導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

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株式会社うるる

経理財務部 課長　塚越 直美 様

請求書発行漏れや債権回収の遅延をすばやく検知！債権管理をシステム化し、最大1/6の工数削減に成功

　　

導入機能一覧

< 導入前の課題 >
    A. 請求書の管理が属人化しており、アナログで行われていたため、請求書発行漏れや債権回収の遅延が発生していた。

    B. 入金消込の際に、事業者名と入金口座名義が一致しないことが多く、確認に手間がかかっていた。作業時間は担当1人当たり月2〜3時間かかっていた。

    C. 債権管理がスプレッドシートを用いたアナログ管理で、即時な把握が難しく、入金消込処理の正確性のためにダブルチェックが必要だった。
< 導入後の改善 >
    A. 自動発行・送付機能により、継続課金の請求書作成にかかる作業負担がゼロになった。

    B. 入金消込は1人当たり月数分〜30分以内に短縮された。債権管理業務も四半期ごとに5時間かかっていたところを1時間に短縮できた。

    C. 自動化されたことにより目検チェックや集計ミスが減っただけでなく、特定のスタッフに集中していた業務が複数名で対応できるようになり、業務負荷が分散された。

新規事業ではシステム投資が難しく、アナログな債権管理のため異常検知ができなかったと語る株式会社うるる 経理財務部 課長の塚越直美さん。請求管理ロボを活用することで、入金消込は数分〜30分以内、四半期ごとに債権管理にかかる工数はたったの1時間まで削減できたといいます。その導入効果を評価していただき、現在は複数の事業で導入されています。その使用感について伺いました。

労働力と認知されてこなかった人が活躍できる世界を

株式会社うるる（以下、うるる）は、「労働力不足を解決し 人と企業を豊かに」というビジョンを掲げ、新たな労働力の創出と活用、AIやITを駆使した生産性向上の2つを軸にサービスを展開しております。

CGS（Crowd Generated Service）と呼ばれるうるる独自のビジネスモデルであり、クラウドワーカーとITの力を掛け合わせて生成されるSaaS事業（以下、CGS事業） 、企業のノンコア業務を代行し、ビジネスプロセスの合理化を支援するBPO（Business Process Outsourcing）事業、そして仕事を外注したい企業と在宅で仕事をしたいクラウドワーカーをマッチングするクラウドソーシング事業を展開しています。

その中でも、主力事業はCGS事業であり、入札情報速報サービス「NJSS」、電話代行サービス「fondesk」、保育園・幼稚園向けのオンライン写真販売サービス「えんフォト」、出張撮影サービス「OurPhoto」などクラウドワーカーを活用したサービスを運営しています。

アナログな債権管理により異常検知が難しい

業態や顧客属性が多種多様なサービスを運営しているため、グループ全体のビジネスプロセスの統合が難しいことが課題でした。特に新規事業の場合、すぐには収益に直結せず、販売管理にかかる投資への優先度が劣後になることも少なからずあり、結果的に新規事業開発部や経理部門の管理コストが増え続けてしまいます。

また、三者間取引の事業が多く、債権債務管理が煩雑になることも問題でした。例えば、CGS事業では、うるる、クラウドワーカー、クライアントの3つの利害関係者が取引に関与しています。うるるはクライアントから債権を回収する一方、クライアントからお預かりした代金の一部を債務としてクラウドワーカーに支払う義務があり、債権と債務を正しく識別する必要があります。
CGS事業が成長した結果、金額が一致しないリカーリング売上と請求額の対応関係を識別し、適切な前受金・売掛金管理を行う必要がありました。

請求管理ロボはえんフォト事業で導入しており、請求書発行から入金消込を担当するフロント部門と、消込のダブルチェックから会計仕訳や債権債務管理を担当する経理部門で活用しています。

導入以前は、請求書の管理が各課で属人化しており、発行・送付の有無や過去に作成した請求書管理がアナログで、発行漏れとそれに起因する債権回収の遅延が発生していました。
また、入金消込の際には、顧客が園事業者であることから法人名・施設名・代表者名と入金口座名義が一致していないことも多く、確認に手間がかかっていました。
さらには、債権管理もスプレッドシートを使用していたため、前受金や売掛金の把握がすぐにはできませんでした。

継続課金の請求書発行・送付作業がゼロに

当時、新規事業だったえんフォト事業はシステム化が進んでおらず、管理が求められる一方、高額なシステム投資は難しい状況にありました。
請求管理ロボは導入しやすい価格帯、かつ請求・債権管理における課題を解決できる機能を備えていたため導入を決めました。

以前は、継続課金の請求書作成も手動で、1件当たり数分の工数ではありますが、件数が多い時期には大きな負担となっていました。しかし、請求管理ロボなら自動で発行・送付ができるので、これまでかかっていた作業負担はゼロになりました。

フロント部門の入金消込にかかる時間も大幅に改善されました。担当1人当たり月2〜3時間かかっていたものが、現在は数分〜30分以内に短縮。
経理部門の場合は、入金消込のダブルチェックや債権管理業務にかかる時間が、四半期ごとに5時間かかっていたものが1時間に短縮されました。ダブルチェックは経理部門だけで完結することは困難で、フロント部門に確認を要することもあるのですが、その作業もどんどん減っています。

請求業務の自動化によって目検チェックや集計ミスが減っただけでなく、特定のスタッフに集中していた請求業務を複数名で分散して対応できるようになったことも嬉しいポイントです。

請求管理ロボは、事業拡大に合わせて機能を拡張できるのも魅力。現在は入札情報速報サービスのNJSS事業にて、Salesforce®にある請求項目を自動連携できる「請求管理ロボ for Salesforce」の導入も始めています。
そのほか、バーチャル口座も活用することで入金消込の省力化を進めたり、リカーリングビジネスにおける前受金と売掛金の残高を把握するため、一元管理を進めていく予定です。

　

お客様概要

株式会社うるる
代表取締役社長：星知也
設立：2001年8月
事業内容：CGS事業、BPO事業、クラウドソーシング事業
URL：https://www.uluru.biz/

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