導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

未収率を98%改善できたというのは、株式会社ノンピ。請求管理ロボを自社の販売管理システムと組み込み、無駄のない請求業務フローを構築しています。今回は、受注〜債権回収まで、とことん自動化にこだわったその裏側を、経営管理本部 浅野総一郎さんに伺いました。

同じ食べ物、同じ飲み物。オンラインでも、遠方でも一緒の体験を

「nonpi foodbox™」(https://nonpi-foodbox.com/)というサービスで、請求管理ロボを利用しています。

国内企業を中心に、懇親会をはじめとする各種イベントをオンラインで開催する場合に、そのイベント開催に伴う飲食物の製造からお届けまでをトータルサポートするサービスです。

近年では、コロナ禍でなかなか集まることができない場合や、遠距離で働く仲間とイベントをしたい場合などでも、オンラインで顔を合わせることができるようになりました。しかし、オンラインによる参加は場所を選ばなくなった分、イベントに利用する物品や食事を手配する幹事の負担は高くなっています。

「nonpi foodbox™」は、季節に合ったアラカルト、おつまみ、主菜、アルコールを含む飲料を一箱に同梱し、参加者が指定する任意の住所まで配送を行うことで、規模にかかわらず幹事の負担を軽減しています。

また、箱に入るサイズの物品なら、社内報やイベントに用いる小道具などの同梱も可能。意思疎通が図りにくいオンライン上でも、共通の話題づくりや社内コミュニケーション、イベント成功に貢献します。

単価×参加人数による金額被りが続発。入金消込の限界を感じた瞬間

最初に問題が起きたのは、サービスローンチから2ヵ月後の2020年10月。内定式で利用したいというお客様からの発注が増えた時期でした。

受注（契約）から役務提供までは、自社で開発した販売管理システムによりWeb上で完結、決済方法も銀行振込とクレジットカード決済で行い、自動化を進めていました。

しかし、サービスの特性上、お客様が選んだお弁当のプラン（単価）と人数が同じであれば、請求金額も同じになってしまいます。そのため、ただ金額が一致しているから入金消込する、という作業は現実的ではありませんでした。

入金消込時には、金額の他に名義も確認できますが、そこもひとつ問題が。発注者の個人名なのか会社名なのか、さらには会社名の前株・後株、全角半角などの誤りで判別が難しくなり、未入金の連絡をどこにすればよいのかわからなくなることもありました。

請求管理ロボを利用する前は、会計ソフトの補助科目を活用して仕訳を行っていましたが、次第に項目数が増え、ソフト自体の処理速度が遅くなり、一件入金消込をするだけなのに5分かかるように。
毎月800〜1,500件ほどの入金を手動で入金消込するため非効率で、月次決算の遅延、回収効率の悪化に伴い、資金面にも影響が出始めていました。
これはなんとかせねば…と、今後サービスの成長速度に追いつかなくなると感じた瞬間でした。

nonpi foodbox™は、食事をお届けするサービス。代金の立替や、アカウントが担当者ベースで発行できてしまうこともあり、発注側企業の経理担当者としては、債務認識が漏れやすいサービスであろうと理解しています。
このような理由で、月初8営業日ほどは入金消込や催促のため時間を要し、それなのに高額な未収が発生するという、人の手では追えない事態に陥っていました。

こだわり抜いたAPI連携、経理とエンジニアで解像度を高めていく

自社債権管理を実現するために、あらゆるサービスを検討しました。
当社には「Believe No Limits. 無限の可能性を信じる」という心がまえがあります。
正直、ファクタリングの方が効率的かつ経営への貢献度が高いというメリットもありましたが、高い精度と最小工数による自社債権管理を目指すことに決めたのは、当社の考えがあったからこそだと思います。

もちろんエンジニアにもこの考えは根付いており、「nonpi foodbox™」のサービスがWebで完結するように作られているのは、このためです。
だからこそ、債権管理についてサービスを導入する際も、経営や経理の意見だけではなく、エンジニアとも綿密に議論を交わしていきました。

その結果、API連携に優れていて、自社の販売管理システムとの相性も良い、請求管理ロボの導入を決めました。また、サービスの特性を考慮するとバーチャル口座が適しており、その操作がわかりやすかったことも決め手のひとつです。

導入する際は、経理の私ではなく、まずは当社のエンジニア担当者がフロントに立ち、請求管理ロボのCS担当者と話し合いを行いました。自動化と合理化を追求しつつ、経理の意図も汲み、かつお客様にも使いやすいよう、さまざまな視点をもって構築していきました。
実際に、私がCS担当者とお会いしたのは、ほとんど形になってからだったように記憶しています。それでも意思疎通が図れていたために、認識のズレがなく、すみやかに業務フローに乗せることができました。

債権・債務の不一致ゼロ、未収率は98%改善

以前、会計ソフトを利用していたときは、入金消込作業を行えるのが必然的に経理だけとなっており、すべて対応していました。本来であれば、内部統制としても、事業部ごとに管理できるのが理想です。この点、請求管理ロボでは事業部ごとにアカウントを作成でき、各部署で責任を持って債権管理をするという意識改革にもつながったと考えています。

実際に得られた効果として、月初にかかりきりになっていた対応が、入金消込担当者1人で2営業日で終えられるようになりました。他にも、債権・債務の不一致がゼロになり、未収率も以前に比べて98％改善できました。入金消込の可視化ができるようになったことが、大きな要因だと思います。構築時に設計したことが現実のものとなり、とても感動しました。

API連携にこだわっていたこともあり、今では手動で請求書を発行することはありません。もちろん催促メールも自動送信で、当初目指していた「自社債権管理の実現」という目標を達成できました。

お客様の入れ替わりもあってか、バーチャル口座を利用する方も増えており、ますます自動で入金消込ができるようになっています。請求件数が増えても対応日数が変わらないのは素晴らしいことだと、効果を実感しています。

※この記事は2022年9月時点の情報をもとに制作しています。