう。

業務フローを改善する

まずは、今行っている業務の一連の作業ステップを見直し、より効率的に作業を進めるためにはどうすればいいのか考えてみましょう。
「封入作業に時間がかかるならメール送付にする」「計算ミスが多いなら計算システムを導入する」など、「誰が・いつ・どのような業務を・どれくらいかけて行っているのか」が明確になれば、課題と改善策が見えてきます。

代行会社に依頼する

請求業務を代行会社に依頼することも、業務の効率化に有効です。経理専門の代行業者はもちろん、税理士や会計士といった専門家に依頼するのもおすすめです。正確に業務をこなすだけではなく、キャッシュフローについてのアドバイスがもらえれば経営の改善も期待できます。

ROBOT PAYMENTでは、請求書の作成・発行から集金、入金消込、督促までを代行する請求代行サービスの請求まるなげロボと、企業間取引の後払い決済であるRP掛け払い決済が、この「代行に依頼する」やり方にあたります。どこまでを任せられるかは後述の表で比べられます。

ペーパーレス化する

紙媒体で管理している書類をデータ化して管理することも、請求業務の効率化につながります。システム上で自動計算ができるようになるうえに、紙の請求書を印刷・封入して送付したり保管したりする必要性がなくなり、保管に要するスペースも不要となるでしょう。

請求書や必要書類をデータ化しておけば、部門間のやりとりもスムーズになります。テレワークなどの多様な働き方に対応できる点も大きなメリットです。

請求書の電子化そのものは、請求管理ロボのメール送付（自動・手動）、請求まるなげロボの郵送・メールでの送付、サブスクペイの請求書発行機能のいずれでも進められます。紙が必要な取引先だけを郵送代行に回せば、紙とデータを併用したまま封入・投函の作業をなくせます。

「一気通貫型」請求管理システムの導入（★最もおすすめ）

もっとも推奨されるのが、システムの導入です。ただし、単に「請求書をWeb発行するだけ」のツールでは、送付後の入金消込や催促の手間は残ったままになります。

中小企業が本当の効率化を実感するためには、発行から集金、消込、催促までを一連のフローで自動化できる「一気通貫型」のシステムを選ぶことが極めて重要です。

【機能比較】請求管理ツールの選び方

請求業務の流れや効率化するROBOT PAYMENTのサービス

請求業務のどこに手間がかかっているかによって、選ぶべきサービスは変わります。

決済の仕組みはすでにあり、請求書の発行と入金管理だけを足したいならサブスクペイ。請求書の発行から催促までを自社の担当者が運用しながら自動化したいなら請求管理ロボ。取引先の与信から督促・回収までを含めて任せたいなら請求まるなげロボやRP掛け払い決済が対象になります。

請求管理システム・債権管理システムの「請求管理ロボ」

請求処理	請求書の自動発行／単発請求（1回毎）／定期定額請求（繰り返しの定額）／定期従量請求（繰り返しの変動）／請求予約（未来分の一括作成）／ロゴ・印影・レイアウト・フォント変更／メール送付（自動・手動）／郵送代行／送付スケジュール設定／送付履歴・既読（DL）確認／請求周期の柔軟設定／明細単位のスケジュール管理／前受金対応・按分計上・取り崩し／繰越請求／インボイス制度対応／電子帳簿保存法対応
集金・決済管理	バンクチェック（銀行振込・バーチャル口座）サービス／クレジットカード決済サービス／口座振替サービス／コンビニ決済サービス 払込票方式（請求書払い）／継続課金・自動集金／複数口座・複数決済手段の一元管理／決済失敗時の切替・繰越設定
入金消込・入金管理	自動入金消込／AI消込学習機能／自動合算消込／入金データ自動取得／CSV取込／入金繰越（過少入金の次月合算／過剰入金の次月相殺）／入金状況のダッシュボード表示／仕訳データの自動生成／売掛金残高管理／顧客別・期間別レポート／請求履歴の一覧管理・送付履歴の一覧管理
債権管理・催促	未入金の自動特定／未入金一覧の可視化／回収状況の全社共有／自動催促メール（期限前通知＋期限後催促）／催促文面の編集・タイミング設定／複数請求書への一括催促／繰越請求・再発行のワンクリック切替
外部連携	Salesforce API連携／kintone API連携／会計ソフト連携／郵送代行サービス連携

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前述の通り、請求業務の本当の負担は「送付した後の業務」にあります。

株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」は、毎月の請求書発行・送付だけでなく、その後の集金、入金消込、未払い先への催促までをワンストップですべて自動化できる「一気通貫型」のシステムです。

・毎月の請求業務を削減： 手作業による目視確認を極限まで減らし、人的ミスを排除します。
・高い入金消込率： AI学習機能により、入金名義が異なる場合でも99%の高精度で自動マッチング。
・多彩な決済手段を一本化： 銀行振込、クレジットカード決済、口座振替、コンビニ決済をひとつの画面でまとめて管理。

「請求書を送った後の管理に追われている」「月末の消込作業を無くしたい」とお悩みの事業者様は、ぜひお気軽に請求管理ロボへご相談ください。

請求代行サービスの「請求まるなげロボ」

与信審査	取引先の与信審査（代行）／与信情報のCSV一括アップロード／与信落ち請求の同一システム管理
請求書作成・発行／請求書送付	請求情報のアップロード／請求書の作成・発行（代行）／請求書テンプレートのカスタマイズ／請求書の再発行・再送／インボイス制度対応／郵送・メールでの送付／請求サイクルの個別設定
集金・決済管理	口座振替サービス／バンクチェック（銀行振込・バーチャル口座）サービス／コンビニ決済サービス※／クレジットカード決済サービス※
入金消込・入金管理	入金消込（代行）／振込名義相違の引き当て／差額入金への対応
督促・回収	督促の代行（メール・電話）／弁護士法人による対応
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請求代行サービス「請求まるなげロボ」は売掛金100%保証※の請求代行サービスです。企業間取引における与信・請求・集金・入金消込・督促業務を代行します。
※ 当社審査において適格債権と判断され、かつ与信通過した債権に限る

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集金業務	請求書発行／集金／入金消込
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