導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

税理士法人 古田土会計グループ (古田土会計・古田土経営)

開発部システム開発課リーダー ご担当者 様

会計事務所・中小企業のDXリーディングカンパニーへ!大手会計事務所が脱エクセルで、毎月2000件以上の請求書発行・入金消込を自動化し、経理業務の属人化を解消!

< ビジネスモデル >
    ・古田土会計:中小企業向けの会計事務所(月次顧問料、記帳代行料など)
    ・古田土経営:会計事務所向けコンサルティング(月次顧問料や給与計算、事業承継といった関連サービス)
< 導入前の課題 >
    ・古田土経営:「紙」「煩雑」「情報が散在」 請求業務をアナログで対応した場合の典型的な課題に直面していた
    ・古田土会計:細かなフローの違いに対応するために、複数の請求システムを利用していた
< 導入後の変化 >
    ・自動化により4名対応から1名に人材リソースを縮小(古田土経営)
    ・請求業務の情報が請求管理ロボに集約され、誰もが把握・対応できる環境を構築
    ・中小企業のモデルを目指す企業として、請求業務のデジタル化を達成

「未来像経営」で日本中の中小企業を元気に

古田土会計グループは、中小企業をお客さまとしている「会計事務所」を母体とした経営コンサルティンググループです。
会計事務所といえば決算書を作成して税金を計算することが一般的な業務ですが、我々はその数字をどのように経営に活用するか、という点が非常に重要だと考えています。そこで、「どこに手を打てば利益がでてお金が残るか」がわかる当社オリジナルの業績レポート「古田土式月次決算書」と、会社の方向性や価値観を全社員と共有する経営計画書の作成支援の2つを軸に、毎月2時間ほどの経営相談の場を作っているという点が特徴です。

「紙」「煩雑」「情報が散在」 請求業務をアナログで対応した場合の典型的な課題に直面

請求管理ロボについては、まず古田土経営の方で2018年頃に導入しました。導入前の状況は、「紙」「煩雑」「情報が散在」といった請求業務をアナログで対応した場合の典型的な課題に直面していました。

具体的には、営業担当が各売上ごとに様々なシステムに請求情報を入力、経理はその請求データを元にアクセスで請求書を発行し、印刷や郵送も手作業で行っていました。特に「各売上ごとに作成したアクセス」と「入金確認での複雑なエクセル」に苦労しており、請求書の作成では転記ミスが頻発、消込では消込履歴が残せずミスしても気づかないなど、細かい部分で現場が疲弊している状況でした。

こだわった自動化により、4名対応から1名に人材リソースを縮小

古田土経営での目標は、誰でも経理(請求業務)ができる仕組みを作ることでした。そのなかで比較サイトの「請求書」関連サービスから見つけたのが、請求管理ロボです。「請求書の発行・送付」や「入金消込」といった部分部分でのサービスはありましたが、請求周り全体を一括でカバーするようなサービスは請求管理ロボだけだったので即決でした。

請求管理ロボの活用では、自動化にこだわりました。MAツールや顧客管理システムから、請求管理ロボにデータを自動連携させることで転記等の作業をなくし、また請求管理ロボの方でも請求書の発行・送付を自動で処理してもらうといった具合です。

その結果、請求業務に充てていたパートさんを、4人から1人にすることができました。エクセルは柔軟性が広がるので初動は速いが規律性が乏しく、また人がメインでやるからミスも発生するわけで、改めて人的リソースを価値の少ない業務に使っていたと反省する機会になりました。

古田土経営での実績から、古田土会計にも導入

2021年に、古田土会計でも請求管理ロボの導入を始めました。業務のデジタル化を推進したいというのもありますが、古田土経営で未回収が劇的に減少したことも背景にあると思います。決済期限前後に取引先に自動リマインドをしてくれる効果もありますが、自動化のおかげで請求の漏れなどの心配がなくなり、重要な回収に意識を向けられるようになったことが、大きな要因だと考えています。

また古田土会計では、毎月2000枚ほどの請求書を発行する上で、請求システムが統一されていないという課題もありました。口座振替だけで2サービスを併用しており、単発の請求書は別途アクセスで作成するなど、細かなフローの違いに対応するために、複数の請求システムを利用していました。それぞれのシステム作業が属人的になり、このお客さんにこの請求を出したか分からないといった状況で、古田土会計でも請求管理ロボを使ってみようとなりました。

 

口座振替と銀行振込の異なる決済手段でも1つのシステムで対応できるのが面白い

古田土会計の方では、まだ移行は済んでいませんが、毎月2000枚以上の請求書を発行しているので、古田土経営以上に効果が得られると期待しています。

請求管理ロボは、口座振替と銀行振込の異なる決済手段でも1つのシステムで対応できるのが面白いと思っています。今まで口座振替に対応するために口座振替のシステムを使っていたので、1つの請求システムのなかに口座振替を集約出来るなんて考えてもいませんでした。請求管理ロボを覚えるだけで誰でも請求業務を対応できるようになるので、サービスとして非常に感心しています。

また入金消込から催促までの自動化には期待しています。今まではアクセスと口座振替のデータを会計ソフトに入れ、そこに入金データを入れて、1件1件消込を行っていました。2000件全てを細かく見ていたわけではないですが、対応する勘定科目を探すのも相当なストレスでした。月初はチーム皆で頑張って残業をしていたので、その時間がどこまで減るのかこれから楽しみです。

請求業務に悩みを抱える会計事務所には請求管理ロボを紹介したい

古田土会計グループは、中小企業や会計事務所のモデルのような企業を目指しています。自社DXついても、出来る出来ないではなくとにかく率先して動いてみようというスタンスです。ただ当社でも請求業務デジタル化の要望自体は経理側からもありましたが、現場だけで対応するのは難しく、情シスも入って何とか実施出来たという状況です。

請求管理ロボは、前段に「SFA・CRM」があり、真ん中に「請求管理ロボ」、後段に「会計ソフト」という立ち位置で最大限強みを発揮するサービスだと思いますが、前後に何もない場合、つまり請求管理ロボ単体の場合も十分使えるサービスだと感じています。(前後も単体で少しカバーできると尚良いですが。)また私自身、請求の知識はありませんでしたが無事に運用まで進めることもできました。

同業の会計事務所は、個人事業主など小規模なところも多く、DX・デジタル化を推進する人材も少ないというのが現実ですが、請求業務に悩みを抱える会計事務所には、請求管理ロボを是非紹介をしたいと思います。

お客様概要

税理士法人 古田土会計グループ (古田土会計・古田土経営)
代表取締役社長 飯島 彰仁 様
設立:1983年1月11日
事業内容:税務、会計、コンサルティング
URL:https://www.kodato.com/

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