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「前受金」は、商品やサービスの代金を納品や提供する前に一部または全額受け取った際に使用する一時的な勘定科目で、商品の納品やサービスの提供が完了次第、売上高に振り返る必要があります。

前受金を正しく理解するために、この記事では前受金の概要や前受金と混同しやすいポイント、前受金を見分けるポイント、前受金に関する主な帳票、前受金に関する注意点、おすすめの請求管理システムについてご紹介します。

前受金とは

商品やサービスの代金を納品や提供をする前に、一部または全額受け取った際に使用する勘定科目が前受金です。将来的に売上高となりますが、お金を受け取った時点で顧客への商品やサービスの提供はまだ済んでいないため、売上高としては計上できません。しかし、お金を受け取ったことから、一時的に何らかの科目で処理をする必要があります。

具体的には、内金や手付金、販売代金の前払い、工事代金の前払い、不動産取引等で発生する手付金・中間金・残金など、商品や継続的ではないサービスの提供代金を事前に受け取った際に使用します。実際に商品やサービスを提供し終えたら「売上高」という勘定科目に振り替えます。

前受金と混同しやすい勘定科目

前受金と混同しやすい勘定科目として「前受収益」「預り金」「仮受金」「売掛金」が挙げられます。ここでは、それぞれの特徴と前受金との違いについて解説します。

前受収益とは

一定の契約に基づいて継続してサービスを提供する場合に、事前に代金を受け取った際に使用する勘定科目です。前受収益の具体的な例は、受取利息や地代、手数料、賃貸料、家賃などが挙げられます。前受金は継続的でないサービスの際に使用しますが、前受収益は継続的なサービスに使用するという点で異なるため注意しましょう。

また、前受収益は時間の経過とともに次期以降の収益となるため、繰延して処理をする必要があります。前受金も前受収益もいずれも負債として処理しますが、仕訳するタイミングは、前受金は期中であるのに対して、前受収益は決算時です。さらに、前受金は期首振替が必要であるのに対し、前受収益は翌期首に振替処理を行わなければなりません。

預り金とは

役員や従業員、取引金などから一時的に預かったお金のことです。後日、本人に返金する、あるいは本人に代わって第三者に支払うお金を処理する際に使用する勘定科目で、税務署に納付するために給料から差し引く源泉所得税や住民税などが挙げられます。

預り金には、通常の取引で発生するお金や、発生後短期間で支払われるお金、通常の取引以外で発生して1年以内に返済されるお金が含まれることを覚えておきましょう。前受金との違いは、預り金は原則としてその後の損益に影響しない点です。これは前受金が商品の納品やサービスの提供完了後に売上高として処理する点に対し、預り金は預かったお金をどこかに支払うことで預かり金が消える流れになるためです。

仮受金とは

入金理由や金額が不明な際に一時的に使用する勘定科目です。たとえば、普通預金に取引先から入金があったものの、入金理由が不明な場合などに使用します。入金理由や正確な金額がわかった時点で、正しい勘定科目に振替処理をする必要があります。仮受金の入金があった時点では貸借対照表の負債が増加し、仕訳は貸方に記入することが原則です。

前受金が入金の理由が明確である場合に使用するのに対し、仮受金は入金の理由が不明という点で異なります。前受金は商品の納品やサービスの提供が完了次第、勘定科目を「売上高」に振り替えますが、仮受金は入金理由が明確になり次第振り返るため、処理するタイミングも異なります。

売掛金とは

取引先に販売した商品やサービスの代金を後から回収できる権利であり、未収のものを処理する際に使用する勘定科目です。取引先との継続的な取引を前提とした、事業活動から生じた債権の未収額を指します。具体的には、売却代金の未収分野請求代金の未収分、サービス料の未収分などが挙げられます。

前受金との違いは、売掛金は商品の納品やサービスの提供が完了しているものの、まだお金を受け取っていないという点です。前受金は事前にお金を受け取っているものの、商品の納品やサービスの提供は完了していません。混同しやすい勘定科目ですが、商品の納品やサービスの提供が済んでいるかどうか、お金を事前に受け取っているか・後払いか、などの要素から区別しましょう。

前受金を見分けるポイント

前受金との違いを理解していたとしても、類似した内容の勘定科目と混同してしまいがちです。ここでは、前受金を見分けるためのポイントを3つご紹介します。3つのポイントをもとに、前受金か他の勘定科目なのかを判断しましょう。

資産科目か負債科目かを確認する

まずはその勘定科目が「資産科目」か「負債科目」であるかに着目します。資産科目は「権利」、負債科目は「義務」と捉えてみるとわかりやすいでしょう。仕訳をする際に対象科目を「借方」に処理して貸借対照表で「資産」と計上するべきか、「貸方」と処理して貸借対照表で「負債」と計上するべきかを見極めることが重要です。

前受金の仕訳例は以下のとおりです。

翌月に商品を納品する契約で、商品代金30万円を事前に受け取った

翌月に商品を納品した

前受金は将来的に商品の納品やサービスを提供する「義務」を負っていることになります。したがって、前受金は「貸方」に「負債」として処理します。

損益との関連性を考える

次に、その勘定科目が将来的に「損益」に影響するかを考えます。前受金は、商品の納品やサービスを提供した後「売上高」に振り返るため「収益」に影響するといえます。前受金と他の勘定科目で判断に迷った際は、将来的に損益に影響するかどうかで判断しましょう。

なお、前受金で気を付けたいのは「売上高」に振り替えるタイミングです。売上高に振り替えるタイミングは、商品の納品やサービスが提供した後でなければなりません。タイミングを誤ってしまうと期間損益に影響するため、注意が必要です。

また、複数の顧客から前受金を受け経った場合は、どの顧客から受け取ったかを把握して管理しなければなりません。区分管理を適切に行わなかった場合、売上高に振り替えるべき前受金を処理しないまま残してしまう可能性があるため注意しましょう。

マトリックス図で整理する

「資産（権利）か負債（義務）か」「損益に影響を与えるかどうか」を軸としたマトリックス図の活用も前受金を見分ける際に役立ちます。マトリックス図とは、縦軸と横軸を用いて縦横に項目を配置し、その交点から各要素の関係の有無や関連度合いを表す図のことです。重要項目の洗い出しに適しているため、ビジネスではマーケティングなどのテーマ選定に用いられることがあります。

前受金を見分ける際は、マトリックス図に「前受収益」「預り金」「仮受金」「売掛金」など混同しやすい勘定科目を配置します。たとえば、「資産（権利）か負債（義務）か」を横軸に、「損益に影響を与えるかどうか」を縦軸に設定すれば、それぞれの勘定科目の役割がひと目で把握できます。

前受金に関連する主な帳票

そもそも帳票とは、帳簿類と伝票類の総称で、仕訳帳や売上帳、支払伝票、収納伝票などが挙げられます。金銭取引を記録したり、サービス情報や組織における人の動きを伝達したりすることを目的に発行します。前受金に関連する主な帳簿は以下のとおりです。なお、会社や業界によって呼び方が異なる場合もあります。

・前受元帳
取引先ごとの前受金の発生と売上高への振り替えを確認する際に用います。

・債権元帳
取引先ごとに任意の期間の売上金額と入金金額の日別取引など、差引残高を確認する際に用います。

・前受残高一覧表
取引先ごとの繰越残高や借方、貸方、差引残高などを確認できるため、前受金管理に用います。

・入金予定一覧表
請求書を発行した取引先ごとの取引先名や請求項目、入金予定日、入金方法、入金予定金額などの入金予定に関する情報を一覧にしたものです。

前受金に関する注意点

前受金は収益に影響する重要な勘定科目です。商品の納品やサービスの提供が完了次第、速やかに売上高に振り替えなければなりません。ここでは、前受金に関する注意点を2点ご紹介します。

入金後の商品やサービスの動きを把握しておく

前受金は商品の納品やサービスの提供をする前に顧客からお金を預かります。取引完了後に売上高として適切に処理するためにも、入金後に商品やサービスの動きを把握しておかなければなりません。これは、入金後の商品やサービスの動きをしっかり把握しておかないと、前受金を売上高へ振り替え忘れて貸借対照表上に取り残してしまう可能性があるためです。

振り替え忘れを防ぐためにも、毎月末には売上高に振り替え忘れている金額がないか、必ず前受金の残高を確認しましょう。

勘定科目は会社によって異なる

会社独自の勘定科目のルールを設けていても法律違反に該当する行為にはなりません。そのため、社内で使用する貸借対照表は、仕訳方法や勘定科目の名称が会社独自で管理しやすいように変更している場合も少なくありません。

経理を担当する場合は、一度会社のルールを確認しておくと良いでしょう。また、勘定科目や仕訳方法で判断に迷った際は、自己判断をせずに上司に確認をとることが重要です。

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まとめ

この記事では、前受金は継続的な契約を結ばない商品やサービスの代金を提供する前に一部または全額受け取った際に使用する勘定科目であることを解説してきました。前受金と他の勘定科目で迷った場合には、資産科目か負債科目かを確認する、損益との関連性を考える、マトリックス図で整理するなどの方法を用いて見分けましょう。

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