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売掛金による掛取引って?基礎知識から回収の流れまでを解説!

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売掛金による掛取引は、企業間において一般的な取引方法です。しかし、適切な管理ができずに売掛金の回収が滞ってしまうと、企業の経営悪化に繋がります。ここでは、売掛金や掛取引とは何かといった基礎的な内容から、売掛金を回収できなかった場合の流れを解説します。取引先との状況をしっかりと把握し、売掛金の回収を確実なものにしていきましょう。

※目次
1.売掛金の基礎知識
2.売掛金の回収が遅れたらすべきこと
3.売掛金を回収する方法
4.売掛金を回収するためのポイント
5.売掛金回収の効率化に「請求管理ロボ」導入を検討してみませんか?
6.まとめ

売掛金の基礎知識

売掛金とは、商品の販売や企業間の取引で発生した代金を受け取る権利のことを指します。ビジネスでは、基本的に直接その場で現金をやりとりする取引は行いません。また、取引回数が多くなれば、その都度現金でのやりとりを行うよりも決められた一定期間のなかでまとめて決済を行った方が効率的です。

そこで、企業間の取引では一定期間の額をまとめて受け取ったり、支払ったりする「掛」の取引を採用しています。このようにその場で現金のやりとりをするのではなく、代金を決められた期日までに改めて支払う取引のことを掛取引といいます。なお、掛取引は企業間の信用がなければ成り立たないために「信用取引」と呼ばれることもあります。

掛取引を行う際、製品やサービスを販売する立場で販売代金を「後払い」にした場合は売上債権が生じます。この売上債権のことを、会計を行うにあたって「売掛金」と呼んでいるのです。

掛取引を始めるには、まず企業調査を行い、ここで取引の可否やどの程度の金額の取引までを行うかという上限を判断します。この段階で取引先の企業の情報把握から、どの程度の支払い能力が見込めるのかといったところまで調査を行います。

企業調査を行うほかにも、まずは現金取引によって支払い能力を判断し掛取引に移る方法や、少額の掛取引から始めてリスクを軽減させるという方法もあります。

売掛金の回収が遅れたらすべきこと

企業調査をしたうえで掛取引を行ったとしても、取引先の業績悪化などで売掛金の回収が遅延してしまう可能性もあります。万が一支払いが遅れていることに気がついたら、すぐに行動できるように準備しておきましょう。

事実確認を行う

支払いが遅れていることが判明したら、まずは請求書に問題があった、そもそも請求がきちんと行われていなかったなどの自社側のミスがないかを確認しましょう。

自社に落ち度がない場合はすぐに取引先に確認をとります。会計上のヒューマンエラーであることも考えられますので、真っ先に催促するのではなくまずは状況の確認を行った方が良いでしょう。

契約内容を確認する

未回収の売掛金について、売買契約書や発注書、納品書などの契約書の有無や内容の確認を行いましょう。取引内容の額面が記載された売買契約書や発注書は、相手先が取引の代金に合意していたことを示すために、法的に売掛金回収を行う場合に役立ちます。

一方で、発注書や見積書など額面の記載がない書類しか手元にないという場合は、額面の記載がある書類を別途用意する必要があります。

また、1つの売掛金の支払いが遅れた場合、まだ支払い期限の迫っていない売掛金に対しても支払い義務を生じさせる「期限の利益喪失条項」を盛り込んだ契約であったか、取引にあたって商品の所有権がどのタイミングで自社から取引先に移るのかといったことも確認しておきましょう。

売掛金の時効を確認する

売掛金の支払いをするにあたり、相手先から支払いを先延ばしにして欲しいという申し出を受けるケースがあるかもしれません。このときに注意したいのが、売掛金には時効が存在するということです。商品やサービスを提供し、掛取引をしていたとしても一定期間を過ぎてしまうと売掛金が事実上消滅してしまうのです。

2020年4月1日より民法が改正され、売掛金の時効は一律で5年間に統一されるようになりました。また、それ以前に発生した売掛金の時効は以下のように分けられます。

・1年間 宿泊費、運送費、飲食代など
・2年間 教材費、商品売買の代金など
・3年間 診療費、機材修理代、建築設計費など
・5年間 上記を除いたもの

時効が迫っている場合は、後述する手続きで時効を中断できます。

回収できない場合のリスクを把握する

取引先から売掛金の回収が遅れたり、回収に際しトラブルが発生したりすると、企業の規模や経営資源が潤沢でない場合は経営悪化に繋がり、最悪の場合は連鎖して倒産してしまうという危機に陥りかねません。

売掛金の未回収は日常的に起こるものではないので、いざというときに的確な判断を行うことは難しいでしょう。しかし、売掛金の回収は時間が経てば経つほど取り戻すことが困難になりますから、トラブルが発生した場合のフローをあらかじめ準備しておくことが大切です。

また、自社債権がどの程度溜まっているのかということを把握しておくことも重要です。売掛金回収が間に合わなかったばかりに資金が手に入らず、自社が借金を抱えてしまっては元も子もありません。そのような事態を防ぐためにも、「売上債権回転率」を計算してみましょう。売上債権回転率は以下の式で弾き出すことができます。

売上高÷(売掛金+受取手形)=売上債権回転率

これは、年間の売上高と期末の売上債権の比率を計算しています。回転率が高いほど売上が発生してから売上債権回収までの期間が短く、回転効率が良い状態と言えます。

出荷を停止する

新たな売掛金を発生させないために、商品や製品の出荷を停止させることも重要です。支払いを確定させるまでは納品を中断させて、未回収の売掛金を拡大させないように心がけましょう。

 


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売掛金を回収する方法

いよいよ実際に売掛金を回収するというタイミングになったとき、何から手をつけたら良いのでしょうか。ここからは売掛金の請求歩法から法的手段による方法までを一挙に解説します。

内容証明郵便の送付

もしも取引先が支払いに対して協力的でない場合は、売掛債権の時効が消滅しないようにするために支払い請求を行いましょう。これには「内容証明郵便」を用いることが一般的です。

内容証明郵便とは、どのような内容の文書を誰から誰に宛てて送付し、いつ届いたのかを証明することができる書類で、証明は日本郵便が行ってくれます。内容証明郵便を利用して支払い請求を行えば、法的拘束力はないものの非協力的な姿勢に圧力をかけることができ、支払いをスムーズに促すことができます。

しかし、内容証明郵便はすべての郵便局が取り扱っているわけではないので、請求の際は事前に取り扱いの有無について確認をとっておきましょう。

直接交渉

支払う意思はあるものの、なんらかの理由で期日までに支払うことができないというケースもあります。その場合は、いつまでなら支払えるのかという協議を行うことを約束しましょう。

協議の合意がなされた場合、売掛金の時効に1年間の猶予が生まれます。合意が済んだら交渉に移りましょう。ただし、すでに破産しているなどの理由で資金を調達することが難しい場合もあります。その場合は、分割または一部代金の支払いが可能かどうかの交渉を行いましょう。

債権による相殺

相殺とは、自社側と取引先が同じ種類の債権を持っている場合、相殺の意思表示を行うことで自社側の債権と取引先の債権を消滅できる方法です。相殺は相手の同意が不要なので、条件さえ揃えば自社側の意思で行うことが可能です。

また、相殺は相手方が破産してしまった場合や、民事再生等の手続き下にある場合にも利用することができます。取引先が破産してしまったケースは債権の回収は難しくなりますが、残っている財産を担保として置換することで、損害を少なくすることができるのです。

販売した商品の引き揚げ

自社が取引先に商品を納品した後に取引先から代金の支払いがなかった場合は、販売した商品を返却してもらうことでその取引をなかったことにでき、これを「引き揚げ」と呼びます。商品の引き揚げにあたっては、引き揚げるための法的な書類などの根拠が必要になること、取引先の許可を事前に得ることという2点が重要になります。

未払いの状態だからといって、ただちに商品の引き揚げが許されているわけではありません。正式な手順を踏む必要がある点に注意しましょう。

債権譲渡

取引先が支払える現金を持っていなかった場合、第三者に債権があれば、第三者の持っている債権を受け取る「債権譲渡」で売掛金を回収できます。

ただし、契約の段階で債権譲渡を禁止としている場合もあります。その場合は第三者の債権に対して、取引先に自社を委任して第三者の債権を代わって取り立てるという「代理受領」という方法が採用できます。この場合、取引先に代理受領をした金額を返還する義務が発生しますが、取引先に対する売掛債務と相殺することで売掛金を回収できます。

法的手段による回収

法的手段を講じるとなると、一般的な企業では自社だけで手続きを遂行することが難しいかもしれません。ここからの手続きは弁護士を立てることが一般的であり、そのことによるコストや手続き完了までの期間が延長されることも考慮しなければなりません。いずれの場合でも、より確実に売掛金を回収できることを最優先に考え、行動に移すことが重要です。

・仮差押え
法的手段による回収では、まずは相手先の財産の「仮差押え」を行います。仮差押えは、訴訟を起こして判決が出るまでの間、相手先の財産を凍結させることで財産を隠して所持したり、売ったりすることを防ぐ手続きのことです。このときに対象となる財産としては、銀行預金・不動産・生命保険・機械設備などが挙げられます。

・訴訟
回収すべき売掛金が60万円未満の場合は、「少額訴訟」を起こすことができます。少額訴訟は通常訴訟に比べて審理が一度で済むため、売掛金額が少額かつ手続きに時間をかけたくないという場合に役立ちます。また、少額訴訟は弁護士を立てず自社のみで行うことも可能ですが、顧問弁護士などがいない場合は、裁判を有利に進行させるためにも弁護士の力を借りた方が良いでしょう。

売掛金が60万円を超える場合は通常訴訟となり、140万円未満の場合は簡易裁判所、140万円を超える場合は地方裁判所で行います。通常訴訟は長期間を要することが多く、最低でも4ヶ月~半年はかかることを覚悟しておきましょう。この期間中に資産が失われてしまうことを防ぐためにも、仮差押えを行うことが重要になります。

売掛金を回収するためのポイント

売掛金の処理を行うときに、一番に大切なのは取引先に「遅延させない」ことです。スムーズに売掛金を回収させるために必要なポイントを以下にまとめましたので項目ごとに見ていきましょう。

取引先の状況を把握する

取引先の経営状況や信用度は、常に把握しておくことが重要です。掛取引を始める際に企業調査を行うことは前述しましたが、企業の経営状況は日々刻々と変化しています。取引の開始当初は何も問題がない場合でも、取引を重ねるうちに徐々に支払いに遅れが生じているなどの不安要素が出てきていないか、適宜チェックするようにしましょう。

与信枠を設定する

取引先が掛金をしっかりと支払いをしてくれる企業なのか判断するための調査など、売掛金を回収できないリスクを管理することを「与信管理」といいます。

取引可否の判断はもちろん重要ですが、取引可能という結果に至った場合でも取引先ごとに限度額の条件を設定しましょう。与信枠は自社の収益とのバランスを見て決定する必要があります。取引相手に対し必要額かつ安全な範囲内に設定することで、過度な債権を追わずにリスクを軽減させることができます。

契約書を整備する

取引の際には、額面を記載している売買契約書や注文書、注文請書を日ごろから作成しておくようにしましょう。

特に取引を行う関係が長く、商品内容の変更がない場合は書類の作成が省略されてしまいがちですが、取引の都度作成しておくことでいざというときに売掛金回収を滞りなく行うための物的証拠になります。

売掛金回収の効率化に「請求管理ロボ」導入を検討してみませんか?

売掛金を効率よく回収するために重要なのが「請求」です。訴訟や差押えなど法的手段を講じる段階になってしまうと、手続きも長期化してしまい回収に余計時間がかかってしまいます。その段階に踏み込む前に、支払いの期日を過ぎた企業にはスピーディーかつ確実に催促を行って貸し倒れを防ぎたいものです。

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このように入金催促のシステム化を行うことにより、売掛金回収へのアクションを素早くこなすことが可能です。キャッシュフローの改善を図れるだけでなく、企業の信頼性向上も「請求管理ロボ」がサポートいたします。

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まとめ

売掛金の回収はいかに早く支払いの遅延に気づいて、回収に向けた行動をスタートさせるかが重要になってきます。取引で自社製品が売れたとしても、売上分を回収できなければ意味がありませんし、回収コストがかかれば企業として損失も生まれます。

代金回収を確実なものにするためにも、請求管理ロボの導入をご検討ください。

 

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