請求書の書き方とは？記載事項や注意点を分かりやすく解説！
請求書はビジネスを行う上で必ず必要とされる書類です。ところで、請求書の書き方に明確なルールはないものの、マナーは存在することをご存じでしょうか。取引先に好印象を与え、スムーズにやり取りするためにも、請求書の正しい書き方を身につけておく必要があります。この記事では、請求書の基礎知識、書き方、注意点について分かりやすく解説します。
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請求書とは
請求書とは、受注者が発注者に対して、提供した商品やサービスの対価・代金を請求するための書類です。
請求書には、多くの場合、注文の詳細や支払情報などを記載します。
法律上、請求書の発行は義務ではありませんが、取引内容や取引条件などの証明をする証憑（しょうひょう）書類の一つです。
受注側と発注側双方が合意していれば発行しなくても問題ありませんが、
請求書の発行することで、取引先の支払忘れ防止や、何に対する代金をいつ請求したかの証明など、さまざまな役割を果たします。
法律で義務付けられていないとはいえ、トラブルを未然に防ぐためにも、マナーを遵守した請求書を取引先に送るようにしましょう。
請求書の書き方
ここでは、請求書の記載事項ついて詳しく解説します。
請求書には明確なルールや法定の形式がありません。明確なルールがないからこそ、取引を円滑に進め、かつトラブルを防ぐ観点からは、分かりやすい請求書を発行することが重要です。
請求書に記載すべき項目
まずは請求書を発行する場合に必要な項目をしっかりと確認し、漏れがないようにするということが重要です。
国税庁の「請求書等の記載事項や発行のしかた」というページでは、請求書は以下の5項目を必要事項として定めています。
・書類作成者の指名または名称
・取引年月日
・取引内容
・税率ごとに区分して合計した税込対価の額
・書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
請求書に記載しておいた方がよい項目
上記の請求書に記載すべき5項目に加えて、書類の管理を行いやすくするために、以下の項目を記載しておくとよいでしょう。
・請求書の発行日
・請求書の管理番号
・請求代金の振込先
・請求代金の支払期限
項目別の書き方
ここからは各項目について、具体的な書き方について説明します。
1.文書のタイトル（件名）
送付した書類が請求書であることを伝えるために、タイトルとして「御請求書」と記載します。上部中央、あるいは左上の目立つ場所に大きめの字で記しましょう。継続して取引している相手には「202〇年〇月分請求書」と年月を入れると親切です。受領側にとって請求内容が一目で伝わるように心がけましょう。
2.宛名
タイトルの左下に請求書を送付する相手先の情報を記載します。住所、会社名、屋号、部署名、氏名を記載するのが一般的です。受領側の経理担当者が届いた請求書の請求先を判断しやすいよう、部署名も記載すると良いでしょう。
3.発行日
請求書の発行日は契約時に取引先といつにするかを決めておく必要があります。都度払いであれば書類発行日や納品日以降で問題ありませんが、多くの場合、発行年月日は取引先の都合に合わせます。取引先の会計締め日によって、支払われる期日が異なるからです。初めてやり取りをする取引先とは事前に都合の良い日付をすり合わせましょう。
4.管理番号（請求書番号）
請求書番号あるいは通番などの管理番号を記載しておくと、請求書のデータを管理する際に役立ちます。エクセルシートなどを活用して請求書の管理をすれば、取引先が同じ場合、発注から支払いまでの業務管理を簡略化できるからです。また、取引先と打合せする際も固有の請求番号があると書類の特定がスムーズでしょう。
5.請求者の情報
タイトルの右下に、請求者の会社の住所、会社名、電話番号、FAX、メールアドレスなどを記載し、社印を押印します。社印の押印は請求書自体と同じく法律で義務付けられているわけではありませんが、「会社が請求書を発行した」という証明になるため、押印するのが一般的です。また、社印の押印は偽造などの不正を防ぐ役割もあるので、トラブルを避けるためにも請求書を発行する際は社印の押印も行うと良いでしょう。
6.請求金額
税抜きの金額（小計）、本体金額に対する消費税額、消費税を含む合計金額、値引き額があればその旨を記載します。合計金額は受領側が支払うべき金額が一目でわかるように太字などにして目立つように記載するのがポイントです。エクセルで作成する場合は、ミスを防ぐために最初から数式を入力しておきましょう。
7.取引内容（商品やサービスの詳細）
取引した商品名またはサービス名・日付・数量・単価を明記します。特に商品名やサービス名は受領側にしっかり伝わるように記載しなければなりません。略称や社内での通称などは誤解を招く可能性があるので避けておきます。
8.支払期限
支払期限は事前に取引先に確認してから記載する必要があります。契約をする前に見積書で支払い条件を提示し、取引先との条件をすり合わせるのが一般的です。トラブルを防ぐためにも契約内容や支払期限を書面に明記しておくことを推奨します。支払期限は月末締めの翌月末、または翌々月末払いが多い傾向にあります。他にも20日締めの翌月10日払いなど、取引先によって異なる場合があることも念頭に置いておきましょう。
9.振込先
振り込んでほしい口座を記載します。ひとつの口座のみ、あるいは複数の銀行口座を記載することが可能です。複数の銀行口座を記載すると、取引先が都合の良い銀行を選べるのでより親切でしょう。また、取引先の担当者が振り込みやすいように銀行コードや支店コードも記載しておくことを推奨します。
10.振込手数料
振込手数料は支払う側とサービスを提供する側のどちらが負担するかは企業によって異なります。いずれにしても双方で事前に取り決めをし、請求書に「恐れ入りますが、振込手数料は御社負担でお願いいたします」「振込手数料は弊社で負担いたします」などと明記することが重要です。
請求書を書く際に注意すること
請求書を書く際には、次の点に注意しましょう。
「御中」「様」の使い分け
「御中」と「様」の使い分けを間違えるとマナー違反になるので注意しましょう。会社や部署など、組織宛てに請求書を送付する場合は「御中」を用いて以下のように記載します。
・〇〇株式会社 御中
・〇〇株式会社 経理部 御中
一方、担当者宛に請求書を送付する場合は「様」を用います。「殿」は目上の人が目下の人に対して使う敬称なので、請求書には用いない方が無難でしょう。マナー違反を防ぐためにも「様」を用いることを推奨します。また、〇〇株式会社御中✕✕様のように、会社名と担当者名の両方に宛名を付けるのは誤りです。この場合は担当者名に「様」を付けるのが適しています。
さらに気をつけたいのは、株式会社を（株）と略すことや前株と後株を間違えることです。会社名を略すことや株式会社の位置を間違えるのは失礼に当たるので、注意する必要があります。
押印の仕方
押印は署名の最後のひと文字にかかるように押すようにしましょう。署名にかかっていないと無効になってしまう可能性があるからです。また、法人が請求書に押す印鑑は正方形の「角印」を使うことが多い傾向にあります。角印は「認印」に分類され、書類に対しての”確認”や”承認”を行ったことを証明できます。一方、個人やフリーランスは「丸印」や「角印」ではなく、請求書には普段から用いている印鑑を用いるのが一般的です。信頼性を高めるために事業用の印鑑を用意することも推奨されています。
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・コミュニケーションコスト削減
請求状況を全社員がクラウド上で確認できるので、営業と経理のやり取りが減り、コミュニケーションコストの削減につながります。
まとめ
今回は、請求書の書き方や記載事項、注意点についてお伝えしました。請求書の書き方は明確なルールがないからこそ、読みやすく工夫して作成する必要があります。経理担当者の負担とミスを減らして請求業務を効率化するためにも、ぜひ「請求管理ロボ」をご検討ください。
