請求書の記載項目の要件とは?請求書の印鑑や送付方法についても詳しく解説! | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

請求書の記載項目の要件とは?請求書の印鑑や送付方法についても詳しく解説!

請求書

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企業が売上金を請求するときに欠かせない請求書は、社内の決められたフォーマットに従って作成するか、会計ソフトが自動的に作成するものを利用する企業が多いため、たとえ担当者であっても要件について知らないケースは珍しくありません。

しかし、請求書には決められた要件があり、それを守って発行することが求められています。今回は、請求書の要件に加えて、印鑑の必要性や送り方について解説します。

※目次※
1.ビジネスにおける請求書の役割
2.請求書の記載項目の要件
3.請求書の印鑑について
4.請求書を送る方法
5.請求管理ロボで請求業務の効率化を実現しよう!
6.まとめ

ビジネスにおける請求書の役割


ここでは、私たちが当たり前のように使っている請求書が、そもそも一体どのような役割を持つ書類なのか整理していきましょう。

請求書とは

請求書とは、代金を取引相手に請求するときに発行するものです。取引相手は内容をチェックし、請求内容が間違っていなければ支払いを行うことになります。要件を満たした請求書を発行することで、下記のことが分かるようになります。

・誰から誰に出したのか
・いくら請求するのか
・いつどのようなサービスや取引があったのか
・いつまでに支払えばいいのか
・どのように支払えばいいのか

ほかにも、受注者が納品したことを証明する「納品書」や、発注者がサービスを受領したときに発行する「受領書」なども取引や金額を証明する文書として有効です。必要に応じて段階ごとにこれらの書類も発行しておくとトラブルを防げます。

請求書が必要な理由

請求書が必要な理由は下記の2つです。

・サービス提供の証拠となるため
・トラブルの予防となるため

取引についてのすべての情報が載っている請求書は、代金を請求するだけではなく「取引が完了した証拠」ともなる文書です。請求書がないと「相手にサービスが提供されていて、お金を払う義務があること」が客観的に証明できません。その結果、意図的に支払いを受けられなかったり、うっかり忘れで支払い漏れが起きてしまったりすることもあるでしょう。しかし、請求書があれば、相手との認識の違いによって生じる支払いトラブルに対応するときに証拠として活用できます。

また、請求書を保管しておくことで、税務調査の際に企業の収支を証明できるようになります。実際に、請求書は取引の事実を証明する証憑書類として、法人税法において「事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間」保存することが定められている重要な書類です。

ただし、すべての取引で必ず請求書が発行されるわけではありません。発行されないときは、納品書や受領書、領収書などを取引を証明する書類として代用できます。また、業務完了報告書や振込の控えなどが証明となることもあるので、念のため保管しておきましょう。

請求書の記載項目の要件


請求書の記載方法に明確なルールがありませんが、取引を証明してトラブルを防ぐためにも、必ず押さえておきたい要件がいくつか存在します。ここでは、領収書に載せておくべき項目を8つ紹介します。

題目

題目とは、その書類がどのようなものなのかを表すタイトルです。用紙の上部中央や左上に、大きめの文字で「請求書」と明記します。ひと目で分かるように、目立つ大きさかつ太文字で書きましょう。

発行者

誰から発行された請求か分からなければ、どうして支払わなくてはいけないのか、誰に対して支払えばいいのかが分かりません。発行者に関する情報は、題目の右下に書くのがオーソドックスです。フォーマットは企業ごとで異なりますが、一般的に下記の情報を載せておけば問題ありません。

・社名
・住所
・連絡先
・担当者や責任者の氏名

正式な文書であることを証明するために、社判や担当者の印鑑を押しておくと信頼性が高まります。

請求先

請求先情報は、基本的に左上に載せます。企業名と住所、担当者氏名などを明記しましょう。
宛先が法人の場合は「〇〇株式会社 御中」、個人の場合は「〇〇 様」と書きます。社内に同姓同名の人がいることも考えられるため、企業名だけではなく在籍部署名や肩書きを書いたうえで、個人名を書いておくと混乱が生じにくいでしょう。

取引内容

請求金額の根拠を示すために、取引内容もしっかりと載せておきましょう。請求方法には、取引が完了するたびに発行する「都度請求」と、1ヶ月などの一定期間ごとに発行する「一括請求(締め請求)」の2種類があります。一括請求の場合はとくに請求内容が不透明になりやすいので、取引があった日付や数量などについて明記するようにしましょう。

また、どのように計算したのか分かりやすいように、取引内容ごとに代金を出し、小計金額と消費税額についても記載しておきます。なお、法人化されていない弁護士や税理士、司法書士への支払いなど、一部請求では源泉徴収の対象になるケースもあるため、事前に確認しておきましょう。

請求金額

取引金額や消費税などをすべて合算し、いくら支払えばいいのかをはっきりと分かるように書きます。この際、振込手数料をどちらが負担するのかについても明記しておくと認識の違いを防げます。

発行年月日

発行した日付は、相手の支払いサイトによって変わり、発行年月日によって振込期日が変わることから、慎重に設定しましょう。
たとえば、11月に行った取引の請求書を11月30日に作った場合、翌月末支払いの会社であれば12月31日に振り込まれます。しかし、同じ取引に対する請求書を12月1日に発行した場合、翌年の1月31日の振り込みになってしまうのです。
このように、発行年月日が1日違うだけで入金日は大幅に変わってしまいます。企業の資金計画に影響を与えることもあるので、正しい発行年月日を書きましょう。

振込先

振込先は誤りのないように、下記の情報を漏れなく記載します。

・銀行名
・支店名
・預金種別
・口座番号
・口座名義

入金先の情報を間違えると、間違った口座に入金してしまい、最悪の場合は売上金を回収できないといったトラブルにつながるため、必ず正しい振込先を載せてください。

支払期日

契約書の内容に従い、相手の支払いサイトごとに設定します。支払期限を書いておかないと認識の違いによるトラブルに発展しやすくなるうえに、支払い漏れの原因となります。相手へのリマインドとして自社の入金確認の際にも役立つので、漏れなく記載すべき項目です。

請求書の印鑑について


証憑書類である請求書を発行するときは、印鑑が必要なのでしょうか。ここでは、請求書の印鑑について説明します。

請求書の印鑑の役割

請求書を発行するときに印鑑を押すことは義務付けられていません。印鑑がないからといって正式な文書でないということにはならず、効力がなくなるわけでもありません。しかし、印鑑を押さないとトラブルの原因となるため、押印する企業は非常に多いのが現状です。
押印することで、企業は請求書が正当な手続きを踏んで発行された文書であることを明示でき、信頼性が高まり改ざんや偽造が起きていないことを証明できるのです。

また、企業や官公庁のなかには、印鑑付きの書面でないと受け付けないと規定しているところもあります。安心して取引してもらうためにも、基本的に請求書には押印するものと認識しておきましょう。

使われる印鑑の種類

ここでは、請求書に押印するときの印鑑の種類を4つ紹介します。

・角印
社名や屋号が入った正方形の印鑑です。印鑑登録をしていない認め印として用いられ、請求書を含む企業の発行文書に使用されます。

・丸印
丸印は代表者印とも呼ばれる、法人設立時に法務局へ登録した実印です。契約書など重要な手続きで使用されることが多いため、請求書に使用されることは稀です。

・銀行印
銀行印は、企業の口座を解説するときに届け出た印鑑です。金銭の出納や小切手の発行に使われますが、請求書で使うことはほとんどありません。

・画像データ
パソコン上で請求書を発行したり送付したりする場合は、画像データの印鑑を使用することも可能です。無料で角印や丸印のデータを作ることができるため、用意しておいてもいいでしょう。ただし、電子印鑑として効力を持たせたい場合は、印鑑の識別情報や押印時間などの記録を保持させる必要があるため、デジタルハンコサービスを利用して偽造できないものを作成します。

印鑑の押し方

請求書に印鑑は必須ではないため、押し方についても明確な決まりはありません。しかし、発行者情報の欄に印鑑を押すことが通例だとされています。
押すときは、社名に被せて右端に押印します。文字に被せて押印すると書いてある情報が読み取れなくなるため、一部だけ被せるのがポイントです。

請求書を送る方法


請求書を作ったら、相手に送って代金を支払ってもらうことになります。送付方法は3種類ありますが、それぞれに気を付けておきたいポイントが存在しています。ここでは、それぞれの送り方のポイントをみていきましょう。

郵送

近年は様々な業務の電子化によってメールで取引にまつわるやりとりを完結させる企業も増えてきましたが、請求書を郵送で送付する企業はまだまだ多いのが現状です。

郵送するときは、長形3号(120mm × 235mm)の封筒を用意し、表面に送付先の住所、裏面に送付元の住所を書き、切手を貼ります。また、請求書だけを送るのではなく、添え状を入れて送るのがマナーです。書類は三つ折りにして封筒に入れ、投函すれば送付完了です。

メール・チャット

相手の了承があれば、メールで送ることも可能です。誤送信によるトラブルを避けるために、必ずファイルの形式と宛先、CCに入れる従業員名などをチェックしておきましょう。

メールを送るときは「請求書の送付について/〇〇株式会社」など、ひと目で重要なメールだと分かるような件名にして、見落としが起こらないように配慮します。

FAX

相手の了承があれば、FAXで送信することも可能です。ただし、FAXは紛失されてしまいやすいことから、基本的には郵送やメールで送付し、修正対応など急ぎで送りたいときにFAXを利用することをおすすめします。

FAXはそのまま送るのではなく、FAX用の送信状をつけて送信するようにしましょう。また、ほかのチラシなどと紛れて捨てられることがないよう、送信後は電話などで一言連絡しておくと安心です。

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まとめ

請求書には明確な記載ルールはありませんが、証憑書類として重要な意味を持つ書類であることから、要件を守って作成することが求められます。
また、請求書はミスが許されない書類であるため、作成やチェック作業に多くの時間を要します。さらに、会社ごとに送付時期や送り方が異なることも、請求業務に手間がかかる一因です。
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