相手先に発行した後の請求書控えについて、どう管理すべきかで迷った経験はないでしょうか？請求書をはじめとする税務関係の書類は、事業年度ごとに集計・管理をしていかなければなりません。

そこでこの記事では、請求書控えの保存義務や保管期間、電子帳簿保存法に対応した請求書控えの保管について解説します。

【無料EBOOK】 請求管理サービス7社を徹底比較！導入する際のポイントなども解説

請求書の控えとは？

請求書の控えとは、取引先へ送付する請求書とは別に、請求書の発行者側が保管しておく原本の写しのことです。

発行者側は、請求書の控えを入金待ちのものと入金済みのものと分けてファイリングし、月ごとや取引先ごとで分類して保管しておくと、後から自社内で取引に関する確認を行う際に役立ちます。請求書の控えを入金の状態によって分類・管理することで、取引の状況が把握しやすくなります。

実際に請求書の控えを使って取引状況を確認する流れは、以下の3ステップで行います。

請求書控えの保存義務

法人税法や所得税法において、請求書控えの発行自体は義務ではありません。しかし、請求書控えを発行した場合には、その請求書控えに対する保存義務が発生しますので注意しましょう。
また、インボイス制度において適格請求書発行事業者の場合には、適格請求書控えの発行義務と保存義務が発生します。

請求書控えはコピー保存でもOK？

請求書を取引先に紙で送付した場合、請求書控えはコピーして紙で保存しておけば問題ありません。
これは電子帳簿保存法やインボイス制度が開始後の現在でも、同様です。

請求書控えの保存期間

請求書控えの保存期間は、個人事業主が5年間、法人の場合7年間となっています。
ただし、法人で欠損金がある年度については、欠損金の繰越控除期間に合わせて最大10年間の保存が必要です。

なお、個人事業主の場合、請求書の保存期間は5年ですが、青色申告の帳簿については7年間の保存義務が課されています。
また、消費税課税事業者の場合は請求書も7年間の保存が必要となるため、統一して7年間保存しておくことが実務上は安全です。

電子帳簿保存法に対応した請求書控えの保管

前述の通り、電子帳簿保存法施行後であっても、請求書を取引先に紙で送付した場合、請求書控えはコピーして紙で保存しておけば問題ありません。
ただし、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」における重要書類要件を満たせば、請求書控えの保存方法を電子データにすることも可能です。

また、電子データで発行した請求書控えは、電子データのまま保存することが義務付けられています。

なお、当社の「請求管理ロボ」の電子帳簿保存法に対応した請求書電子化サービスでは、過去の請求書データをクラウド上でいつでも確認でき、保存管理がしやすくなります。 保存スペースの確保や検索性にも優れています。

請求書控えの管理は「請求管理ロボ」にお任せ！

請求書控えの管理方法についてお考えのご担当者様は、「請求管理ロボ」の導入をぜひご検討ください。
電子帳簿保存法に対応してご用意した、請求書の検索機能や請求書の更新履歴の照会機能をすべての企業様にご利用いただけます。