コスト削減や業務の効率化を図るために、請求書をメールで送ることを検討している方もいるのではないでしょうか。

ただし、請求書送付をメールで行う場合、いくつか気をつける点があります。

そこでこの記事では、請求書を送る際のメール文面に記載する項目、実際の例文、件名やパスワードに関する注意点など、請求書のメールでの送り方について網羅的に解説します。

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請求書を送る際のメール文面に記載する項目

請求書送付メールは送付状（カバーメール）の役割を担うため、基本は「誰に・何を・いつの請求か」がすぐわかる構成にします。

共通して入れておくと良いのは「件名」「宛先」「用件」「添付/リンクの内容（ファイル名や請求書番号など）」「問い合わせ先」です。

請求金額や支払期日は請求書本体に記載されているため、社内規程や誤送信リスクを踏まえ、本文には必要最小限に留める運用も有効です。

請求書をメールで送付する際の例文

それでは、請求書をメールで送付する際の例文を紹介しましょう。
パターン別にみていきましょう。

請求書送付メールの例文①：請求書原本を郵送しない場合

請求書原本を別途郵送しない場合の例文は、以下の通りです。
なお、手数料負担については請求書に明記してあるため、念を押す必要がなければ記載しなくても問題ありません。

請求書送付メールの例文②：請求書原本も郵送する場合

請求書原本をすでに郵送している場合の例文は、以下の通りです。

請求書送付メールの例文③：初めて請求書をメールで送る場合

取引先に初めて請求書をメールで送る場合の例文は、以下の通りです。

請求書をメールで送る際の注意点

請求書をメールで送る際には、以下のような注意点があります。

取引先の受け入れ態勢を確認しておく

メールで請求書を受け取る場合、受領側は原則として電子データのまま保存対象となるため、受領側の運用も踏まえて送付方法を決めましょう。

送付前に「添付 or ダウンロードリンク」「紙（押印済み等）の要否」「宛先（部署/担当）」「電子帳簿保存法に沿った保存が可能か」を確認し、双方が無理なく運用できる方法で合意しておくと安心です。

請求書メールの件名をわかりやすいものにする

請求書をメールで送る際は、わかりやすい件名にすることが重要です。

「〇〇月分ご請求書の送付お知らせ」などのように、メールを開かなくても請求書だと判断できる件名にしましょう。

件名で請求書だと判断できない場合、他の社内外のメールに埋もれてしまう可能性があります。

請求書メールの添付データ名をわかりやすいものにする

請求書をメールで送る際は、開封する前に請求書と判断できるファイル名にすることも大切です。

「案件名・商品名・サービス名」や「何月分の請求書なのか」などを記載しておくと、「いつの・何の請求書」について受領側もひと目でわかるでしょう。

また、請求書メールの送付側も、メールに詳細を記載することで管理しやすくなります。

どのような順番で、何を記載するか、あらかじめルールを決めておくことがポイントです。

共有方法（リンク／パスワード設定）を取引先とすり合わせる

近年はメール添付だけでなく、「ダウンロードリンク／ポータルでの受け渡し（ログイン認証など）」を選ぶ企業も増えています。
これについては、当社の「請求管理ロボ」のような請求管理システム経由で送信をして、ダウンロード時にログイン認証を求める方法もあります。

一方で、取引先の規程により添付が必要な場合は、必要に応じてファイルの暗号化（PDFの開封パスワード等）を検討します。ただし、暗号化ファイルは受領側のセキュリティ運用や検査の都合で制約になる場合もあるため、事前に受領可否を確認しましょう。

パスワードを使う場合は同一メール本文に記載せず、原則として別経路（電話・チャット等）で共有します。

請求書をメールで送るメリット

請求書をメールで送るメリットは以下の通りです。

手間やコストを削減できる

請求書をメールで送付すると、切手代やコピー用紙代・インク代を削減でき、年間換算すると大幅な経費節減につながります。

また、請求書の発送準備で社員の残業が発生している場合は、残業代の削減にもつながるでしょう。

なお、当社の「請求管理ロボ」をご利用いただくとリソースを圧迫する毎月の請求業務を約80％削減することが見込めます。

郵送ミスが防げる

請求書をメール送付に切り替えれば、「宛名や住所の書き間違いによる未着」「切手代不足で取引先に配達料金が請求される」などの郵送ミスが防げます。

なお、当社の「請求管理ロボ」であれば、1度の登録で請求書発行・送付を自動化でき、明細単位でスケジュール管理が可能なため、請求書の送付漏れや送り先ミス、支払期日の記載漏れなどのヒューマンエラーを低減できます。

請求書データの管理がしやすくなる

請求書をメール送信するためにはデータ化が必要になり、管理も電子データで行うことになります。

これによって、保存場所の節約や作業の効率化などのメリットが得られます。

なお、当社の「請求管理ロボ」の電子帳簿保存法に対応した請求書電子化サービスでは、過去の請求書データをクラウド上でいつでも確認でき、保存管理がしやすくなります。 保存スペースの確保や検索性にも優れています。

請求書のメール送付で「請求管理ロボ」が選ばれる理由

ここまで請求書をメール送付する際の文例や注意点などに触れてきましたが、実は当社の「請求管理ロボ」をご利用いただくと、請求書をメール送付する際の手間が軽減されます。

ここでは、請求書のメール送付で「請求管理ロボ」が選ばれる理由について、機能面からお伝えします。

メール文面編集機能

当社の「請求管理ロボ」では、管理画面上から請求書送付のメール設定編集ができます。

あらかじめ定型文を用意し、自動送信タイミングを設定しておくと、相手先の宛名などを請求書ごとに当てはめて、請求書メールを送付することが可能です。

▼請求管理ロボの請求書送付メール設定画面の例

▼請求管理ロボで請求先に送付されるメールのイメージ

請求書の自動送付機能

請求管理ロボの「請求書の自動送付機能」では、電子請求書（PDF）のダウンロードリンクを記載した案内メールを送信します。

送信先のCC設定、また送付結果の確認、既読ステータスが確認できます。

▼請求管理ロボでできる請求書発行・自動メール送付のイメージ

マイページ機能

オプションのマイページ機能をご利用いただくと、請求書受取側は発行元に都度問い合わせることなく請求書の管理・照会・ダウンロードが可能となります。

また、ダウンロードの際には、ログイン認証が必要になるため、セキュリティ（情報漏洩） リスクを軽減できます。

▼マイページ機能を利用したメール送付のイメージ

▼マイページから請求書をダウンロードする際のログイン認証画面のイメージ

請求書のメール送付は「請求管理ロボ」にお任せ！

請求書をメール送付に切り替える際は、ぜひ「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。

導入企業様からは「請求書発行後のメール送付や履歴管理の一元化により、郵送業務の廃止と管理業務の効率化を実現できました」といった好評価をいただいております。