導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

賃貸管理会社・仲介会社向けSaaSサービスを展開する、イタンジ株式会社。依然として紙文化が根強い不動産業界において、DXを推進しています。それらを支えているバックオフィス業務はどのようにして効率化を実現しているのか——、請求管理ロボの使い方を管理部 井出美雪さんに聞きました。

不動産賃貸業のDX推進、先頭を走り続ける“異端児”

イタンジ株式会社(https://www.itandi.co.jp/)は、「テクノロジーで不動産取引をなめらかにする」をミッションに掲げ、不動産賃貸業における課題を解決するサービスを提供する不動産テック企業です。

主力事業である、賃貸管理会社・仲介会社向けSaaSサービスは、ARR前年比+70％（※1）と急成長。本サービスを通じた電子入居申込数は、年間約63万件（入居申込サービス利用数2年連続No.1）、入居申込関連書類のペーパーレス化により年間約500万枚の紙の削減を達成するなど賃貸不動産業界のDXを推進しています（※2）。

2012年設立、2018年M&Aを経てGA technologiesグループ（証券コード：3491）企業となりました。賃貸管理会社・仲介会社向けSaaSサービスのシェアを拡大しながら、そのデータベースを活かしたtoB向けリアルタイム不動産業者流通間サイト「ITANDI BB」、toC向けネット不動産賃貸サービス「OHEYAGO」を展開しています。

暮らしと人をつなぐプラットフォームで人々の生活を豊かにするため、今後は不動産賃貸取引のみにとどまらず、引越しやその先の暮らしまでアップデートしてまいります。

不動産業界特有の請求書発行パターンに対応

当社が提供しているすべてのサービスで「請求管理ロボ」を導入しています。入金消込はグループ会社の経理部門が行うため、私たちは請求業務をメインで担当しています。

不動産業界をターゲットとしてサービス展開していますが、管理会社向けと仲介会社向けの大きく2つに分類されます。

例えば、大手企業が両方のサービスを契約している場合ですと、管理と仲介で部署や支社が分かれている、仲介だけでも支店が各地にあるなど、細かな請求書発行パターンが求められることがあります。請求書を支店ごとに分けてそれぞれに送付してほしい場合や、支店ごとに分けて発行してほしいが送付先は本社にまとめたい場合など、要望はさまざまです。

また、当社のサービスは基本的に月額費用でご利用いただけますが、SMSメッセージの送信機能や電子署名など従量課金が発生するサービスをご利用になった場合は、併せて請求する必要がございます。月額費用は月末には把握できていますが、従量課金はシステム上月初にならなければ金額が確定しません。これらふたつの請求情報を、月末と月初の2回に分けて確認し、最終的に請求管理ロボで1枚の請求書として、プレビュー画面でチェックをした後に発行しています。

その上、ありがたいことに毎月100件ほどの新規のご契約があるため、そちらの先の請求情報や送付条件などを登録する作業も必要になってまいります。顧客情報は弊社内の契約管理システムからCSVで請求管理ロボにインポートすることができるため、便利で活用しております。一度インポートしてしまえば2回目以降は自動で発行されるため、クライアント数急増にもあり限界だったところから解放されました。また、請求書の再送も簡単にできるので、担当者から依頼があればすぐに対応できるようになり、手間が大幅に削減されています。

事業成長時の未収金問題は、口座振替で解決

請求管理ロボ導入以前は銀行振込で対応していましたが、当時はお客様の支払遅延が発生していました。会社のサービス拡充と契約数の増大に伴い、支払い漏れの金額も増えていたのです。代金回収の工数やリソース不足も課題となり、自動的に入金管理できるようにしようと社内で検討を始めました。

請求管理ロボは口座振替を利用できます。新規顧客に対しては、契約書を取り交わしたあと、サービス利用開始前までの間に口座振替申込書を提出していただくようにしています。初回の請求時には自動引き落としが間に合うように、スピード感をもったオペレーションの構築を可能にすることができました。既存顧客へ口座振替切替のご案内も進めたため、「手間がかからなくなった」とお客様からも好評です。

「管理部がお休みなので」が減っていく

請求書が自動発行でき、未収金も減っただけでなく、社内のコミュニケーションにも変化が現れています。

入金状況を確認する際、以前までは管理部に連絡し、調査した上で各担当者にステータスを伝えていましたが、今では「請求管理ロボを見てね」と一言伝えるだけ。はじめはそっけない気がしましたし、社内で新しい業務フローが浸透するか不安でしたが、杞憂に終わりました。

その理由は、請求管理ロボがシンプルな作りで操作しやすく、権限管理もできるのであらゆる関係部署がアクセスできたためだと思います。今では確認は各担当者がしてくれるようになり、部署間の連携もシームレスに。「今日は管理部の○○さんがお休みなのでわかりません」「お忙しいのにすみません」などのコミュニケーションコストも減ったと感じます。特に督促業務は契約周りの担当者に紐づくので、担当者自身が入金を確認でき、効率が良くなりました。

お金を扱う請求業務は信頼感が何よりも大事。この人に任せても大丈夫と安心してもらえるよう、慎重に、時に厳しく業務にあたっています。私たちのような部門は、ちょっと嫌なキャラ、くらいがちょうどいいのかもしれません（笑）。

とはいえ、イレギュラーな案件も多く難易度が高い案件もあります。認識不足や誤解がミスに繋がるので、当社が取り扱っているサービスや顧客についての理解も一層深めていきたいと思っています。

（※1）ARR：Annual Recurring Revenue（年間経常収益）。各四半期末の⽉末MRRに12を乗じて算出。ITANDI BB+の2021年10⽉時点と2022年10⽉時点でのARRを⽐較。
（※2）対象期間：2021年4月1日〜2022年3月31日。No.1調査委託先：TPCマーケティングリサーチ株式会社（所在地：大阪府大阪市、代表取締役社長：松本 竜馬）