納品書とは、商品やサービスを納品した際に発行し、納めた内容を明記するための書類です。単純な取引では請求書のみで運用する例もありますが、分納や数量差異が起きやすい取引、社内統制が厳格な取引では納品書が有効です。

そこで、本記事では、納品書と請求書の違い、それぞれの書類が持つ役割、発行される目的、実務での使い分け方などを詳しく解説していきます。

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納品書と請求書の違い

納品書と請求書は、どちらも取引に関する重要な書類ですが、目的と役割に違いがあります。

納品書
・目的: 商品やサービスの納品を証明する
・役割: 納めた内容を明記することで、取引先も間違いがないかを確認でき、納品漏れの防止につながる
・発行タイミング: 商品やサービスを納品する際に、売り手側が買い手側に渡す

請求書
・目的: 商品やサービスを提供した際に、対価として金銭の支払いを請求する
・役割: 取引内容や取引条件などを証明する証憑（しょうひょう）書類の役割があり、取引先の未払い防止にも役立つ
・発行タイミング: 商品やサービスの納品後、もしくは契約で定められたタイミングで、売り手側が買い手側に送付する

つまり、納品書は「何をいつ納めたか」を明示し、請求書は「いくら払うべきか」を明示しています。

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請求書と納品書を使用する流れ

請求書と納品書を使った取引の一般的な流れは、以下のようになります。

1.見積もり
買い手が売り手に対して、商品やサービスの購入を検討している旨を伝え、見積書の作成を依頼します。売り手は、依頼内容に基づいて金額や納期などの条件を提示する見積書を作成し、買い手に送付します。

2.注文
買い手は見積書の内容に納得した場合、正式に商品やサービスの注文を行います。この際、発注書が使われることもあります。

3.納品
売り手は注文された商品やサービスを買い手に納品します。このとき、納品書を商品と一緒に買い手に渡します。買い手は、納品書と受け取った商品を照らし合わせ、注文内容に間違いがないか確認します。

4. 請求
納品が完了した後、売り手は買い手に対して請求書を発行します。請求書の発行は、納品ごと、月ごとなど、取引の契約内容によって異なります。

5.支払い
買い手は、請求書に記載された内容に基づいて代金を支払います。

6.入金確認
売り手は買い手からの入金を確認し、取引が完了します。必要に応じて、領収書を発行することもあります。

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納品書に記載する情報

納品書は、法律で定められた厳密な書式はありませんが、取引を円滑に進めるために記載しておくべき一般的な項目がいくつかあります。
実際の納品書を例に具体的に解説します。

▼当社のサイトからご利用いただける納品書のEXCELテンプレート

納品書の主な記載事項は以下の通りです。

1.宛先
・納品先の企業名や部署名、担当者名など。
・敬称（「御中」「様」など）も正しく記載します。

2.発行日
・納品書を作成した日付、または実際に商品やサービスを納品した日付を記載します。

3.発行者情報
・納品書を発行する自社の会社名、住所、電話番号、メールアドレスなど。
・社印（角印）を押すのが一般的です。

4.納品内容（明細）
・商品名と品目: 納品した商品やサービスの内容を具体的に記載します。
・数量: 納品した数量を記載します（例：個、枚、式など）。
・単価: 商品やサービスごとの単価を記載します。
・金額: 単価と数量をかけた金額を記載します。

5.金額の合計
・小計: 明細の合計金額（税抜）を記載します。
・消費税: 適用される消費税額を記載します。
・合計金額: 小計と消費税を合計した金額（税込）を記載します。

6.納品書番号
・社内管理のために、納品書ごとに一意の番号を記載します。

7.備考欄
特記事項や補足情報がある場合に記載します。

なお、請求書に記載する情報については以下で解説しています。

請求書の書き方とは？インボイス対応の記載項目や請求書のタイトル（件名）について解説！

納品書兼請求書について

納品書・請求書は「納品書兼請求書」という形で1つにまとめることもできます。
ここでは、この納品書兼請求書について解説します。

納品書兼請求書の主な使い方

「納品書兼請求書」はその名の通り納品書・請求書の両方を兼ねる書類です。この2つの書類を分けて送付する必要のない取引で使用されます。

例えば物品ではなくサービスを商品とした取引の場合には、納品と請求が同じタイミングで行われることも多いため、こうして1つの様式にまとめてしまうことも可能です。

納品書兼請求書のメリット

納品書兼請求書のメリットは「書類を1枚で完結することができる」点です。納品・請求をこの1枚で行い、コストや手間を省くことができます。
また、納品書がそのまま請求書の代わりにもなるため、請求書を別途発行せずに、そのまま支払いを受けられます。
スピードを持って納品・請求の手続きを行うことが可能なメリットから、多くの業種で利用されています。

納品書兼請求書のインボイス対応

インボイス制度においては、納品書は直接の対象ではありませんが、納品書兼請求書はインボイス対応の対象となります。

詳しくは「請求書の書き方とは？インボイス対応の記載項目や請求書のタイトル（件名）について解説！」をあわせてご覧ください。

納品書兼請求書の電子帳簿保存法対応

納品書兼請求書は、電子帳簿保存法では取引関係書類として電子保存の対象となります。
原則として保存期間は、個人事業主が5年間、法人の場合7年間となっています。

詳しくは「請求書に原本は必要？保存方法や紙の請求書原本をPDF化する際の注意点を解説！」をあわせてご覧ください。

請求書があれば納品書はいらない？

請求書があれば、必ずしも納品書は必要ありません。多くの企業では、請求書に納品日や商品名、数量、単価などの詳細が記載されています。これにより、請求書自体が納品された内容を証明する役割も果たしているため、特に小規模な取引やシンプルな取引においては、納品書を省略することが一般的です。

ただし、以下のようなケースでは、納品書があるほうがよい場合もあります。

納品書が特に重要となる5つのケース

1. 製造業・建設業での分納取引
部品や資材を複数回に分けて納品する場合、各納品時の数量・品番を納品書で明確にすることで、最終的な請求書との照合が容易になります。特に建設現場では、納品書がないと資材の受け入れができないケースが多くあります。

2. ECサイト・通販事業
商品に同梱する納品書は、注文内容の確認書として顧客満足度向上に貢献。返品・交換時の証明書としても機能し、カスタマーサポートの効率化にもつながります。

3. BtoB取引での検収プロセス
大企業との取引では、納品書→検収書→請求書の流れが必須。納品書なしでは支払いプロセスが進まないケースが多数あり、特に上場企業では内部統制の観点から必須となります。

4. 在庫管理・棚卸での重要性
納品書は在庫の受入記録として、会計監査や税務調査でも重要な証憑となります。特に実地棚卸の際の数量確認資料として欠かせません。

5. トラブル防止・証拠保全
「納品した・していない」の水掛け論を防ぐ法的証拠として機能。特に高額取引や、品質問題が発生しやすい商品では必須です。

法律上は請求書だけでも取引の成立は証明できますが、取引先との円滑な業務遂行のためには、相手側の要望に応じて柔軟に対応するのがよいでしょう。

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