経理上の会計処理で「相殺」を行う場合がありますが、その際、相殺処理の仕方について迷うこともあるかと思います。
そこで、この記事では相殺の処理方法や相殺請求書の書き方や相殺処理などについて解説し、併せてスムーズな請求書発行に役立つツールをご紹介します。

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相殺とは

相殺とは、自社と取引先との間でお互いに請求する債権（売掛金）・債務（買掛金）を抱えている場合に、同じ金額分を帳消しにして、実際の支払いを減額したり支払い自体を消滅させることです。「相殺処理」「相殺精算」「相殺取引」という言い方もされます。

企業間で継続的に取引を行う場合、基本的には後払いの掛取引を行うため、支払期日までに両者間に売掛金・買掛金が発生していることがあります。こうしたケースにおいて、対当額を消し合う相殺処理ができるわけです。

相殺処理は双方が合意してから行う

基本的には、一定の条件を満たして両者間で合意ができていれば、相殺処理をすることができます。
一方、事前の確認なく片方だけが相殺処理をしてしまうと、相手に金銭的負担を与えてしまい、信頼関係の崩壊につながる可能性があります。
必ずお互いで意思確認を行い、債権・債務の帳消しや減額に同意を得たうえで相殺処理を行うようにします。

請求書の相殺処理の仕方・仕訳方法

たとえば、A社がB社から20万円の商品を購入し、B社がA社から20万円のサービス提供を受けたとしましょう。このとき、双方ともに20万円の債権（債務）があるため、相殺処理をすれば双方の債権（債務）がなくなり、現金のやり取りをすることなく取引が完結します。

また、A社がB社から20万円の商品を購入し、B社がA社から15万円のサービス提供を受けた場合では、同額分の15万円分のみが打ち消され、B社の買掛金はなくなります。そして、A社は残りの5万円をB社に支払う必要があります。A社が翌月に差額の5万円を支払った場合、B社の仕訳は以下のようになります。

経理の手間を減らせる便利な方法ですが、取引が不透明になりやすい側面もあります。そのため、プロセスが客観的に分かるようにしておかなければなりません。

過入金も相殺処理で対応可能

過入金とは、納品後、手違いで本来の売掛金より多く入金されてしまうことです。
過入金が起きた場合は、信頼関係を壊さないよう、取引先へ連絡し、どのように対処するのか相談します。過入金の対処法としては、「返金」か「次月以降の支払いに持ち越す（相殺）」2つが一般的です。

この相談の結果、双方が相殺処理で合意した場合には、差額を次月の売掛金と相殺することができます。
例えば、自社から5万円分の請求書を発行したのに、取引先から7万円が入金された場合、2万円分の過入金が生じます。
この際、もし次月にも自社から同じ取引先に10万円分の請求が発生するとしたら、取引先に対して前月の過入金2万円分を差し引いた8万円の請求を行えば、相殺で処理できることとなります。

なお、当社の「請求管理ロボ」では、同じ取引先に対して「請求額がプラスの請求書」と「請求額がマイナスの請求書」がある場合、システム上で相殺する請求書同士の消込処理ができます。
①「請求額がプラスの請求書」と「請求額がマイナスの請求書」を選択し、②「消し込む」ボタンをクリックすると相殺が行われます。

▼請求管理ロボの手動消込（相殺）画面の例

相殺精算のメリット

相殺精算のメリットは、「キャッシュフローが安定する」「金銭管理が楽になる」「貸し倒れリスクを低減できる」などが挙げられます。

相殺精算であれば、手元の現金を動かさずに済むため、キャッシュフローの安定するとともに、金銭移動の手間が軽減されます。
また、掛取引の場合、支払い遅延などが発生する場合もありますが、相殺精算であれば回収困難な売掛金の分を差し引くこともできるため、代金の貸し倒れなどのリスクを低減することができます。

相殺精算のデメリット

相殺精算のデメリットは、「事務負担が増える」「一時的に資金繰りが苦しくなる可能性がある」「トラブルに発展する可能性がある」などが挙げられます。

相殺精算をする場合、売り手と買い手の双方で領収書や請求書を発行し合うことになったり、債権・債務のある取引先を毎月確認する必要が出たりするため、双方の事務負担が増えることがあります。

また、相殺精算をした場合、提供したサービスや商品に対する取引先からの入金がなくなったり、減額されたりする形になるので、一時的に資金繰りが苦しくなる可能性もあります。

なお、相殺精算をする際に、社内で買掛金の担当者と売掛金の担当者が別の場合には、連携に手間取る可能性もあります。加えて、取引先との間に買掛金・売掛金が複数ある場合には、認識を統一しておかないと、いつの取引を対象に相殺精算をしているのかが曖昧になり、トラブルに発展する可能性もあります。

相殺請求書の書き方

ここでは、相殺請求書の書き方として、相殺請求書に記載する内容・相殺請求書を発行する際の注意点について解説します。

相殺請求書に記載する内容

相殺請求書には、一般の請求書と同じ「請求書の発行日」「請求金額」「代金振込先情報」の他に、「相殺前の元の請求金額」と「相殺金額」を記載します。
この際、請求書を2枚綴りに分けて、1枚には「相殺前の元の請求金額」、もう1枚には「相殺金額」と「（相殺後の）請求金額」を記載することもあります。どちらの方法を採用するかは、取引先の都合に合わせましょう。

相殺金額を記載する際には、他に記載されている金額との違いを明確にするために、「▲（または△）」や「－（マイナス）」を使用して、請求金額から差し引く金額である旨が伝わるようにします。

なお、当社の「請求管理ロボ」では、オプション契約にはなりますが、「入金繰越機能」で次回請求時に自動的に過入金分を相殺した請求書を発行できます。
また、請求書表示についても、合計金額を算出した後、入金繰越金額を差し引く形で表示されます。これにより顧客にも過入金分が次回請求で相殺されていることが明確に伝わります。

▼請求管理ロボで発行された相殺請求書の例

相殺請求書を発行する際の注意点

請求書で相殺処理をする場合は、取引が複数回行われていて、請求書が複数枚あったとしても、相殺する金額分を1つにまとめた相殺請求書を発行します。
事前に取引先に相殺処理の許可を得たうえで、第三者が見ても分かるように相殺内容を記載した相殺請求書で会計処理を行います。

また、相殺をすると内容が不透明になることがあるため、相殺処理を行ったとことを明示するために、領収書を適宜発行する必要があります。
ただし、実際にお金を受領しているわけではないので、領収書は簡易的なもので問題ありません。

相殺領収書は必要？

相殺処理を証明するために相殺領収書を発行するケースがありますが、発行は法的に義務付けられていません。

通常の領収書は、金銭の受け渡しがあったことを証明するものです。一方、相殺領収書は金銭のやり取りがないため、印紙税もかかりません。

なぜ相殺領収書を発行する慣習があるのか

相殺領収書は、主に内部統制やトラブル防止のために発行されます。

・取引の証明: 相殺の事実があったことを客観的に証明するため。
・二重請求の防止: 担当者以外も取引状況を把握でき、二重支払いを防ぐため。

しかし、発行するかどうかは取引先の経理方針や関係性によります。多くの場合は、請求書の備考欄に「相殺」と記載することで代用しています。

請求書の相殺処理も「請求管理ロボ」にお任せ！

相殺処理は取引先との信頼関係をもとに行われるものであり、お互いの関係性を悪化させないためにも、ミスは絶対に許されません。
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