紙でプリントアウトした請求書の時代はもう終わり？これからはWeb請求書を活用し、業務を効率化しましょう。 今回は、実際にWeb請求書を導入した場合のメリットと注意点、そして効率的な導入方法について詳しく解説していきます。

【無料EBOOK】 請求管理サービス7社を徹底比較！導入する際のポイントなども解説

Web請求書とは？

Web請求書とは、デジタル化された請求書をインターネット経由で送付・管理する仕組みのことを指します。

従来の紙ベースの請求書業務では、ExcelやWordで請求書を作成後、印刷・封入・郵送という手順が必要でした。しかしWeb請求書では、これらの作業をすべてデジタル化し、PDFファイルをメールで送付したり、専用のクラウドシステムから直接配信したりすることができます。

なお、当社の「請求管理ロボ」のようなクラウド請求管理システムを利用すれば、請求書の作成から送付、入金確認まで一連の業務を自動化することも可能です。

請求書はPDFや電子データでも法的に有効であり、紙の請求書と同等の効力を持ちます。むしろデジタル化により、より確実な送達確認や管理が可能になります。

Web請求書導入の3つのメリット

従来の紙方式からWeb請求書に転換する企業が増加している理由を、3つの主要メリットから見ていきましょう。

大幅なコスト削減

Web請求書の最大のメリットは、請求管理業務全体のコストを劇的に削減できることです。

一般的な企業で月当りの請求先が数百件以上にのぼる場合、請求管理にかかる人員コストは想像以上にかかっています。多くの企業では専任・兼任を問わず、請求管理業務に平均3人月を費やしており、人件費に換算すると年間1,000万円前後に上ります。

また、以下のような諸費用も削減することができます。
・印刷関連費用：トナーやインク代、用紙代が不要
・郵送費用：切手代、封筒代が不要
・人件費：印刷・封入・投函作業が不要
・管理コスト：ファイリング、保管スペースが不要

なお、当社の「請求管理ロボ」であれば、顧客数が増加しても経理担当者の対応時間はほぼ変わらず、請求管理業務の80%を自動化することで、コスト削減と人材の再配置を同時に実現できます。

毎月の請求業務の効率化

Web請求書導入により、月末月初の繁忙期における業務負荷を大幅に軽減できます。
従来の手作業では以下の工程が必要でした。

・請求書データの作成・確認
・印刷作業
・封筒への宛名書き
・請求書の封入・封緘
・郵便局への持ち込み

これらの作業がすべて自動化されることで、経理担当者はより戦略的な業務に集中できるようになります。
なお、当社の「請求管理ロボ」であれば、一度設定を行えば指定日に自動で請求書が作成・送付されるため、毎月の定型業務をほぼゼロにすることが可能です。

請求書管理の効率化

Web請求書導入により、請求書管理の効率化も容易になります。
従来の紙ベースの請求書管理では、以下のような課題とリスクが存在していました。

・検索の困難：ファイリングされた大量の請求書から特定の書類を探すのに時間がかかる
・送達不安：郵送後に相手が受け取ったかどうか確認できない
・状況把握の遅れ：入金状況や未回収債権の把握が月末にしかできない
・紛失リスク：物理的な書類のため、紛失や破損の可能性が常に存在

Web請求書ではこうした課題が解消されます。
例えば、当社の「請求管理ロボ」であれば、以下のような機能を活用できます。

・送付履歴の確認：いつ請求書メールを送付したかの履歴を一覧で確認
・メール開封履歴の把握：取引先のメール開封履歴も把握できます
・クラウド上での保管・記録：発行・送付した請求書のデータがクラウド上で保管・記録されます
・請求書の検索：請求書の検索も簡単で、紛失の心配もありません

発行・送付した請求書のデータがクラウド上で保管・記録されるため、従来の課題を一挙に解決できます。

Web請求書導入時の注意点と対策

Web請求書導入時には、以下の点に注意が必要です。

インターネット環境への依存

Web請求書はインターネット接続が前提となるため、通信障害時のアクセス制限を考慮する必要があります。
対策としては、重要な請求書は事前にPDFダウンロードしてローカル保存する、複数の通信手段を確保するなどの備えが重要です。

一部取引先からの郵送要求への対応

業界や企業文化により、紙の請求書を要求される場合があります。特に官公庁や伝統的な業界では、まだ紙ベースを好む傾向があります。

なお、当社の「請求管理ロボ」であれば、郵送の場合は請求管理ロボ上の請求データが自動転送され、請求書の印刷、封入、投函作業が不要になります。
郵送作業の代行は株式会社ネクスウェイの「e-オンデマンド便サービス」で行われます。
1通からでもご郵送いただける他、請求書のレイアウトも自由自在で、細かなご要望にもご対応可能です。

▼請求管理ロボの「請求書の郵送代行サービス」イメージ

請求書フォーマットの統一性

取引先から特定のフォーマットを指定される場合があります。Web請求書システムの選択時には、カスタマイズ性能を重視する必要があります。

なお、当社の「請求管理ロボ」であれば、オプション機能「請求書テンプレート カスタマイズPRO」を活用することで企業オリジナルの請求書が利用可能になります。
Excelを使用し、企業イメージや取引先に合わせ、請求書のフォーマットを自由自在に作成することができます。

▼請求管理ロボの「請求書テンプレートカスタマイズPRO」イメージ

Web請求書の導入は「請求管理ロボ」にお任せ！

Web請求書の導入をお考えのご担当者様は、ぜひ「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。

導入企業様からは「請求業務の徹底した自動化により、さらなる事業拡大に備えることができた」「請求書発行後の履歴を含めた請求書の管理が一元化された」といった好評価をいただいております。