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株式会社シーベース
お話を伺った方：
管理グループ 鷲尾 郁子 様
- 従量課金の計算や営業部門への確認作業が煩雑で、毎月の請求書送付が時間との戦いであった
- 顧客ごとに請求内容が大きく異なり、請求リストの管理や営業部門と経理部門間の情報連携が双方の負担となっていた
- 請求書発行後のメール送付や履歴管理の一元化により、郵送業務の廃止と管理業務の効率化を実現した
- Kintone連携により、営業部門と経理部門間の情報連携が不要になり、確認作業の負担が大幅に軽減された
- 従来、アルバイト1名を雇用し毎月約25時間要していた請求書業務が、社員1名により約10時間に大幅短縮された
請求管理ロボに決めた理由（選定理由）
煩雑な紙ベースの請求書発行・郵送作業からの解放
以前はExcelで各商材の請求用データシートを作成し、マクロを組んで請求書を発行していました。新規受注やオプション利用の度にExcelを更新し、営業担当が毎月チェックする運用で、特に従量課金の集計から営業確認までは時間との戦いでした。この状況を打開するため、請求管理ロボ導入により、まず請求書発行後の郵送作業をなくしたいと考えていました。
請求業務の効率化とメール送付による迅速な対応への期待
請求管理ロボでは、請求情報を登録しメールを送付するだけで済むため、手作業による郵送業務と比較して大幅な時間短縮が期待できました。また、発行履歴なども含めた請求管理全体が効率化されることで、月々の業務負担が軽減されることも大きな魅力でした。
導入から活用まで
STEP1
複雑な請求内容とExcel依存の業務が生む、部門間の負担
当社のお客様は契約形態やご利用サービスが多岐にわたり、初期費用、月額利用料、従量課金など請求内容が複雑化していました。これらの情報をExcelで管理し、毎月営業担当が確認するというフローは、請求リストの管理負荷に加え、営業・経理双方にとって大きな負担となっていました。
STEP2
請求管理ロボ導入が実現した、念願のペーパーレス化と請求管理の一元化
2015年、紙ベースの請求業務からの脱却を目指し、請求管理ロボを導入しました。最大の目的は郵送作業の廃止です。システムに請求情報を登録しメールで送付できる体制へ移行したことで、手作業は大幅に削減されました。お客様へのご理解を得るのに2〜3カ月を要しましたが、早期に紙文化から脱却できた意義は大きかったです。同時に、ログイン管理によるセキュリティ向上や、発行履歴の一元管理も実現し、請求管理業務全体の効率が格段に向上しました。
STEP3
Kintone連携がもたらした、請求プロセスの劇的な効率化とコスト削減
2019年のkintone導入を機に、請求管理ロボとのプラグイン連携を開始し、請求業務はさらなる変革を遂げました。営業担当がkintoneに入力・更新した情報が、直接、請求書作成データに反映されるため、従来必須だったExcelの請求用データ作成や、経理・営業間での煩雑な確認作業が一切不要になりました。結果として、以前はアルバイト1名を雇用し毎月約25時間を費やしていた請求業務が、現在では社員1名、月約10時間で完了。営業部門の確認負担も大幅に軽減されています。
STEP4
確立されたデジタル業務基盤が、スムーズなテレワーク移行を強力にサポート
2020年3月、新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受け、全社で一斉にテレワーク体制へ移行しました。しかし、請求業務に関しては、特に課題として認識されることはありませんでした。これは、請求管理ロボ導入によるペーパーレス化と、kintoneを通じた請求関連情報の共有体制が既に確立されていたためです。このデジタル化された業務基盤が、結果としてスムーズなテレワーク導入を力強く後押ししました。
利用サービス
導入企業紹介
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株式会社シーベース
- 業界
- IT・通信
- 事業内容
- 360度フィードバックシステム「スマレビfor360」をはじめとするHRサーベイクラウドサービスや、各種タレントマネジメントクラウドサービスの提供。その他、人材および組織開発コンサルティングサービスを展開。
- 企業規模
- 50名以下
CONTACT
当サービスのご不明な点や活用方法のご相談など
お気軽にお問い合わせください。
- 各サービスの機能やシステム連携を比較したい
- システムを導入するメリットを詳しく知りたい
お客様の声
お客様のお声をご紹介します
製品を利用しているユーザーが口コミを投稿できるサイト「ITreview」にて、顧客満足度と認知度の高いサービスとして選ばれました。
最高の請求管理システムです
- 業種情報通信・インターネット
- 職種営業・販売・サービス職
- 従業員規模300-1000人未満
請求管理ロボ for salesforce であればSFから請求・集金の一元管理を実現できました。またシームレスに作業できることにより、他のシステムやExcel等のアナログ作業に比べて格段に作業効率を上げることが出来ています。
社内での情報共有、データの一元管理が可能になりました
- 業種組合・団体・協会
- 職種営業・販売・サービス職
- 従業員規模20-50人未満
請求管理ロボの導入により、社内営業担当者、請求担当者、経理担当者が同一のデータを共有しいつでもそれぞれの立場から確認できるようになりました。
入金消込をする時間が大幅に短縮できます
- 業種サービス
- 職種一般職
- 従業員規模50-100人未満
今までお客様から頂いた会費を一件ずつ、入金消込していました。作業時間に関しては1日1時間ほどの時間を要していましたが請求管理ロボを利用するようになってから、その作業が5分程度で完了し非常に効率化できています。
請求管理ロボ利用について
- 業種持ち帰り・デリバリー
- 職種会計・経理
- 従業員規模50-100人未満
非定期的であり、かつ月間数千以上ある取引に対する銀行振込請求書・クレジット決済請求書の帳票発行から送付、先方が受け取ったかの管理、それらの入金消込がすべて請求管理ロボ上で完結し、未収入金の一覧出力、口座の残高確定が1営業日目で行えるようになりました。
PICK UP
ご相談時によくある質問
請求管理ロボを導入すると、どの業務が自動化されますか？
以下の請求・入金管理業務を自動化できます。
・請求書の発行・送付（郵送・メール・電子請求）
・入金の消込（クレジットカード決済・口座振替・銀行振込・コンビニ決済と連携）
・未入金の自動リマインド通知
・販売管理システムや会計ソフトとのデータ連携
導入までにどれくらいの期間がかかりますか？
最短1週間で導入可能です。
・クラウドサービスのため、システム開発不要
・既存の請求書フォーマットや会計ソフトとの連携設定は、サポートチームが対応
・企業ごとのカスタマイズが必要な場合は1〜2ヵ月程度かかる場合もあります
どんな企業に適していますか？
以下のような企業におすすめです。
・業務効率化を進めたい、DX推進したい企業
・定期定額の請求がメインの企業
・他システムと連携させたい企業（CSVやAPIで連携）
・消込や転記において人為的ミスが発生している企業
どんなシステムと連携できますか？
以下のシステムと連携が可能です。
・Salesforce®
・kintone
・freee会計
・マネーフォワード クラウド会計
・弥生会計
・その他、CSVアップロードで幅広いシステムに対応
セキュリティ対策はどうなっていますか？
業界最高水準のセキュリティで企業のデータを保護しています。
PCI DSS 4.0：クレジットカード業界におけるグローバルセキュリティ基準に準拠した、システム・管理体制によって業務を運用しています。
プライバシーマーク：セキュリティシステム強化、社員教育、内部統制を徹底し、情報漏洩等がないよう、お客様の大切な個人情報を保護します。
ISMS認証：ISMS:JIS Q 27001:2023 （ISO/IEC 27001:2022）認証を取得し、情報セキュリティマネジメントシステムを構築しています。