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株式会社NEXT EDUCATION（坪田塾）
お話を伺った方：管理部 永井 友大 様
- 「ビリギャル」の映画化で校舎数、および生徒数の増加。手作業での転記作業、入金消込が大きな業務負担に。
- システム化されていないことでの内部統制的な懸念。
- 既存のフロー（基幹システムへの登録→請求書の発行送付→口座振替の設定）に沿ったシステム化を実現。
- 手作業の減少により業務コストの軽減、内部統制の懸念を解消。
請求管理ロボに決めた理由（選定理由）
手作業による業務負担増大と内部統制への懸念からシステム化を検討
全国16校舎、1000名以上の塾生の請求業務において、基幹システムからExcelへの請求データ作成に3日を要し、さらに口座振替システムへ転記するなど手作業が多発。校舎数増加に伴う業務負担増と内部統制への懸念から、ITコンサル会社に相談し請求管理ロボの紹介を受けました。
既存フローへの適合性と、利用中口座振替サービスとの連携可能性
導入の決め手は、既存業務フローへの適合性でした。基幹システムの情報から請求書発行・送付、口座振替設定へとデータがスムーズに流れるフロー構築を重視。特に、1000名以上が登録済みの既存口座振替（三菱UFJファクター）をそのまま利用できる点が大きな魅力でした。
導入から活用まで
STEP1
校舎・生徒数増加に伴う手作業請求業務の限界
生徒管理は基幹システム、請求書発行はExcel、集金は口座振替（他社）を利用。入塾・コース変更時は紙の届け出を基に各教室で基幹システムへ入力後、本部が請求リストを作成。基幹システムからの請求データ作成だけで3日、その後Excelから口座振替システムへ転記するなど、手作業が多く、校舎・生徒数増加に伴い業務負担が増大し、内部統制上の懸念も生じていました。
STEP2
既存口座振替サービスとの連携によるスムーズなフロー構築
請求管理ロボの請求データから既存口座振替（三菱UFJファクター）へ連携し、口座振替設定までスムーズに実現。また、三菱UFJファクターの振替結果データを請求管理ロボに取り込むことで自動消込にも対応し、大幅な業務削減に成功しました。
STEP3
手作業の徹底排除と属人化解消による業務標準化
請求管理ロボ導入で「手作業」の余地はほぼゼロに。以前はマクロなど担当者しか分からない操作も多かったですが、誰でも作業可能で、どこからでもアクセスできる環境を構築。データの転記や消込など手作業だった業務がシステム化され大幅に効率化。特に消込は、自動消込漏れも1画面で手動対応でき、非常にスムーズになりました。
利用サービス
導入企業紹介
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株式会社NEXT EDUCATION（坪田塾）
- 業界
- 教育
- 事業内容
- 学習塾「坪田塾」の運営
- 企業規模
- 101〜300名
CONTACT
当サービスのご不明な点や活用方法のご相談など
お気軽にお問い合わせください。
- 各サービスの機能やシステム連携を比較したい
- システムを導入するメリットを詳しく知りたい
お客様の声
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製品を利用しているユーザーが口コミを投稿できるサイト「ITreview」にて、顧客満足度と認知度の高いサービスとして選ばれました。
ITreviewへ投稿いただいたお客様の口コミをご紹介します。
満足しています
- 業種デザイン・製作
- 職種経営・経営企画職
- 従業員規模20人未満
請求書を送っても支払いが滞ることがりましたが、サブスクペイを導入して自動引き落としにしてからそういったことがなくなり、助かっています。顧客満足度も上がりました。また操作は非常にシンプルで間違えることがありません。お金に関わることですから間違ってしまっては大変ですが、その点気に入っています。
自社のサブスクサービスの代金回収で
大活躍しています
- 業種床屋・美容院
- 職種広報・IR
- 従業員規模20-50人未満
管理画面も凄く分かり易く操作がしやすいです。初心者でも簡単に理解が出来るようになっています。同じようなサービスを探している知人にもご紹介させていただき喜んでいました。
設定が簡単
- 業種その他サービス
- 職種社内情報システム
（その他） - 従業員規模50-100人未満
ホームページリニューアルする際に、他社決済サービスから変更しました。会員登録と会費決済をサブスクペイで運用しています。
会員情報とクレジットカード情報とサブスクペイ側で取得してもらっているため、セキュリティをお任せしているため、自社での不可が軽減されています。
業務効率化
- 業種情報通信・
インターネット - 職種保守・運用管理
- 従業員規模20-50人未満
サブスクペイは、決済失敗の顧客の失敗理由まで判明するため確認する手間を省くことができ即座にお客様に再登録依頼などをできるようになりました。そのため確認業務の時間を削減できました。また、返金処理や請求の停止、再開は1クリックで完結するためスムーズに作業ができるのが魅力的です。
PICK UP
ご相談時によくある質問
請求管理ロボを導入すると、どの業務が自動化されますか？
以下の請求・入金管理業務を自動化できます。
・請求書の発行・送付（郵送・メール・電子請求）
・入金の消込（クレジットカード決済・口座振替・銀行振込・コンビニ決済と連携）
・未入金の自動リマインド通知
・販売管理システムや会計ソフトとのデータ連携
導入までにどれくらいの期間がかかりますか？
最短1週間で導入可能です。
・クラウドサービスのため、システム開発不要
・既存の請求書フォーマットや会計ソフトとの連携設定は、サポートチームが対応
・企業ごとのカスタマイズが必要な場合は1〜2ヵ月程度かかる場合もあります
どんな企業に適していますか？
以下のような企業におすすめです。
・業務効率化を進めたい、DX推進したい企業
・定期定額の請求がメインの企業
・他システムと連携させたい企業（CSVやAPIで連携）
・消込や転記において人為的ミスが発生している企業
どんなシステムと連携できますか？
以下のシステムと連携が可能です。
・Salesforce®
・kintone
・freee会計
・マネーフォワード クラウド会計
・弥生会計
・その他、CSVアップロードで幅広いシステムに対応
セキュリティ対策はどうなっていますか？
業界最高水準のセキュリティで企業のデータを保護しています。
PCI DSS 4.0：クレジットカード業界におけるグローバルセキュリティ基準に準拠した、システム・管理体制によって業務を運用しています。
プライバシーマーク：セキュリティシステム強化、社員教育、内部統制を徹底し、情報漏洩等がないよう、お客様の大切な個人情報を保護します。
ISMS認証：ISMS:JIS Q 27001:2014 (ISO/IEC 27001:2013）の認証を取得し、情報セキュリティマネジメントシステムを構築しています。