商品をお客様へ納品した際に提出するものには、納品書・請求書などさまざまなものがあります。今回は混同されがちな納品書と請求書の違い・それぞれの書類が持つ役割、発行される目的などを解説していきます。

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納品書と請求書の違い

請求書と納品書は、どちらも取引に関する重要な書類ですが、目的と役割に違いがあります。

請求書
・目的: 商品やサービスを提供した際に、対価として金銭の支払いを請求するための書類です。
・役割: 取引内容や取引条件などを証明する証憑（しょうひょう）書類の役割があり、取引先の未払い防止にも役立ちます。
・発行タイミング: 商品やサービスの納品後、もしくは契約で定められたタイミングで、売り手側が買い手側に送付します。

納品書
・目的: 商品やサービスが注文通りに納品されたことを証明する書類です。
・役割: 納めた内容を明記することで、取引先も間違いがないかを確認でき、納品漏れの防止につながります。
・発行タイミング: 商品やサービスを納品する際に、売り手側が買い手側に渡します。

つまり、請求書は「いくら払うべきか」を明示し、納品書は「何をいつ納めたか」を明示しています。

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請求書と納品書を使用する流れ

請求書と納品書を使った取引の一般的な流れは、以下のようになります。

1.見積もり
買い手が売り手に対して、商品やサービスの購入を検討している旨を伝え、見積書の作成を依頼します。売り手は、依頼内容に基づいて金額や納期などの条件を提示する見積書を作成し、買い手に送付します。

2.注文
買い手は見積書の内容に納得した場合、正式に商品やサービスの注文を行います。この際、発注書が使われることもあります。

3.納品
売り手は注文された商品やサービスを買い手に納品します。このとき、納品書を商品と一緒に買い手に渡します。買い手は、納品書と受け取った商品を照らし合わせ、注文内容に間違いがないか確認します。

4. 請求
納品が完了した後、売り手は買い手に対して請求書を発行します。請求書の発行は、納品ごと、月ごとなど、取引の契約内容によって異なります。

5.支払い
買い手は、請求書に記載された内容に基づいて代金を支払います。

6.入金確認
売り手は買い手からの入金を確認し、取引が完了します。必要に応じて、領収書を発行することもあります。

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納品書に記載する情報

納品書は、法律で定められた厳密な書式はありませんが、取引を円滑に進めるために記載しておくべき一般的な項目がいくつかあります。
実際の見積書を例に具体的に解説します。

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納品書の主な記載事項は以下の通りです。

1.宛先
・納品先の企業名や部署名、担当者名など。
・敬称（「御中」「様」など）も正しく記載します。

2.発行日
・納品書を作成した日付、または実際に商品やサービスを納品した日付を記載します。

3.発行者情報
・納品書を発行する自社の会社名、住所、電話番号、メールアドレスなど。
・社印（角印）を押すのが一般的です。

4.納品内容（明細）
・商品名と品目: 納品した商品やサービスの内容を具体的に記載します。
・数量: 納品した数量を記載します（例：個、枚、式など）。
・単価: 商品やサービスごとの単価を記載します。
・金額: 単価と数量をかけた金額を記載します。

5.金額の合計
・小計: 明細の合計金額（税抜）を記載します。
・消費税: 適用される消費税額を記載します。
・合計金額: 小計と消費税を合計した金額（税込）を記載します。

6.納品書番号
・社内管理のために、納品書ごとに一意の番号を記載します。

7.備考欄
特記事項や補足情報がある場合に記載します。

なお、請求書に記載する情報については以下で解説しています。

請求書の書き方とは？記載項目や注意点を分かりやすく解説！

納品書兼請求書について

自社から取引先へ発行される書類のなかで代表的なものは見積書・納品書・請求書・領収書の4つです。この4つのなかでも納品書・請求書は「納品書兼請求書」とまとめることもできます。

ここでは、この納品書兼請求書について解説します。

納品書兼請求書の主な使い方

「納品書兼請求書」はその名の通り納品書・請求書の両方を兼ねる書類です。この2つの書類を分けて送付する必要のない取引で使用されます。

例えば物品ではなくサービスを商品とした取引の場合には、納品と請求が同じタイミングで行われることも多いため、こうして1つの様式にまとめてしまうことも可能です。

納品書兼請求書のメリット

納品書兼請求書のメリットは「書類を1枚で完結することができる」点です。納品・請求をこの1枚で行い、コストや手間を省くことができます。
また、納品書がそのまま請求書の代わりにもなるため、請求書を別途発行せずに、そのまま支払いを受けられます。
スピードを持って納品・請求の手続きを行うことが可能なメリットから、多くの業種で利用されています。

請求書と納品書、両方とも必要？

納品書は受領した商品が、請求書は請求金額がそれぞれ合致しているかの確認をするために必要な書類です。納品書は請求書が届くまで保管しておき、請求金額と一致しているか、商品に誤りがないか確認する際に役立ちます。

支払いを行う前には納品書・請求書の内容が一致しているかを確認することで、人的ミスによる未入金などを防ぐことができるでしょう。

納品書・請求書は、会計業務としてもそれぞれ必要な書類で保管義務があります。請求書は納品書発行後、取引が完了し後は記載された金額を回収するだけという段階で発行するものです。請求書が届いたら期日ごとにファイリングし、決まった日に振込をするなど適切に処理をするようにしましょう。

ファイリングする際は、「請求月別」にすればファイリングが容易になり、また月トータルの数字が把握しやすい一方で、特定の取引先の検索が難しくなるという難点があります。

一方、「取引先別」だと取引先ごとの数字が把握しやすくなる反面、月トータルの数字を知るのに時間がかかることは避けられないでしょう。さらに、取引先が増えるごとに新たなファイルの作成が必要になるので管理が煩雑になる傾向があります。

また、納品書は商品の内容を確認することには役立ちますが、請求書とは異なり税務書類というわけでもないため、保管の重要性が低く感じる書類です。しかし、例えば決算ギリギリのタイミングで備品の購入などが行われた場合、納品書の日付をもって会計上の確定日付を判断できる、対外的な確認書類として非常に重要な書類です。電化製品などはお店のレジで支払いをして後から発送されるため、納品書の日付が計上時に重要になります。こうした場合には納品書で引き渡しの日を確認し、納品書の日付によって会計上の確定日付とします。

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