導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

株式会社シーベース

管理グループ
鷲尾 郁子 様

請求管理ロボ×kintoneにより請求書業務が毎月25時間から10時間に

  

導入機能一覧

< 導入前の課題 >
  • 従量課金の計算、営業への確認などが重なり、毎月請求書の送付まで時間との戦いだった
  • お客様により請求内容が大きく異なり、請求リストの管理や、営業-経理間の連携が負担になっていた
< 導入後の変化 >
  • メール送付機能を活用することで、請求書発行後の業務を削減できた
  • 請求書発行後の履歴を含めた請求書の管理が一元化された
< kintone連携によるさらなる変化 >
    ・営業が管理しているkintoneの情報をそのまま請求管理ロボに反映することで、営業-経理間の連携が不要になった
    ・アルバイト1名を雇って毎月約25時間かけていた請求書業務が、いまでは社員1名により約10時間で完了している

「すべての人と組織に、気づき、学び、成長を」

株式会社シーベースは、「すべての人と組織に、気づき、学び、成長を」をスローガンに掲げて、HRサーベイクラウドの提供をしています。360度フィードバックシステムの「スマレビfor360」は、対象数年間70000人以上で同分野では国内トップクラスの実績を誇っています。ほかにも網羅的な組織診断を手軽に実施できる「スマレビfor組織診断」、リモートワーク下での従業員のコンディションを把握できる「スマレビforRWCS」のリリースなど新商品開発にも注力をしています。2000年6月の創業以来、アジャイルなサービス開発の手法を導入し、顧客価値が高いサービスの提供に邁進しています。

お客様によって請求内容が大きく異なるため、経理-営業間の連携が双方の負担に

請求管理ロボは、当社が展開しているサービスの全ての請求で利用しています。 請求の内訳としては、初期導入費用やシステム利用料(月額もしくは更新月に一括)をはじめ、サービス内におけるアンケート利用数に応じた毎月の従量課金などがあります。360度評価など人事評価系のサービスになるため、半期ごとに予算を確保しスポット的に利用されるお客様が多いのが特徴です。

またお客様の利用用途、契約形態により請求内容が大きく異なるという事情もあります。例えば、更新タイミングが3ヶ月~1年で混在していたり、大規模利用のお客様のなかには独立サーバーでの提供をしているなど、お客様によって請求内容が大きく異なります。そのため請求書1枚を見ても、明細表記も全く異なり、1行で5万円というものがあれば、数行にわたり総額1000万円超というものもあります。

根強い紙文化がまだあるなか、早い段階で紙の請求書からの脱却に成功

請求管理ロボの導入は2015年になり、当初は請求書の紙郵送をやめたいというのが理由でした。

以前は、各商材ごとに請求用データベースとしてExcelシートを作成し、マクロを組み、請求書の発行を行っていました。新規受注や一時的なオプション利用などが発生するたびに、Excelを更新し、請求金額が確定したタイミングで毎月営業担当でチェックを行う運用でした。
従量課金の関係もあり、集計から営業確認まで時間との戦いだったので、請求管理ロボを利用することで、まず請求書発行後の郵送作業を不要にしたかったというのが狙いです。

請求管理ロボでは、請求情報(金額)を登録しメールを送付するだけなので、本当に楽になりました。根強い紙文化が当時まだあるなかで、営業担当が2~3カ月かけてお客様に説明を行い、早い段階で紙からの脱却ができたことは良かったことと考えます。他にも、ログイン管理により請求書発行に関するセキュリティが担保されたことや、発行履歴など請求管理自体がとても楽になったことは、大きな変化でした。

さらにkintoneとのプラグイン連携により、毎月25時間の業務が10時間に

2019年にkintoneを導入したことで、今ではより効率的な運用になっています。



特にプラグインを連携したことにより、kintoneと請求管理ロボのデータ連携が行える環境を構築しました。その結果、営業担当がkintoneに入力・書き換えした情報を元に請求書を作成することができ、データベース用Excelシートの作成や経理-営業間の確認が不要になり、大幅な工数削減に繋がっています。金額集計から郵送完了までのアルバイト1名を雇って毎月約25時間かけていた業務が、今ではアルバイトなしで約10時間で対応可能になり、また営業も確認作業が減り大きく負担が下がりました。

プラグイン連携については、ROBOT PAYMENTのサポートの方が、対応できるイメージをお持ちだったので非常に心強く、kintone導入直後で何も知らない私でも連携出来てしまったのを覚えています。

請求管理ロボ×kintoneなら、テレワークの障害は一切なし

またコロナウイルスの影響がではじめた2020年3月から一斉にテレワークを開始しました。ちょうどISOの取得(ITSMS・ISMS)を行っており、情報セキュリティの体制も整っていたことも大きな理由でした。
テレワークにあたり、発生する課題について現場・経営で議論しましたが、請求業務については正直一切話題にもなりませんでした。
請求管理ロボの導入以降、紙の取り扱いを既にやめていたので作業的な問題がなく、またkintoneを通して請求にかかわる情報を誰でも確認できる環境を構築していたことが、結果としてテレワークにもつながりました。

お客様概要

株式会社シーベース
代表取締役 深井 幹雄 様
設立:2000年6月29日
事業内容:・HRタレントマネジメントクラウドサービスの提供・HRサーベイクラウドサービスの提供
・各種サーベイクラウドサービスの提供・人材および組織開発サービスの提供
URL: https://www.cbase.co.jp/

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