電子インボイスとは？紙請求書から移行するメリットと注意点を解説
電子インボイスとは適格請求書（インボイス）を電子データ化したものです。
2023年10月から開始されるインボイス制度に向けて、国により導入を推進する取り組みが進んでいます。請求書を紙で管理する場合と比較して、電子インボイスは保存スペースの削減や業務効率向上等のメリットが見込める管理方法です。
この記事では、電子インボイスへの対応を検討中の方に向け、電子インボイスの概要や新規導入するメリットを解説、また電子文書の国際規格「Peppol」に関する情報も紹介します。
インボイス制度と電子インボイス
インボイス制度は「適格請求書保存方式」ともよばれ、売り手から買い手へ請求書を発行することで仕入税額控除を適用するための仕組みです。ここではインボイス制度の概要、電子インボイス導入が推進されている時代背景について解説します。
インボイス制度の概要
商品やサービスの取引に伴って発行する請求書の様式、保存方法に関するルールのことをインボイス制度といいます。取引における買い手が消費税の仕入税額控除を適用するには、売り手が発行した適格請求書の控えを売り手・買い手の双方が7年間保存しておくことが条件です。
また、適格請求書を発行するにはインボイス発行事業者になるための登録申請を行い、税務署長による認定を受けることが条件となっています。インボイス制度が開始される2023年10月1日から対応を開始したい場合、2023年9月30日までに登録申請書の提出が必要です。
免税事業者からインボイス発行事業者に直接移行した場合は売上税額が一定期間にわたって通常の2割になる「2割特例」、免税事業者からの仕入税額を一部控除できる経過措置など、事業者の負担軽減を目的とする施策が複数実施されていることも特徴になっています。
電子インボイスとは
電子インボイスとは適格請求書を電子データ化したもので、具体的には電子記録媒体や電子メール、EDI取引やインターネット取引などによって交付される適格請求書のことです。インボイス制度の開始後に仕入税額控除を受けるには、電子帳簿保存法にそった電子インボイスの保存が必要となるでしょう。
具体的にはタイムスタンプの付与または編集履歴が記録できるシステムの使用、インボイス保存に用いる電子機器類およびプログラム等の操作説明書備え付け、ディスプレイや書面へ出力できる状態の維持、検索機能の確保からいずれか1種類以上の措置を講じることが新消費税法で規定されています。
2023年12月末までは電子インボイスを紙に出力して保存することが認められていますが、2024年1月からは電子インボイスとして保存することが義務付けられます。対応予定がある場合は2023年12月末までにシステムの選定、業務フロー見直し等を進めておく必要があるでしょう。
電子インボイス導入の背景
電子インボイスは、業務効率化やセキュリティ向上などを目的として導入されたものです。2019年に実施された消費増税、軽減税率への対応によって経理処理が複雑化したことを受けて、経理処理を電子インボイスに一本化することで業務効率化、正確性向上などを図る方針がデジタル庁によって発表されたという背景があります。
日本における電子インボイスとして、国際規格「Peppol（ペポル）」に準拠したフォーマットを作成することがデジタル庁・デジタルインボイス推進協会によって2020年に発表されました。2022年10月28日には「Peppol」に準拠した日本仕様の規格「JP PINT」のバージョン1.0が発表されており、海外企業との取引にも活用できるフォーマットとして活用されることが見込まれています。
国際規格「Peppol」について知ろう
電子文書の国際規格である「Peppol」はベルギーの非営利組織によって作成、管理されており、電子インボイスの普及を目的として世界各国の企業で利用されています。ここでは「Peppol」の概要、国単位での対応状況について説明します。
Peppol（ペポル）とは
国際的な非営利組織であるOPEN PEPPOLによって管理されている「Peppol」は、請求書や発注書などを電子化してネットワーク上でやり取りするときの「文書の仕様」「ネットワーク」「運用ルール」について定められた国際規格です。
「Peppol」を導入した事業者はPeppol認定サービスプロバイダーによって提供されるアクセスポイントを経由してPeppolネットワークに接続し、電子文書のやり取りを行えるようになります。Peppolに準拠して作成された電子インボイスはデジタルインボイスと言う場合があり、同じフォーマットを利用している国内企業や海外企業との連携をスムーズに行いやすくなる効果があります。
日本では2021年9月にデジタル庁がOPEN PEPPOLの正式メンバーとして加入し、8社が日本における認定サービスプロバイダーとしてOPEN PEPPOLのウェブサイトに掲載されています。
各国のPeppol規格への対応状況
EU諸国やオーストラリアなど、「Peppol」は世界30カ国以上で導入されている国際規格です。Peppol認定サービスプロバイダーはノルウェーやイタリア、ベルギーといったヨーロッパ圏に比較的多数存在しており、シンガポールや日本、アメリカ合衆国やオーストラリア等世界各国に存在しています。
なお、国内企業をサービスプロバイダーとして認定する管理局（PA）は公的機関であることが一般的です。一例として、日本ではデジタル庁、オーストラリアではTaxation Office（国税庁）が管理局になっています。
電子インボイスのメリット
請求書業務を電子化することは発行事業者にとって業務効率向上、情報セキュリティの強化など複数のメリットがあります。ここでは電子インボイス対応によるメリットを具体的に紹介します。
経理処理が効率化できる
電子インボイス作成に対応したシステムを導入することで、書類取り込みや仕入税額控除のオートメーション化を図れます。複数税率や仕入税額控除への対応をオートメーション化することで経理処理にかかる手間を削減する効果も見込めるでしょう。
電子インボイスの自動取り込みや計算等を実施できるシステムを導入することによっての業務効率化、余剰コスト削減等を図れる点が電子インボイス導入によるメリットのひとつです。
ヒューマンエラー対策になる
電子インボイスを作成する際に書類の自動取り込みやフォーマット適用等に対応したシステムを使用することで、書類仕分けや入力に関するヒューマンエラーが発生するリスクを予防できるようになります。
請求書を紙で保管、入力する場合は紛失や入力ミスが生じることが考えられますが、電子インボイスはネットワーク上で書類データを管理できるので紛失、入力ミス等のリスクを減らすことが可能です。
また、取引先ごとに書類のフォーマットを使い分けたり、仕入税額控除の有無を個別に設定したりできるシステムが近年では増加しており、電子インボイスを導入することで、入力ミスによる手戻りやトラブル対応等を未然に防止する効果も見込めます。
真実性を担保できる
データ改ざんを防ぐための措置として、電子インボイスには電子署名やタイムスタンプを付与する等の対応を行うことが、電子帳簿保存法で義務付けられています。データの真実性を確保する手段として総務省は日本国内における「eシール」の導入を検討しており、具体的な定義や運用基準に関する指針を公表しています。
「eシール」は、EU諸国で取り入れられている発行元証明の一種で、法人印の電子版に相当するものです。税務書類のデータに添付して送付することで発行元証明を行える機能があり、税務書類を郵送する手法と比較して請求書業務の時間短縮、コスト削減を図れる等のメリットがあります。
海外取引にも適用可能
「Peppol」に準拠した規格で電子インボイスを作成することで、国内企業向けと同様のフォーマットを用いて海外企業とも取引が行えるようになります。
「Peppol」の導入国、企業は今後増加していくと予想されていることから、海外進出を検討している場合は「Peppol」に準拠した電子インボイスを作成することで国内企業の海外進出、経済的成長を後押しする効果が見込めるでしょう。
多様化する働き方に対応できる
電子インボイスはクラウドサービスやPeppolネットワークなどを経由してやり取りできるので、インターネット環境が整っていればオフィスの外から請求書の確認・作成等を行えます。請求書を紙でやり取りする場合はオフィスに出勤して書類の確認・スキャン等を行う手間が、経理担当者の働き方を狭める原因となっているケースも多いでしょう。
請求書類を電子インボイスに一本化することで、テレワークやフレックスタイム制など多様な働き方に対応した業務体制を構築しやすくなります。
電子インボイスを利用するうえでの3つの注意点
電子インボイス対応は業務効率向上や情報セキュリティ強化など複数のメリットがある施策ですが、紙請求書から移行する際には業務フロー見直し、対応システムの選定などにかかるコストを考慮する必要があります。ここでは電子インボイス対応にあたっての注意点を、3項目に分けて紹介します。
証憑データ保存のルール策定が必要
仕入税額控除の適用を受けるには、発行事業者と受領者の双方が電子帳簿保存法で定められた要件に従って証憑データの保存対応が必要です。
インボイス発行事業者が証憑データを保存する際にはシステム仕様書、事務処理マニュアル等を備えつけることが義務付けられています。そのため電子インボイスに対応する際には、自社内でルールを策定し、滞りなく対応を進めることができるようにしましょう。
電子化に対応できない取引先もある
電子インボイスへの対応は、事業運営の必須要件ではありません。取引先によっては紙請求書による取引を継続することが考えられます。インボイス制度の開始後も紙請求書に対応する場合に経理処理にかかる手間の増加、仕入税額控除を適用できないことによる支出増加等に注意することが重要です。
なお、インボイス制度開始に伴う経過措置として、2029年10月末までは免税事業者や消費者等から実施した仕入に関して仕入税額相当額の一部を控除できるようになっています。取引先が引き続き紙請求書を取り扱う場合、自社の状況に応じて電子インボイスへの対応や取引先見直し等を検討するようにしましょう。
導入コストが嵩む可能性もある
電子インボイスに対応したシステムの選定、業務フロー見直しなどを行う際には導入コストが発生します。紙請求書から切り替える場合は既存の請求書を電子化したり、電子インボイスのフォーマットを作成したりするといった業務が必要です。そのため企業によっては請求書のフォーマットが異なる場合があり、継続的な取引が困難になることも考えられます。
複数のシステムを使い分ける場合は導入費用や人件費などのコストが嵩むリスクもあり、電子インボイス対応によるコスト削減、業務効率化といったメリットを充分に得られなくなる場合がありますので注意が必要です。
電子インボイス対応のシステムを選定する際には請求書発行や送付、集金といった経理業務を自動化できるシステムを選ぶことでコスト削減や業務効率化を図りやすくなります。
電子インボイス対応なら「請求管理ロボ」にお任せ
電子インボイス対応に伴って経理業務の効率化を図る際には、ネットワーク上でインボイスを作成、送受信できるクラウドサービスの導入をおすすめします。
ROBOTPAYMENTの「請求管理ロボ」は請求書発行から集金、消込までを一元管理し、経理業務の自動化を行えるクラウドサービスです。電子インボイスの発行、保存を行えるクラウドサービスとして定期的なアップデートを実施しており、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応した請求管理を実施できる機能を備えています。
クレジットカード決済や口座振替等の決済手段に対応していることも請求管理ロボの特徴で、取引先ごとに決済手段を登録できる機能も備えています。
取引先の都合に応じた決済手段変更や繰越請求等の対応もクラウド環境で行えるので、集金業務を効率化するシステムとして活用できます。電子インボイス対応を検討する際には、ぜひROBOTPAYMENTの「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。
まとめ
電子インボイスは適格請求書を電子化したもので、紙請求書と比較して保管スペースの削減やコスト節約等を図りやすいメリットがあります。
新規移行の際には請求書のフォーマット作成、取引先との連絡調整等が必要になる場合があるので、自社がインボイス対応を開始するタイミングに応じて準備を進めておくことが重要になります。
電子インボイス対応を行う事業者の方は、経理業務の自動化に対応したシステム「請求管理ロボ」の導入をぜひご検討ください。
