導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

株式会社リバネス

取締役 CIO 吉田 様
環境開発室 津久井 様
環境開発室 鈴木 様

Salesforce連携で請求管理のクラウド化を実現。これまでの請求業務のワークフローを変えずに、たった1ヵ月半で請求書の発行から送付までの業務を自動化できました。

「導入前の課題」
  • Salesforceを中心に管理を行っているため、連携できる経理システムの導入や、それに紐づく口座管理、会計管理のクラウド化を実現したかった
  • 多忙なフロント担当者が請求書の出力から郵送、未入金回収連絡まで行っているので、省力化したかった
  • 経営的な視点でみて、請求書の発送漏れ、未収金回収の遅れが問題視されていた
「導入後の変化」
  • 請求管理ロボは、SalesforceのAppExchange版もあり、銀行口座との連携も可能でクラウド化が1ヵ月半でできた
  • Salesforceと連携した上で、これまでの請求フローをほぼ変えずに請求書の送付までを自動化できた
  • 未収金管理がオンライン上で可視化でき、消込も自動化されたことで回収の遅れ防止に繋がった

大学にあるシーズと実装したいという企業の熱意の橋渡しをするのが役割です。

株式会社リバネスは、2002年6月に創業し修士号・博士号を持った研究者のみで構成された会社です。現在では、シンガポール、マレーシアにも拠点があり、日本同様の事業を展開しています。事業開始のきっかけには、当時子供たちの理科離れという社会背景があり、それを危惧した15人の大学生が理科の面白さを伝えたいという情熱から事業をスタートさせました。
設立当初は教育事業のみを行っていましたが、3年後に企業向けのビジネスを開始。研究者と企業、教育現場と企業の間に入りWin-Winの関係性を築くための橋渡しをリバネスが担うようになりました。また百数十社のベンチャー支援を実施しており、熱意と技術のある企業の第一歩をお手伝いしています。今後もサイエンスに根差した事業を日本だけではなく全世界で展開し、世界を変えていくための事業をどんどん生み出していきます。

Salesforce連携が前提条件。請求管理や未収金管理の一元管理を実現したい。

導入のきっかけは、大きく分けて2つあります。まず、そもそもSalesforceに経理システムがなく、うまく連携できるサービスが欲しいと思っていたのが1つです。弊社ではSalesforceを中心に管理を行っているため、連携出来ることが前提でシステムを選定したいと思っていました。そして銀行口座等も連携させてクラウド化できればと考えていました。

2つ目は、フロント担当者が請求書を印刷して送付まで行っていたため、その業務を自動化し負荷を減らしたいと考えていました。フロント側は企業のブレインとなって伴走支援しているので、時間に余裕がなく請求管理が困難な状況でした。請求書を印刷したままプリンタに放置されていることも多々あり、うちはボランティアかい!とつっこみたくなることもありました。(苦笑

経理側では消込を手作業で行っていた為、繁忙期になるとチェックが遅れ、フロント側に未入金情報の共有が遅れることが常態化していました。銀行のシステムを含めクラウド化されていなかった為、人力で消込をせざるを得ず、未入金の確認の遅れに繋がっていたのです。数ヶ月放置された未入金を催促するのは、心労の大きなタスクです。この状況は、経営的な視点からも大きな問題でした。

そのため出来るだけ早く未入金を検出する仕組みを作り、催促サイクルを短くしたいという思いがありました。フロント担当者も時間をかけずに催促をかけられれば気楽ですし、経理側も手間が省け、顧客側の担当者も対応が簡単で三方良しになります。

そんな時、請求管理ロボを見つけました。Appexchange版もあり、Salesforceと簡単に連携できます。そして銀行や会計ソフトともクラウド・CSV連携でき、ほぼほぼ要件を満たしています。また請求、集金、消込、催促まで自動で行える機能を備えており、導入を決めました。

Salesforce連携し、既存の請求業務のワークフローを変えずに課題を解決。

導入時にこだわったのは、Salesforceと連携させた上でフロント担当者の請求フローをこれまでと変えないという点でした。担当者にストレスが掛からないように、既存フローの中で処理したいという思いがありました。これまでSalesforceのビジュアルフォースで帳票を作って、「発行」というボタンでPDFを出力→自分で印刷→切手を貼って送付するという流れでしたが、導入後は「請求書発行」ボタンを押すだけで、請求管理ロボが送付まで実行してくれます。既存フローをそのまま活かしたことで、運用はすぐにまわるようになりました。

導入によってフロント側の作業を軽減できたことはもちろん、請求書を出力したログが残る点が非常にありがたいです。今までは投函するというアナログな行為をログに残しようもなかったので、発送漏れが発生しても気が付きませんでしたが、現在ではその心配が全くなくなりました。なんで今までこの仕組みを入れてなかったのだろうという思いです。請求書が出てないというストレスから解放され、請求管理ロボはなんて素晴らしいシステムだと思いました!

そして消込部分においては、今までスプレッドシートに全て出力して目視で行っていましたが、消込は自動化され請求額と入金額の差額が出ると、すぐに分かるので非常に助かっています。バーチャル口座を活用する事で、どの企業が・いつ・いくら振り込んだのかを自動的に取得することが出来ます。請求書の情報との突き合わせが自動で行われるので未収金の残高を手作業で転記することもなくなりました。なにより、一連のデータ連携がクラウドで自動化されたことで全員がリアルタイムで一元管理でき、未収金の回収遅れの防止に繋がっています。

唯一、導入に際して苦労した点は、既にSalesforceに蓄積したデータ量が多かったので、繋ぎ込みの部分で苦労しました。弊社で使っている項目を適切につなぎこむ必要がありましたが、Salesforceに精通したROBOT PAYMENTの担当者に調査してもらう事で、短期間で解決に至りました。細かいやり取りを重ねた上で、最適な方法を提案してくれ安心して進めることができました。

今後、請求管理ロボに望むことは、全銀行と自動連携できることを期待しています!

お客様概要

株式会社リバネス
代表取締役 丸 幸弘 様
設立:2002年 6月 14日
事業内容:科学技術分野における教育、人材育成、研究、創業に関する企画・研究・コンサルティング業務など
URL: https://lne.st/

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