納品書と請求書の違いってなに?

請求書

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商品をお客様へ納品した際に提出するものには、納品書・請求書などさまざまなものがあります。今回は混同されがちな納品書と請求書の違い・それぞれの書類が持つ役割、発行される目的などを解説していきます。

※目次※
1. 請求書と納品書のそれぞれの役割
2. 請求書・納品書に記載するべき項目
3. 納品書兼請求書について
4. 請求書と納品書、両方とも必要?
5. 請求書の作成や電子化なら「請求管理ロボ」がおすすめ!
6.まとめ

請求書と納品書のそれぞれの役割

一般的に納品書と請求書の発行が月に1度だけの場合には複写で請求書と納品書のひな型を作成し、タイトル部分を「請求書」「納品書」と変える形で作られます。一方、1ヶ月のなかで同じ会社と複数回の取引があった場合、納品書は納品する都度の発行とし、請求書は月締め合計して1枚の請求金額となることが一般的です。

また、税務書類である請求書には原則7年間の、証憑書類である納品書にはおおむね7年間の保管期間が定められています。そのため自社が受け取った請求書の原本はもちろん、自社が発行し取引先へ送付したものについてもコピーをするなど、保管期間への対処が必要です。

・納品書
届けられる製品と付属で送られる、「いつその商品が届いたのか」を確認するための書類です。つまり、商品を確かに受け取った証拠となるものが納品書となります。

・請求書
支払いの期日・方法・納品された個数・金額などの明細が記載された書類です。請求書は、支払いの義務があること・期限があること・未払いであることなどを知らせることを目的として発行されます。

請求書・納品書に記載するべき項目


ここでは「共通の項目」「請求書特有の項目」「納品書特有の項目」の3点に分けてご紹介します。

共通の基本的な項目

請求書・納品書の記載事項にはまず、宛名・自社情報・連番・発行日といった共通の項目があります。ここでは、それぞれの項目の記載ポイントなどについてご紹介します。

・宛先
請求書も納品書も、ともに取引先へ送付するなどして取引内容の確認や入金管理に使用する書類です。内容に間違いがないかを自社も取引先も相互にしっかりと確認ができるよう、宛先の記載は非常に重要な項目となります。

宛先の記載では「御中」「様」などの敬称を用い、取引先の正式名称を記載するようにしましょう。

・自社情報
宛先と同様に、自社に関する情報もしっかりと明記しておきましょう。通常のビジネス文書と同じく、宛先の対になる位置に自社名・所在地・電話番号・FAX番号・e-mailアドレスの記載と併せて、社印の押印を行います。

自社名も宛先に合わせ正式名称で記載をすることで「どの会社が送ってきた書類であるのか」を一目で把握でき、体裁としてもすっきりと見やすい印象を与えることができるでしょう。

・連番
取引のたびに発生する請求書・納品書といった書類ですが、これらは社内で管理する必要があります。膨大な枚数の書類をより管理しやすくするため、それぞれに連番記載しておきましょう。

連番の付与の仕方はさまざまですが、請求書・納品書はともにおおむね7年間の保管期限が定められています。そのため、年度を跨いでも整理や見直しがしやすいような番号を設定しておくと便利でしょう。例えば「20170401-0001」のように、取引年月日と合わせた連番にすると後から確認がしやすくなります。

・発行日
発行日もまた請求書・納品書共通の項目ですが、それぞれで日付の決め方は違っています。
請求書の発行日は「請求書を発行した日付」です。発行日は取引先の締め支払いに合わせた日付を記載するのが基本となっています。請求書の作成日や印刷した日に設定するのではない点に注意が必要となります。

請求締め日は会社によって異なるため、請求書の発行日によっては取引先の経理処理月に影響することも考えられます。必ず事前に取引先に確認をしておくようにしましょう。

対して、納品書の発行日は「商品の出荷日」となります。このように出荷日を納品書に記載する理由は、郵送や配送を行う場合に到着日の正確な把握が難しくなるためです。また、納品書の発行日を商品の出荷日に設定することで、業者の遅延・個人宛であれば届け先のお客様が不在で納品できないといったケースにも迅速に対応できます。

請求書特有の項目

請求書特有の項目には「金額」と「支払期限」があります。ここでは、この2点についてご紹介します。

・金額
金額については税抜きの価格を記載し、「合計金額」の部分で消費税金額と合計金額を別に記載するようにしましょう。消費税の小数点以下を切り捨て・切り上げいずれにするのか、処理方法について事前に決めておくことも大切です。

金額を含めた請求内容は、商品名・数量・消費税・合計金額などを一覧で記載します。取引の具体的な内容が想像しやすいよう、記載は詳細に行いましょう。

複数の取引を1通の請求書にまとめる際には、問い合わせに手間が発生しないよう分かりやすい記載を目指し、数量がある場合には単価が分かるような工夫します。

・支払期限
請求書の支払期限に関する法律に「下請代金支払遅延等防止法」というものがあり、支払期限の目安として「納品した仕事の提供を受けた日から60日以内かつ、可能な限り短い期間内」と定められています。そのため支払期限を定める際には、この規定の範囲内で定めるのが理想的です。

請求書の支払期限は上記の法令の範囲内で取引先の了承があれば、いつであっても構いません。「月末払いにすべき」や「締め日は原則月末」といった、明確なルールはないのです。ただし一般的には「月末締め・翌月末払い」、「翌々月末払い」が多くなっています。

また、法令では決められた範囲内で自由に決めていいとされている請求書の支払期限ですが、避けることが推奨されている日もあります。年末年始や土日・祝日です。こうした期間は金融機関が休業していることが多いため、「前営業日」「翌営業日」といった形で、前後に支払期限をずらすルールを決めておくことで無用なトラブルを避けることができます。

納品書特有の項目

納品書特有の項目には「取引内容」「備考欄」などがあります。ここでは、この2点についてご紹介します。

・取引内容
納品内容の部分には、大きく分けて品目名・単価・個数・合計といった項目を記載することになります。

品目名の欄では提供する商品名をそれぞれ記載していきます。この際、取引先にとってどの品目が該当商品であるのかが分かりやすい表現で記載するとより丁寧になります。例えば「社内で使用されている商品コードや品番ではなく、商品名を記載する」といった具合です。

次に記載する単価・数量欄では、品目ごとに一個あたりの価格と数量を記載します。ただし単価の記載が難しい品目のケースでは、単価欄は空欄であっても問題ありません。個数欄も単価と同様、具体的に数量を記載するのが難しい場合では「一式」といった形で記載しましょう。

合計欄には品目ごとの合計金額を記載していきます。単価を空欄としているものがある際には、その品目を提供する合計金額のみを記載しても問題ありません。

・備考欄
備考欄は例えばフォーマットとして「発行日」の欄がないケースで、取引先から納品日の記載を求められた際に特記事項としてこの備考欄に納品日を記載する、といった使い方が可能です。

そのほかにも担当者からのコメントなど、情報共有を行いたい際にもある程度自由に記載ができ、取引先それぞれに合わせた柔軟な応対をするためのスペースとなっています。

納品書兼請求書について


自社から取引先へ発行される書類のなかで代表的なものは見積書・納品書・請求書・領収書の4つです。この4つのなかでも納品書・請求書は「納品書兼請求書」とまとめることもできます。

ここでは、この納品書兼請求書について解説します。

主な使い方

「納品書兼請求書」はその名の通り納品書・請求書の両方を兼ねる書類です。この2つの書類を分けて送付する必要のない取引で使用されます。

例えば物品ではなくサービスを商品とした取引の場合には、納品と請求が同じタイミングで行われることも多いため、こうして1つの様式にまとめてしまうことも可能です。

メリット

納品書兼請求書のメリットは「書類を1枚で完結することができる」点です。納品・請求をこの1枚で行い、コストや手間を省くことができます。スピードを持って納品・請求の手続きを行うことが可能なメリットから、多くの業種で利用されています。

請求書と納品書、両方とも必要?

納品書は受領した商品が、請求書は請求金額がそれぞれ合致しているかの確認をするために必要な書類です。納品書は請求書が届くまで保管しておき、請求金額と一致しているか、商品に誤りがないか確認する際に役立ちます。

支払いを行う前には納品書・請求書の内容が一致しているかを確認することで、人的ミスによる未入金などを防ぐことができるでしょう。

納品書・請求書は、会計業務としてもそれぞれ必要な書類で保管義務があります。請求書は納品書発行後、取引が完了し後は記載された金額を回収するだけという段階で発行するものです。請求書が届いたら期日ごとにファイリングし、決まった日に振込をするなど適切に処理をするようにしましょう。

ファイリングする際は、「請求月別」にすればファイリングが容易になり、また月トータルの数字が把握しやすい一方で、特定の取引先の検索が難しくなるという難点があります。

一方、「取引先別」だと取引先ごとの数字が把握しやすくなる反面、月トータルの数字を知るのに時間がかかることは避けられないでしょう。さらに、取引先が増えるごとに新たなファイルの作成が必要になるので管理が煩雑になる傾向があります。

また、納品書は商品の内容を確認することには役立ちますが、請求書とは異なり税務書類というわけでもないため、保管の重要性が低く感じる書類です。しかし、例えば決算ギリギリのタイミングで備品の購入などが行われた場合、納品書の日付をもって会計上の確定日付を判断できる、対外的な確認書類として非常に重要な書類です。電化製品などはお店のレジで支払いをして後から発送されるため、納品書の日付が計上時に重要になります。こうした場合には納品書で引き渡しの日を確認し、納品書の日付によって会計上の確定日付とします。

請求書の作成や電子化なら「請求管理ロボ」がおすすめ!


請求書などの書類作成には人的リソースが必要ですし、保管期間が定められていることから大量の書類の維持・管理にも多くの手間や労力がかかってしまうものです。こうした現場の生産性を著しく下げてしまう作業を効率化させ、生産性を向上させるために「電子帳簿保存法」が施行されたことで、請求書を電子データとして保管することが法的に認められました。

請求管理ロボ」はその名の通り、経理のなかでも請求管理に特化した機能を備えたシステムです。自動で請求書の発行を行い、その後の集金・消し込み・催促までも全て行います。請求業務と決済業務の連動が自動で行われるため、入金情報のリアルタイムでの把握が可能になり、請求漏れを防ぐことができます。加えて、未収金案件に対する決済期限前のメールでのお知らせや期限後の催促メールの送付機能により、取引先への継続的かつ効果的な支払い請求が実現します。

請求管理ロボは、社内の既存システムともデータ連携が可能なため、例えばSFAから取引の情報を連携して「請求管理ロボ」で請求、その内容を会計システムへ自動で入力して随時更新することもできます。

また、請求書や納品書の管理業務は単独の部署のみに関わるものではなく、営業と経理など部署を跨いだ対応が求められることが少なくありません。社内システムとの連携により部署間の無駄なやり取りを省くことができますから、効率的な情報共有が実現します。これにより生まれた時間を本来行うべき業務への集中に費やすことで、生産性の向上が見込めます。

さらに、PCIDSSシステムの準拠、プライバシーマークの取得など、金融機関レベルの高度なセキュリティ態勢を構築することで顧客情報や請求・入金情報の漏洩防止には万全を期していますので、安心してご利用いただけます。

請求管理ロボは、請求業務全般のミスやリスクを減らし、作業の効率化によって生産性の向上を図ることができるシステムです。請求書の作成や電子化に課題があると感じている企業は、ぜひ導入をご検討ください。

まとめ

請求書と納品書は、異なった役割を持つ書類です。請求書があれば納品書は不要、ということはありません。そして、必要な場面になって慌てて探すような事態にならないよう、どちらも適切に保管することが大切です。

「請求管理ロボ」は請求における課題を包括的に解決するための請求書クラウドです。請求管理・請求書電子化・請求書作成・請求書送付・継続請求といった機能により、会社の請求管理を大幅に効率化いたします。

経理の作業効率化をお考えでしたらぜひ、「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
サブスクリプションサービスに特化した決済代行サービスを提供しています。
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