日々の業務の中で発行・受領することも多い請求書ですが、これらを上手に管理する方法をご存じでしょうか。請求書をはじめとする税務関係の書類は、事業年度ごとに集計・管理をしていかなければなりません。

この記事では、請求書の控えの保管方法や請求書の保存期間について解説します。

【無料EBOOK】 請求管理サービス7社を徹底比較！導入する際のポイントなども解説

請求書の控えとは？

請求書の控えとは、取引先へ送付する請求書とは別に、請求書の発行者側が保管しておく原本の写しのことです。

発行者側は、請求書の控えを入金待ちのものと入金済みのものと分けてファイリングし、月ごとや取引先ごとで分類して保管しておくと、後から自社内で取引に関する確認を行う際に役立ちます。請求書の控えを入金の状態によって分類・管理することで、取引の状況が把握しやすくなります。

実際に請求書の控えを使って取引状況を確認する流れは、以下の3ステップで行います。

請求書控えの発行・保管の必要性

法人税法や所得税法において、請求書の控えの発行自体は義務ではありません。しかし、請求書の控えを発行した場合には、その請求書の控えに対する保存義務が発生しますので注意しましょう。
また、インボイス制度において、適格請求書発行事業者の場合には、適格請求書の控えの発行と保存は義務になります。

請求書控えの保存期間

請求書控えの保存期間は、個人事業主が5年間、法人の場合7年間となっています。
ただし、法人で欠損金がある年度については、欠損金の繰越控除期間に合わせて最大10年間の保存が必要です。

なお、個人事業主の場合、請求書の保存期間は5年ですが、青色申告の帳簿については7年間の保存義務が課されています。
また、消費税課税事業者の場合は請求書も7年間の保存が必要となるため、統一して7年間保存しておくことが実務上は安全です。

電子帳簿保存法に対応した請求書控えの保管方法

請求書を取引先に紙で送付した場合、請求書の控えをコピーして紙で保存しておけば問題ありません。
ただし、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」における重要書類要件を満たせば、請求書の控えの保存方法を電子データにすることも可能です。

また、電子データで発行した請求書の控えは、電子データのまま保存することが義務付けられています。

なお、当社の「請求管理ロボ」では、過去の請求書データをクラウド上でいつでも確認でき、保存管理がしやすくなります。 保存スペースの確保や検索性にも優れています。

【参考】受領した請求書の保管方法

請求書控えの保管方法についてお伝えしましたが、ここで請求書を受領した場合の保管方法にも触れておきましょう。
請求書の保管方法は、従来の紙媒体での保管のほか、マイクロフィルムや電子データで保存する方法があります。

紙媒体での保管

ペーパーレス化やIT化が進んだ近年でも、印刷した請求書を郵送してやりとりしている企業は少なくありません。
ただし、紙媒体で請求書を保管するのは、以下のようなデメリットがあるため注意が必要です。

・手動での振り分けによるミスのリスク
・経年劣化による破損や紛失の可能性
・保管スペースの占有
・検索性が悪く、探しにくい

とくに課題なのが、保管スペースの問題でしょう。受領した請求書は請求書控え同様の保存期間が義務付けられているため、多くのスペースを必要とします。
企業によっては専用の倉庫などを借りなくてはいけなくなることもあるため、管理の手間やコストがかかってしまいます。

また、2022年の電子帳簿保存法改正に伴い、2024年1月以降、電子取引した請求書を紙で保存することは完全にできなくなりました。紙でやりとりした請求書のみが、紙媒体のまま保管可能です。

マイクロフィルムでの保管

マイクロフィルムとは、文書などをカメラで撮影し、10分の1から30分の1程度に縮小撮影する写真技法のことを指します。写真フィルムよりも細かい粒子で構成されるため、請求書だけではなく契約書や図面などの細かい文字や線まで記録できます。

請求書を縮小してフィルムに収めるため、紙媒体で保存するよりも大幅に省スペース化が可能です。長期保存に適していて法的証拠能力もあります。

電子データでの保管

紙で受領した請求書の保管は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」における重要書類要件を満たせば、保存方法を電子データにすることも可能です。
紙の請求書をスキャナーなどで読み取るほか、デジカメやスマホで撮影したデータを保管することも認められています。

とくに近年は「管理しやすい」「スペースを取らない」と、紙媒体の保管から電子データによる保管に切り替える企業や個人事業主が増えてきています。
ハードディスクやCD、DVD、クラウドサーバなどで管理できるため、とにかく省スペースで検索性が高い点が大きなメリットです。

また電子データで発行した請求書は、電子データのまま保存することが義務付けられています。電子帳簿法改正に伴い紙に印刷しての保存は認められなくなりました。
その際は、電子帳簿保存法の「適用要件」を満たす必要があります。

なお、当社の請求管理ロボの請求書は、インボイス制度と電子帳簿保存法の要件を満たしており、制度対応の不安もゼロです。
また、オプションのマイページ機能をご利用いただくと、請求書受領側は発行元に都度問い合わせることなく請求書の管理・照会・ダウンロードが可能となります。

請求書控えの管理は「請求管理ロボ」にお任せ！

請求書控えの管理方法についてお考えのご担当者様は、「請求管理ロボ」の導入をぜひご検討ください。
電子帳簿保存法に対応してご用意した、請求書の検索機能や請求書の更新履歴の照会機能をすべての企業様にご利用いただけます。