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商品やサービスを提供したら、その代金を回収しなければ事業の維持・発展は望めません。代金の回収に必要なのが、請求書を発行して取引先に支払いを求めることです。請求書が適切な管理の下で正しく処理されて会社は初めて収益を上げることができるものであり、請求書は取引の事実を証明するものとして重要な役割を果たします。

この記事では請求管理業務の概要、請求管理業務の流れ、請求管理業務において気を付けるべきポイント、請求管理業務を効率化させる方法などについて解説します。

請求管理業務とは

ここでは請求管理業務の概要を理解するために、業務内容と請求方法の種類について解説します。

業務内容

請求管理業務の業務内容は、代表的なものとして請求書の締め切り、請求書の発行、入金の確認、会計処理、入金リストの消込などがあります。

・請求書の締め切り
前月から今月の締め日までの間の取引を集計し、請求の内容を確定させる工程

・請求書の発行
確定した請求金額を請求書に記載して相手方に送付する工程

・入金の確認
入金された金額と請求金額が相違ないかを確かめる工程

・会計処理
売掛金を減らして預金を増やす仕訳を行う工程

・入金リストの消込
入金額が確認できて会計処理が済んだものを入金リストから消去していく工程

請求方法の種類

請求方法の種類としては。都度請求と締め請求の2つがあります。
都度請求は商材を提供した都度、あるいは取引が発生した都度に取引相手に代金の請求をする方法を指します。初めて取引する相手や今後継続的に取引を行う予定がない相手などに用いるのが一般的です。

締め請求は、取引相手との間であらかじめ取り決めておいた締め日に、それまでの代金をまとめて請求する方法を指します。今後も継続的な取引が見込める相手や信用できると判断された相手などに用いる請求方法です。

請求書は都度請求の場合は取引の日付、取引内容、請求金額を記載し、締め請求の場合はそれに加えて各取引の明細と締め日までの取引の合計金額を記載します。

請求管理業務の流れ

請求管理業務は、「請求内容の確定→請求書の作成→請求書の送付」といった流れで行います。以下にそれぞれについて解説します。

請求内容を確認して確定する

請求管理業務で最初に行うのは、各顧客に合わせて契約・発注の内容、売上情報などを正確に確認し、請求内容を確定することです。前述のように都度請求であれば1回の取引ごとに確認・確定し、締め請求であれば1ヶ月単位でまとめて確認・確定します。

取引相手や取引内容によって変わるものの、納入した商品やサービスに対してどのような状況になったら請求内容を確定できるのか、基準を設定する必要があります。また、締め請求では大量の取引をまとめて処理するために請求金額を間違えやすいことから、慎重に請求額を確定するようにしましょう。

請求書の作成

請求内容が確認・確定したら次のステップは請求書の作成です。請求書に記載する項目は前述のものに加え、会社名、会社所在地、連絡先、担当者名、支払期日、振込先情報を記載します。作成する請求書の件数が多い場合は通し番号を付け、後で見返したり問い合わせがあったりした時に検索しやすくしておくといいでしょう。
なお、作成した請求書はすぐに送付に進めず、上司などの責任者に承認を取るフローを設けてミスや漏れに気付ける体制を整えておくことが大切です。

請求書の送付

作成した請求書が責任者の承認を取れたら、次のステップは請求書の送付です。送付の際、送付状はビジネスマナーとして添付した方が無難です。送付方法は、紙にプリントアウトして郵便で送るか、請求書をPDFファイル形式にして電子メールで送るかの2通りがあります。

紙で送る場合、請求書は信書に当たるため宅配便ではなく郵便で送付します。PDFファイル形式で送る場合は、電子署名がないと正式な請求書とは認めないとしている企業もあるため、作成者の会社名や氏名を証明する電子署名を付与してから送りましょう。紙・電子データのいずれの場合でも、支払期日の2～3週間前には相手に届くように送付します。

請求管理業務に付随する業務

請求管理業務に付随する業務として、与信管理、請求催促、督促行為の3つがあります。以下にそれぞれについて解説します。

与信管理

利益の最大化を追求する過程においては、未回収リスクを含みつつも、信用に基づいた掛け取引で売掛債権を増やしていくことが避けられません。このようなリスクを肯定しつつ損害の発生を避けようとするが与信管理です。

与信管理では、取引を行おうとしている会社と本当に取引をしても大丈夫なのか、またその会社との取引上限額はどこまで増やしても大丈夫かといったことを、取引先ごとに定期的にチェックします。具体的には取引先の経営状態に関する情報を分析し、契約を交わしても代金の支払いをする能力があるかを見極め、継続的な情報収集によって取引限度額の見直しを定期的に行います。

請求催促

代金の支払期日を過ぎても入金を確認することができないような事態はないに越したことはありませんが、取引先が増えて請求書の発行件数も増えてくると、リスクとして一定数発生してしまうものです。入金が遅れている場合はまず取引先相手に連絡を取り、事実確認を行って入金遅延の理由を尋ねます。

ただし、納入した商材にクレームがあって入金していない、あるいは入金されているにもかかわらず入金消込を見落としていたなど、トラブルやミスが起きていないかは問い合わせする前に確認しておきましょう。相手側の都合で入金が遅れている場合は、請求書の再送付や、電話やメールによる催促などの何らかの形で請求催促を行います。

督促行為

再三にわたって請求を催促したにもかかわらず、相手がどうしても代金支払いに応じてくれない場合は督促行為に移ることになります。督促とは、強制的に代金の支払いを要求するものです。
督促では、明確に期日を設けて、それまでに代金が支払われなかった場合は法的措置を取ることを相手に文書などで明示します。督促は税金関係でも使われる言葉で、延滞した場合は資産の差し押さえなどの措置が取られますが、企業間の取引上のことでもそれに準じた措置を取ります。

請求管理業務において気を付けるべきポイント

請求管理業務においては、記載内容に間違いがないようにすることや、発行・送付漏れがないかをチェックすることが気を付けるべき初歩的なポイントです。以下にそれぞれについて解説します。

記載内容に間違いがないか

記載内容に誤記があると、自社の管理体制に不備があるのではないかと不安を抱かせる元になりかねません。請求書を作成する前によく確認し、細心の注意を払って間違いのないようにしましょう。

また、請求書の記載内容には特に明確なルールがありませんが、タイトル、発行者、請求先、取引内容、請求金額、発行年月日、振込先、支払期日の8項目は必ず記載すべき内容です。これらの項目を漏れなく正確に記載しておけば取引の事実を証明するものになるうえに、トラブルを未然に防ぐことにも役立ちます。

発行・送付漏れがないか

入金が遅れる原因の1つに、取引先の担当者の手元に請求書が届かなかったなどのケースが考えられます。取引先が移転して所在地が変わったり、担当者が変わったりしているにもかかわらず、新しい送付先の情報が共有されていない場合に送付漏れは起こりがちです。
移転情報や変更情報は社内で速やかに共有し、請求書の新しい送付先としてすぐに反映できるようにしておきましょう。

請求管理業務を効率化させるには

請求管理業務を効率化させるには、ERPを活用する、アウトソーシング・サービスを活用するなどの方法があります。以下にそれぞれについて解説します。

ERPの活用

ERPとはEnterprise Resource Planningの略語で、日本語に訳すと統合基幹業務システムです。ERPパッケージやERPシステムと呼ばれることもあります。ERPの特徴は、企業における業務の根幹をなす会計、人事、生産、物流、販売の各部門に散在している情報を一元管理できることです。例えば、営業部門で契約を取り付けた情報を経理部門とシームレスに共有して、請求管理業務を一括で部門を超えて処理することが可能になります。

データが統合されることにより、無駄のない部門間の情報連携や期末の会計処理の簡便化といったメリットがあります。

アウトソーシング・サービスの活用

近年の傾向として、中小企業やベンチャー企業を中心に総務や経理などの煩雑な業務をアウトソーシング・サービスに委託する動きが増えています。この背景には、付加価値の低いルーティンワークから社員を解放して社内業務の効率向上を図り、よりコアな業務にリソースを集中させようとする意図があります。

請求管理業務は、請求書の作成、印刷、封入、郵送から始まりますが、取引企業が増えればその分多くの工数がかかるため、これらの作業をアウトソーシングするだけでもかなりの業務効率向上が期待できるでしょう。さらに、未回収金の督促や入金消込、売掛金の保証までアウトソーシングできれば経理担当者の負担を大幅に軽減できます。

請求管理業務は請求管理システムの活用がおすすめ！

請求管理業務を効率化するなら請求管理システムを活用するのがおすすめです。以下に請求管理システムの概要、活用する際の注意点、選び方について解説します。

請求管理システムとは

請求管理システムとは、請求書や見積書の作成・印刷・送付といったアナログな経理業務を自動化・効率化するためのシステムです。請求管理システムを活用すれば、最初は取引先情報などのデータを入力する必要があるものの、それ以降の作業は自動化され業務負荷の低減、精査・承認プロセスの合理化が図れます。

また、請求管理に関するデータを可視化して共有することは、属人化を防いでタイムリーな請求処理の実現につながります。他にも、請求書の電子発行ができるため、ペーパーレス化を推進し、結果としてバックオフィスのテレワークを進めることが可能です。

請求管理システムの選び方

自社に合った請求管理システムを選ぶには、対応する業務範囲、他のシステムとの連携、サポート体制などに着目する必要があります。対応する業務範囲に関しては、請求書の作成から発送までに限って効率化したいならば、基本機能が充実したものを選ぶといいでしょう。入金管理、入金消込、支払い督促までの全体的な効率化を望むなら、広範囲な業務をカバーするものを選ぶ必要があります。

他のシステムとの連携に関しては、既存の販売管理システムなどと連携できるのか、連携はCSVファイルを介して行うのか、APIで直接連携するのかをチェックする必要があります。
サポート体制に関しては、現場にシステムが馴染むまで時間がかかることから、丁寧に運用サポートを行ってくれるシステムを選ぶのがおすすめです。

請求管理ロボの導入で請求業務の手間をなくそう！

請求業務を行う経理部門の担当者にとっては、特に請求が集中する月末や月初は負荷が高くなりやすく、残業が恒常的に発生していることが珍しくありません。そんな悩みをお持ちの方がおられましたら、ぜひROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」にお任せください。請求管理ロボは、請求書発行・送付、集金、消込、催促に至るまでの請求管理業務をワンストップで統合・自動化するクラウドサービスです。請求業務にまつわる煩雑な業務を解消し、毎月の請求業務を最大で80%削減いたします。

請求書の発行は、事前に登録したスケジュールに沿って毎月自動で行われます。請求タイプも単発、定期定額、定期従量に対応しているため、あらゆるビジネスに対応可能です。また、郵送の場合も印刷・封入・投函まで自動化いたしますので、紙を扱う工程を一切省くことができます。
さらに、請求金額と入金金額の突き合わせによる自動消込はもちろん、支払いの自動リマインド、入金の催促自動化で確実な代金回収を促進します。

請求管理ロボは、請求業務にまつわる手間を省いて経理部門の効率化を達成します。

まとめ

商品やサービスを提供し、対価として代金を確実に回収するためには、適切な管理の下で請求書を発行し、その後の入金管理や消込業務までを漏れなく、そして遅滞なく行うことが大切です。
請求管理業務を効率化するには、ERP、アウトソーシング・サービス、請求管理システムの活用が考えられます。確実な代金回収を目指しているならぜひ「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。請求管理ロボは請求業務を自動化し、経理担当の方が高い付加価値のある業務に集中できる環境を提供します。