プレミアムウォーター株式会社の導入事例

複数契約・明細の細分化ニーズに、属人化と大量処理で対応苦慮

ウォーターサーバーシェアNo.1を誇るプレミアムウォーター株式会社では、法人契約の増加に伴い請求書の作成が複雑化し、月700件の発行に約6.5日を要していました。

「個人のお客様だけでなく、法人のお客様の契約も年々増えており、その多くが請求書による支払いを希望されます。さらに、1社で複数台を導入されるケースも多いため、契約ごとの使用実績を明細に細かく記載してほしいというご要望もいただきます。そうしたニーズに応えるため、私たちは毎月700件にも及ぶ請求書をVBA（※）と手作業を組み合わせて作成し、印刷・郵送までを社内で対応していましたが、その業務は非常に工数がかかり、特定の担当者にしか扱えない属人的な状態となっていました」

※VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft Office製品（Excel、Wordなど）に搭載されているプログラミング言語のこと。

決め手は「複数契約の自動集約」と「以前と同じ請求書フォーマット」

請求管理ロボ導入の決め手は、こうした煩雑な業務を自動化できる点にありました。

「複数契約の請求データを1つの請求書に自動でまとめられる機能は、まさに私たちのニーズにぴったりでした。また、これまで使用してきた請求書とまったく同じフォーマットのものをシステムから出力できることも大きなポイントでした。新しいシステムを導入するときに帳票の形式が変わってしまうことは大きな障壁になりますが、それがそのまま再現できるとは夢にも思っておらず、本当に助かりました」

請求書発行の業務時間が6.5日から2日未満に

現在も部分的にシステム改修が残るものの、請求書発行までの業務時間は約6.5日から2日未満へと大幅な短縮を見込んでいるそう。

「手作業での統合作業が不要になったことで、作業の属人化が解消されました。以前は請求書の検索や参照が発行担当者しか行えなかったのですが、現在は他のメンバーも確認できるようになり、社内の問い合わせ対応も格段にスムーズになっています」

通知機能の活用にも期待

今後、請求書のメール送付を進めていく中で、請求管理ロボに搭載されている決済期限通知や催促メールの自動送信機能にも期待が高まっています。

「現在はまだ活用していないものの、請求書のメール送信を進めるタイミングで、通知機能も活用していきたいと考えています。請求業務の効率化だけでなく、品質や正確性を維持しながら、より柔軟で応答性の高い運用体制を目指していきたいと思います」