請求書はこれまで紙の原本を郵送して送付・受領されることが一般的でしたが、昨今の法改正などの影響によって請求書の電子化が加速しています。
しかし、その一方で、「電子請求書を受け取った場合、請求書原本の保存方法はどうすればいいの？」「紙の請求書を原本として受け取った際、PDFなどに電子化してもいい？」など、新たな疑問も生まれていることと思います。

そこで今回は、上記のポイントについて徹底解説していきます。

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請求書の原本は必要（保存義務がある）

請求書は、企業間で実際に取引が行われたことを証明するもので、証憑書類（しょうひょうしょるい）と呼ばれます。証憑書類は所得税法や消費税法、法人税法などで一定期間保存することが定められており、会社の判断で勝手に破棄することは認められていません。
つまり、請求書の原本は、法律上でその必要性が定められており、保存義務があります。

ただし、近年は請求書電子化の促進や業務効率化などの目的もあり、紙で受領した請求書であっても、電子帳簿保存法の要件を満たせば電子データとしての保存が認められるようになりました。また、その場合には、紙の請求書原本を破棄できます。

請求書原本の紙でのコピー保存はできない

請求書原本の紙でのコピー保存はできません。コピーや写しだと偽造や不正会計が起きてしまうリスクがあり、税務調査などで偽造を疑われる可能性があるためです。

電子帳簿保存法の要件を満たせば電子データとしての保存が認められるようになった請求書原本ですが、紙の請求書原本を印刷機で別の紙にコピーして保存する行為や電子データをプリントアウトして紙で保存する行為は認められていませんので注意してください。
原則として受け取った請求書原本の状態で保存してください。

請求書原本の保存方法

では次に、請求書原本を受領した場合の保存方法にも触れておきましょう。
請求書の保存方法は、従来の紙媒体での保存のほか、マイクロフィルムや電子データで保存する方法があります。

紙媒体での保存

ペーパーレス化やIT化が進んだ近年でも、印刷した請求書を郵送してやりとりしている企業は少なくありません。
ただし、紙媒体で請求書を保存するのは、以下のようなデメリットがあるため注意が必要です。

・手動での振り分けによるミスのリスク
・経年劣化による破損や紛失の可能性
・保存するスペースの占有
・検索性が悪く、探しにくい

特に課題なのが、保存するスペースの占有問題でしょう。企業によっては専用倉庫を借りなくてはいけなくなることもあるため、管理の手間やコストがかかってしまいます。

また、2022年の電子帳簿保存法改正に伴い、2024年1月以降、電子取引した請求書を紙で保存することは完全にできなくなりました。紙でやりとりした請求書のみが、紙媒体のまま保存可能です。

マイクロフィルムでの保存

マイクロフィルムとは、文書などをカメラで撮影し、10分の1から30分の1程度に縮小撮影する写真技法のことを指します。写真フィルムよりも細かい粒子で構成されるため、請求書だけではなく契約書や図面などの細かい文字や線まで記録できます。

請求書を縮小してフィルムに収めるため、紙媒体で保存するよりも大幅に省スペース化が可能です。長期保存に適していて法的証拠能力もあります。

PDF等の電子データでの保存

紙で受領した請求書は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」における重要書類要件を満たせば、PDF等の電子データで保存することが可能です。
紙の請求書をスキャナーなどで読み取るほか、デジカメやスマホで撮影したデータを保存することも認められています。

特に近年は「管理しやすい」「スペースを取らない」と、紙媒体から電子データによる保存に切り替える企業や個人事業主が増えてきています。
ハードディスクやCD、DVD、クラウドサーバなどで管理できるため、とにかく省スペースで検索性が高い点が大きなメリットです。

また電子データで発行した請求書は、電子データのまま保存することが義務付けられています。その際は、真実性や可視性を確保するために電子帳簿保存法の「適用要件」を満たす必要があります。

なお、当社の「請求管理ロボ」の請求書は、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しており、お客様は何もせず、安心して法令に準拠した請求管理ができるようになります。
また、オプションのマイページ機能をご利用いただくと、請求書受領側は発行元に都度問い合わせることなく請求書の管理・照会・ダウンロードが可能となります。

PDF等に電子化した請求書原本を送付する際の注意点

では、実際にPDF等に電子化した請求書原本を送付するにあたって、どのようなことに気をつける必要があるでしょうか。ここでは、主な注意点を3つご紹介します。

別途原本が必要かを確認する

法改正によりPDF等に電子化した請求書原本の送付は認められていますが、紙の請求書がなくなったわけではありません。紙で受領した請求書の場合には、原本を紙で保存することが認められています。
そのため、取引先から紙の請求書原本の提出を求められるケースもあります。こうした際には、紙の請求書原本の発行に対応する必要があるため、PDF等の電子データとは別に原本が必要かどうかをあらかじめ取引先に確認しましょう。

押印の必要性と形式を確認する

PDF等に電子化した請求書原本で問題となるのが印鑑の取り扱いです。

紙・電子データに関わらず、押印なしの請求書は有効です。請求書は法的な発行義務がある書類ではないので、押印も必須ではありません。ただし取引の証拠書類としては、押印があったほうが有効性が高まるため、相手方の社内ルールによっては押印がないと正式な請求書として受理されないこともあり得ます。

こうしたことから、実務ではPDF化する際に請求書の原本に電子印鑑を押印したり、印影の画像を貼り付けたりする手法が採られることが多くなっています。

押印の有無や形式は取引先によって異なるため、忘れずに確認しましょう。

改ざんしにくいフォーマットを用いる

編集が可能な状態の請求書データは、数量や単価などを容易に修正できてしまい、のちのちトラブルにつながる可能性があります。このため、請求書を電子化する際には、PDFなど改ざんしにくいフォーマットを使用することが一般的です。

しかし、最近ではPDFの改ざんも技術的に可能になってきています。PDFのセキュリティを高めるためには、パスワードを設定して編集を制限したり、電子署名を付与したりする方法があります。これにより、改ざんのリスクをさらに低減できます。

紙の請求書原本を電子データで保存する際の注意点

紙の請求書原本を電子データで保存する際の注意点を3つをご紹介します。

請求書原本の保存期間

請求書原本の保存期間は、個人事業主が5年間、法人の場合7年間となっています。
ただし、法人で欠損金がある年度については、欠損金の繰越控除期間に合わせて最大10年間の保存が必要です。

なお、個人事業主の場合、請求書の保存期間は5年ですが、青色申告の帳簿については7年間の保存義務が課されています。
また、消費税課税事業者の場合は請求書も7年間の保存が必要となるため、統一して7年間保存しておくことが実務上は安全です。

社内規定の整備

電子帳簿保存法には、電子化する前の紙書類の改ざん防止を念頭に置いた適正事務処理要件が定められています。したがって、請求書を電子データで保存する際には、事務処理フローを明確化し、社内規程の見直しを図ることで、適正事務処理要件を満たすよう整備する必要が出てきます。

タイムスタンプの導入や入力に伴うIDなど、ログ情報の保存などをはじめとする社内規程の追加・変更を適宜行っておくとよいでしょう。また、追加・変更された社内規程を電子データ保存の実務にスムーズに適合させるための社員教育やシステム導入についても、積極的に実施していくことが大切です。

適正事務処理要件では、「相互けん制」「定期的なチェック」「再発防止策」の3つの要件が規定されています。国税庁HPでは社内規程のサンプルが挙げられていますから、参考にすることをおすすめします。自社の事業規模や経営環境などを踏まえて、改ざん防止の観点から整備の必要性や優先度を判断していくとよいでしょう。

トラブル対応の方法策定

請求書原本を電子データで保存するために導入したシステムによって、トラブルが発生することもあり得ます。そのため、当該システムとは別にデータのバックアップを取っておくことはもちろん、サーバー障害やセキュリティ障害、あるいは自然災害による停電などが起きた時の復旧に向けた手順を確立しておくことが大切です。

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