請求書の間違いを指摘されたらどうする？請求書を再発行する際の注意点も解説
取引先企業への入金を求める書類である請求書は、間違いがないよう慎重に作成することが何よりも大切です。しかし、手入力で請求書を作成している企業では、どうしてもヒューマンエラーによるミスをゼロにすることは難しいものです。
もしも誤った請求書を発行してしまったときは、どのように対処すればいいのでしょうか。今回は、請求書の間違いを指摘されたときの対応方法や間違えやすいポイントについて解説します。
※目次※
1.請求書の間違いを指摘された際の対応方法
2.請求書で間違いが起こりやすいポイント
3.請求書を再発行する際の注意点
4.そのほかの請求書関連のトラブルと対処法
5.経理業務を効率化するシステムの選び方
6.請求管理ロボの導入で請求書の間違いを予防しよう！
7.まとめ
請求書の間違いを指摘された際の対応方法
請求書の間違いを指摘されると焦ってしまうものですが、起きてしまったことは仕方ありません。過度に落ち込んだり自分を責めたりするのではなく、取引先へしっかりと謝罪し、正しい手順で対応していくことで再発防止に努めることが重要です。
ここでは、請求書の間違いを指摘されたときの正しい対応方法について解説します。
誠意をもって謝罪する
何よりもまずは、取引先に迷惑をかけてしまったことへの謝罪をしましょう。電話での謝罪はもちろんのこと、メールや手紙などでもお詫びの気持ちを伝えることが大切です。
どのような理由があったにせよ、ミスをしてしまったことは事実です。たとえ取引先の伝達ミスや記載ミスによって間違った請求書を出してしまった場合でも、言い訳をすることは避けましょう。ミスの原因を究明し、どのような対応策で再発を防止するのかについて伝えられると、先方の今後の取引に対する不安を払拭できます。
迅速に請求書を再発行する
謝罪をしたら、迅速に正しい内容の請求書を再発行します。ビジネス文書では二重線を引いて訂正印を押すことで訂正を行うケースも多くありますが、正確さが求められる請求書では、改ざん防止のためにも訂正印を使った対応をしないことが一般的です。必ず再発行し、新しいものを送付するようにしてください。
再発防止対策を考える
謝罪と請求書の再発行をしたら、再発防止対策を考えましょう。請求書には間違えやすいポイントがいくつか存在しているため、そのポイントを重点的にチェックするなどの対策を取っていきます。
ミスが起きるとついつい隠してしまいたくなりますが、必ず間違いがあったことは上司に報告しましょう。そのうえで、部署や関係者が連携してミスの再発を防止する体制を整えることが大切です。
請求書で間違いが起こりやすいポイント
請求書には、間違いが起こりやすいポイントが3つ存在しています。ここでは、それぞれで気をつけたいポイントについて詳しく解説します。
金額
請求書でもっとも大切な金額は、とくにミスが起こりやすいポイントです。具体的には、以下の間違いが多い傾向にあります。
・桁数
・単価
・数量
・税額
基本的に請求書の内容は発注書や受注書などをもとに入力されるため、慎重に入力していればミスは起きにくいものです。しかし、取引回数が多かったり桁数が大きい取引だったりする場合、計算ミスや入力ミスによって金額を間違えてしまうケースがあります。
税込・税抜、源泉徴収税額の有無などの確認漏れも、ミスにつながりやすいためよくチェックしましょう。
日付
日付も間違えやすいポイントです。請求書を送付するタイミングや支払いサイトは取引先によって異なります。「商品が届いてから1週間以内に入金」「月末締めで翌月末支払い」など、複数の支払い方法を採用している企業もあるでしょう。
たとえば月末締めで請求書を送付し、翌月末に入金がある企業を例に見てみましょう。請求日ごとの支払期日は以下のとおりです。
・請求日11月20日 支払日12月31日
・請求日11月30日 支払日12月31日
・請求日12月1日 支払日1月31日
11月中の請求であれば同じように翌月末に振り込まれますが、12月1日に発行された請求書の場合は、翌年1月の支払いになってしまいます。このように、日付が1日違うだけで入金日が大きく変わってしまうのです。請求書の日付が異なることで入金日が変わってしまえば、企業全体に損失が生じてしまう恐れがあります。
取引内容
そもそも取引内容が異なる請求書を送付してしまうミスもあるため、十分に注意しましょう。とくに下記のようなミスが起きやすい傾向にあります。
・ほかの内容を間違えて入力してしまった
・単価や数量が間違っていた
上記のように、取引内容を間違えた請求書を送ってしまうと信頼を大きく失うことになってしまいます。必ず送付前に確認するようにしましょう。
請求書を再発行する際の注意点
万が一間違えた請求書を取引先に送ってしまったときは、請求書を再発行する必要があります。ここでは、再発行するときの注意点について3つ紹介します。
再発行した請求書であることを明記する
請求書を再発行するときは、古いものと区別しやすいように「再発行」と記載しておきましょう。再発行だとわかりにくい請求書を送ってしまうと、二重請求や二重払いが起きてしまうためです。取引先には、必ず古い請求書を破棄してもらうようにお願いします。
対応としては、タイトルに「【再発行】請求書」と記載したり、請求書自体に赤字で「再発行」のスタンプを押したりすることが一般的です。さらに、備考欄に「〇年〇月〇日No.〇〇請求書の再発行（日付訂正のため）」などと記載しておくと、非常に親切です。
最初の請求書番号に枝番を振る
通常、請求書には取引を識別するために請求書番号が振られています。訂正した請求書を送付するときは、最初に送った請求書番号に枝番を振っておくようにしましょう。
たとえば請求書番号が「20210604」だった場合、訂正後の請求書には「20210604-1」などと番号を振ります。枝番を振ることで、訂正前と訂正後の請求書を管理しやすくなり、経理のミスを防げます。
社内でダブルチェックする
再発行した請求書を送付する前は、必ず社内でダブルチェックしましょう。訂正のために再送付をしたのに、その内容がまた間違っていれば取引先からの信用を大きく落としてしまうことになります。同僚や上司に目を通してもらい、ミスがないことを確認してから送付することをおすすめします。
そのほかの請求書関連のトラブルと対処法
請求書に関するトラブルは、間違いを指摘されることだけではありません。ここでは、そのほかの請求書関連のトラブルと対処法について説明します。
請求書を出し忘れた
請求書を出し忘れてしまったときは、すぐに取引先へ連絡を入れ、請求書を送付して入金のお願いをします。
請求書で請求する金額は多くの場合「売掛金」ですが、売掛金には原則5年間の時効があるため注意が必要です。5年以内であれば有効になるため、あとからでも請求できますが、取引先に多大な迷惑をかけることになります。日頃から請求忘れがないように気をつけるのはもちろんのこと、万が一出し忘れてしまったときは丁寧な謝罪と迅速な対応を心掛けましょう。
請求書を取引先が紛失した
請求書を送ったにもかかわらず一向に入金がない場合、取引先が請求書を紛失している可能性があります。また、取引先が紛失したことに気づき、再発行を依頼する連絡が来ることもあるかもしれません。
もしも請求書の紛失が発覚したときは、すぐに再発行して取引先に送付しましょう。単なる紛失が原因で内容の変更が伴わない再発行の場合、「再発行」と記載したり枝番を振ったりする必要はありません。基本的に、原本をそのまま印刷したものを渡します。
支払期限を過ぎている場合は、請求書を送付するときに新たに設定した支払期限を伝えると、相手も混乱しにくくなるでしょう。
人材不足で時間が足りない
請求に関するミスやトラブルが多い場合、人手不足で業務に充てられる時間が足りていない可能性が考えられます。請求業務を1人でこなしていたり、ほかの膨大な経理業務と兼任していたりすると、担当者の負担が大きくなってしまい、間違いなどを引き起こしてしまう原因となります。
この状態を放っておくと、本業務にも影響が出るようになってしまうでしょう。この場合は、アウトソーシングの利用やシステム導入などで請求業務を自動化すると、社内の負担を減らして本業に集中できるようになります。
経理業務を効率化するシステムの選び方
請求を含む経理業務は、業務量が多いうえにミスが許されない仕事であるため、従業員の負担となりやすく本業を圧迫してしまいます。もし、経理が原因でコア業務に集中できない現状に課題を感じているのであれば、業務を効率化できるシステムの導入がおすすめです。
ここでは、経理システムを選ぶときのポイントについて3つ紹介します。
システムの種類
経理システムは、オンプレミス型とクラウド型の2種類に分類できます。
オンプレミス型は、サーバーなどのIT設備を社内に構築し、ユーザー自身がシステムを管理・運用する方式のことです。カスタマイズ性が高く、事業の規模や環境、業務フローにマッチしたシステムの構築が可能ですが、コストが高く社内でメンテナンスしなければならないというデメリットがあります。
クラウド型は、すでに用意されたサーバーやシステム、アプリケーションなどをネットワークを通じて利用する方式のことです。自社でサーバーやシステムなどを保有する必要はなく、利用内容に応じて月額使用料などを支払います。カスタマイズ性は低いものの、費用が安価でメンテナンスやアップデートを自社で行う必要がない点が大きなメリットです。
「カスタマイズして自社独自のシステムを使いたい」というときは別ですが、大抵の場合はクラウド型の経理システムで十分でしょう。コストを抑えられますし、法改正やリモートワークにも対応しているため、経理の負担を大幅に軽減できます。そのため経理システムを導入するときは、まずクラウド型を検討してみることをおすすめします。
既存システムとの連携
すでにSFA・CRMや会計ソフトを導入している企業は、既存システムと連携できるかどうかも確認しておきましょう。できるだけ人の手を介さずに経理を行えるようになれば、業務効率が格段にアップするうえに、ミスや不正などを防いで健全な経営ができるようになります。
現在ほかのシステムを導入していない場合も、将来導入することを見越して連携機能がある経理システムを導入しておくのがおすすめです。
操作性
操作性も、システム選びで大切なポイントです。直感的に操作しやすく、毎日触ってもストレスになりにくいシステムを導入するのが理想的です。
ただし、操作性については実際に使用してみないとわからないことも多いかもしれません。この場合は、事前相談で操作画面を見せてもらったり、無料トライアル期間を利用したりすることで、操作性に関するある程度のミスマッチが防げるでしょう。
請求管理ロボの導入で請求書の間違いを予防しよう！
請求書に間違いは許されませんが、人が手で入力する以上、ヒューマンエラーでミスが起きてしまうことはどうしても防げません。請求書のミスを防ぎたいのであれば、請求管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」は、請求業務の自動化でミスを予防できるクラウド型請求管理システムです。請求書の発行や送付、集金や消込、催促まで全てを自動化できるため、ヒューマンエラーによるミスを徹底的に防ぐことができます。
また、SFAや会計ソフトとの連携が可能なため、人力作業を可能な限り排除する設計にも対応でき、ミスを減らすだけではなく業務効率の向上にも役立ちます。「請求管理ロボ」の導入企業では、たった1ヶ月で請求業務の最大80％削減を実現しています。請求業務でミスを指摘されて改善策を探している企業はもちろんのこと、人手不足や業務効率に課題を感じている企業にも最適なシステムです。ROBOT PAYMENTでは無料見積もりや相談を受け付けておりますので、まずはお気軽にご相談ください。
まとめ
請求書の間違いはあってはならないものですが、万が一ミスが起きて取引先に指摘されてしまった場合は、誠意のある対応をすることが大切です。まずは真摯にお詫びし、正しい内容の請求書をすぐに再発行して送付するようにしましょう。請求書は金額や日付、取引内容などの記載事項にミスが起きやすいため、この3点を念入りにチェックすることが大切です。
発行忘れや人手不足など、請求書に関連するトラブルは間違いのほかにも多く存在しています。ミスを防いでスムーズな請求管理をしたい企業は、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」までご相談ください。
