導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

AI CROSS株式会社

Customer Support
部長 尾利卓哉 様

コロナウイルス対策として「請求業務も在宅勤務」での対応へ

AI CROSS様のテレワーク取り組み
    2018年より週1日のテレワーク体制をとっていたが、2020年2月よりコロナウイルス対策として全面的な在宅勤務を実施しています。
請求管理ロボの活用
    毎月の請求書作成にアナログな作業が発生しており、確認を含め大幅に時間がかかっていました。請求管理ロボの導入により、顧客管理システムとの連携で請求書作成にかかる工数を大幅に減少し、テレワーク移行のハードルを下げていました。
請求業務における今後の展望
    顧客への確認を行った後、請求書送付を郵送からメールに移行することで、送付処理にかかる負担軽減を行っていきたいです。

【テレワークの取り組み】

「Smart Work , Smart Life 〜テクノロジーでビジネススタイルをスマートに〜」という会社の理念もあり、2018年頃から週1日はテレワークを可能にする体制をとっていました。2020年2月より、コロナウイルスの感染防止策として会社(社員、業績)を守るということを最優先に考え、自宅勤務に限定したテレワークを全面的に実施しています。今回は社会全体がテレワークを経験することで、今後働き方が変わるきっかけになると感じています。

会社としてはテレワークを実施するに際して、社員が出社しなくても業務が回ること、業績を守れること、この2点を意識する必要があります。その上でツールの選定は非常に重要だと考えています。例えばサポート業務でも、ただ電話対応の環境を整えればいいということではなく、対応履歴が記録されることやコール件数等を軸に工数換算ができること、その他成果物の見える化などを実現しています。その結果、経営者の人的リソースなどの判断指標にも活用できると考えています。さらに今後入社する社員を考慮し、シンプルな業務の運用やナレッジ共有なども意識して進める必要性を感じています。

【テレワークでの請求業務の課題】

請求業務は紙や捺印といった部分でテレワーク実施のハードルが高い業務の一つだと言えます。
請求書送付においては、請求管理ロボでWEB請求書の自動送付機能を今後の選択肢として考えていますが、現段階では請求書の捺印・郵送が必要となっており、出社を前提とした業務となっています。そのため、捺印は電子印でカバーできるのかなど1つ1つ顧客に確認して潰している状況です。ただ既存の運用について、今までなぜ電子印がだめだったのかを確認すると、特に理由が無いなどの発見もあり、お互いの働き方を見直すいい機会にもなっています。

【テレワークでの請求管理ロボの導入効果】

請求業務に関して、現状はアナログでの捺印対応などが顧客との関係上必要となっており、捺印と郵送の作業日は出社せざるを得ません。ただ、請求管理ロボではメール送付機能や自動郵送機能があるので、顧客への確認次第ではありますが、検討している状況です。

また上記以外の業務については、以下の2点を意識した運用により、テレワークが実現できています。
➀Salesforceとの連携により、作業工数を削減したシンプルな業務運用
➁スムーズな情報共有

社内システムがSalesforceのため、連携が実現できるという点を重視して請求管理ロボを導入しました。請求管理ロボ導入前は請求書作成時に、Salesforceに登録されている情報をCSVで書き出し、請求書作成ツール用にフォーマット修正して取り込みを行うといった作業がありました。現在はSalesforceと請求管理ロボが連携しているため、確認を含めた作業工数が大幅に削減ができています。今まで数日かかっていた請求書発行作業がシンプルになったことで、スケジュール通りの請求書発行ができています。


またテレワークにおいては情報共有がカギになります。 自社サービスでもあるビジネスチャット「InCircle」の活用により請求管理ロボで対応すべき内容の伝達が実現されていることもありますが、請求管理ロボ上でも請求書番号というユニークキーをトリガーに、全ての請求書がWEB画面で見れるだけでなく、発行履歴なども確認できるので、管理側としても後追いがとても楽になりました。

ビジネスチャット「InCircle」詳細はこちら:https://www.incircle.jp/

【テレワーク以外の請求管理ロボの導入効果】

請求管理ロボは人的リソースの面でも効果を発揮しています。 導入以前は請求データの作成に6名のリソースを割いていましたが、今では4名で行っています。運用がシンプルになったおかげで、組織改編を機に、従業員の有効活用を可能にした点は経営的にもメリットになっていると考えます。

お客様概要

AI CROSS株式会社
代表取締役 原田 典子 様
設立:2015年3月
ビジネスコミュニケーションプラットフォーム事業
URL: https://aicross.co.jp/overview/

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小泉孝太郎さん出演
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