導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

ベルフェイス株式会社

事業企画室 ビジネスイネーブルメントチーム
マネージャー 野田 ちあき 様

顧客への請求状況を可視化することでテレワークの課題となる情報共有コストを大幅に削減。

ベルフェイス様のテレワーク取り組み
    ベルフェイスでは、2015年の創業当初よりテレワーク体制が浸透しており、現在も全国各地に社員を抱えています。
【課題】テレワーク × 請求業務
    請求担当が鳥取在住のため、以前は顧客に対して請求書を送っているかなどの社内確認に時間と負担がかかっていました。
【解決策】テレワーク × 請求業務
    現在はSalesforceと請求管理ロボの連携により、Salesforce上の顧客リストに請求情報が紐づいているため、顧客に対しての請求状況を常に確認できるよう運用になっています。

【テレワークの取り組み】

2015年創業時は福岡を拠点にしており、顧客開拓に向けてまず営業が東京に進出したという経緯があります。そのためスタートアップ時から、テレワークが当たり前といった土壌があり、現在でも東京に2オフィス、また全国各地(鳥取、金沢、名古屋、千葉、都内など)にメンバーがいる状況です。
現在はテレワーク環境をより充実させるために、自社サービス「ベルフェイス」をはじめとしたクラウドサービスの活用やセキュリティなど、日々アップデートを繰り返しています。

【テレワークでの請求業務の課題】

請求管理ロボの導入前から、請求業務は鳥取にいるメンバーが行っています。その際の課題となったのは、本社にいる営業担当と鳥取の請求担当との社内コミュケーションの難しさです。
請求管理ロボの導入前は、CRMと請求情報が別々に管理されていたため、社内の営業から「請求書送ってますか」という質問に対し、迅速な回答をすることできず、都度確認の電話が発生していました。
また管理側は請求担当の業務状況について細かい把握ができていないこともありました。そのため、受注があった際に営業がチャットツールで契約書のPDFを請求担当に連携していたのですが、見落としや誤請求などのリスクに対して、チェック体制が整っていない状況でした。

【テレワークでの請求管理ロボの導入効果】

請求管理ロボの導入により、Salesforceとの連携が実現され、顧客情報に対して請求情報の作成がされているのか一目で分かるようになりました。システム上で管理できることは非常に助かります。請求担当がテレワークの場合でも、営業が請求書の発行履歴をSalesforce上で把握できる状況が実現され、コミュニケーションコストの大幅な削減に繋がっています。
また請求の抜け漏れといったヒューマンエラーの発見も出来るようになりました。営業アシスタントと請求担当でデータの突合ができて、チェックができるような体制ができ満足しています。

【テレワーク以外の請求管理ロボの導入効果】

請求業務の工数削減についても効果を発揮しています。
請求管理ロボ導入前は、請求書の送付について、顧客にメール送付した後に、改めて原本を手作業で郵送していました。請求管理ロボによって請求書の自動郵送が実現され、郵便局に行く手間等も含めて一切の時間がかからなくなりました。今では請求内容をチェックしてワンクリックするだけで完結します。
また毎月の請求書の自動発行も助かっています。顧客によっては、毎月12日から翌11日といった不規則な期間での月額請求が発生していましたが、請求管理ロボでは顧客単位で柔軟な日付登録ができるので、そういった管理がシステムで対応出来ることも大きな効果を発揮しました。

お客様概要

ベルフェイス株式会社
代表取締役 中島 一明 様
設立:2015年4月27日
インサイドセールスシステム『ベルフェイス』/インサイドセールスコンサルティング
URL: https://corp.bell-face.com/

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