インボイス制度（適格請求書等保存方式）において、適格請求書発行事業者には適格請求書の控え（写し）の保存が義務付けられています。

そこでこの記事では、請求書控えの保存義務やコピー保存の可否、保存期間、電子帳簿保存法に対応した保管について解説します。

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請求書の控えとは？

請求書の控えとは、取引先へ送付する請求書とは別に、請求書の発行者側が保管しておく原本の写しのことです。

発行者側は、請求書の控えを入金待ちのものと入金済みのものと分けてファイリングし、月ごとや取引先ごとで分類して保管しておくと、後から自社内で取引に関する確認を行う際に役立ちます。請求書の控えを入金の状態によって分類・管理することで、取引の状況が把握しやすくなります。

実際に請求書の控えを使って取引状況を確認する流れは、以下の3ステップで行います。

請求書控えの保存義務

インボイス制度（適格請求書等保存方式）において、適格請求書発行事業者には適格請求書の控え（写し）の保存が義務付けられています。
ここでは、コピー保存の可否と保存期間についてご説明します。

請求書控えはコピー保存でもOK？

請求書を紙で作成・送付した場合、その控えを紙（コピー）で保存することは問題ありません。
ただし、パソコン等で作成し、電子データ（PDFやメール等）で送付した場合は、その控えデータも「電子取引」に該当するため、原則として電子データのまま保存する必要があります（紙に出力しての保存は原則認められません）。

なお、請求書の受領側は原則として原本を保存する必要がありますが、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たせば、電子データとして保存し、紙の原本を破棄することも可能です。

スキャナ保存の要件については、以下の国税庁ホームページもあわせてご確認ください。
国税庁ホームページ：はじめませんか、書類のスキャナ保存

請求書控えの保存期間

法人税法やインボイス制度において、請求書控えを含む取引の事実を証明する書類の保存は義務付けられています。

保存期間は、法人は原則7年間（欠損金がある場合は10年間）、個人事業主は原則5年間（インボイス発行事業者や青色申告者は7年間）と定められています。

ただし、法人の場合は会社法において「計算書類およびその附属明細書」として10年間の保存が求められることもあるため、トラブル防止の観点からは一律10年間保存しておくのが最も安全な運用と言えます。

電子帳簿保存法に対応した請求書控えの保管方法

前述の通り、電子帳簿保存法施行後であっても、請求書を取引先に紙で送付した場合、請求書控えはコピーして紙で保存しておけば問題ありません。
ただし、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」における重要書類要件を満たせば、請求書控えの保存方法を電子データにすることも可能です。

また、電子データで発行した請求書控えは、電子データのまま保存することが義務付けられています。

なお、当社の「請求管理ロボ」の電子帳簿保存法に対応した請求書電子化サービスでは、過去の請求書データをクラウド上でいつでも確認でき、保存管理がしやすくなります。 保存スペースの確保や検索性にも優れています。

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