導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

月末の作業が本当にゼロになったという、株式会社Enjin。医療機関向けのPR支援を行なっており、請求業務でやりとりするのは医師やクリニックオーナーがほとんどで、コミュニケーションコストに課題があったといいます。そんななか「請求管理ロボ」がどのように課題解決できたのか——。14年以上にもわたり「請求管理ロボ」をご利用いただいている、同社取締役の平田佑司さんにお話を伺いました。

デジタルの中にも「人の視点」、中小企業・クリニックにPRの力を

株式会社Enjin(https://www.y-enjin.co.jp/)は、法人／経営者向けPR支援サービス、医療機関／医師向けPR支援サービス、そしてメディアと企業・医療機関をつなぐメディアマッチングサービス「メディチョク」の企画・運営の3つを柱に事業を行なっています。

2007年に設立してから今年で17期目になりますが、2021年6月に東京証券取引所のマザーズ市場にて上場を果たし、今後も事業拡大を進めていく予定です。

約2,000件の請求書を郵送、無駄なコストを削減したい

3つの事業全てで「請求管理ロボ」を導入し、お客様の希望にお応えできるようクレジットカード決済、口座振替、バンクチェックを利用しています。

当社のサービスをご利用いただくお客様は、中堅中小企業やクリニックが多いのが特徴で、これまで全国で約2,000以上の企業やクリニックのPR支援をお手伝いしてきました。しかしながら、デジタル化が進んでいないところも少なくなく、月末月初の請求業務はアナログ作業により煩雑化していました。

私たちはPR支援、つまり広告・告知をする事業となるため、月額請求だけではなく単発やイレギュラーのものも発生します。それら全ての請求書の発行・郵送をひとつひとつ手作業で行っており、無駄なコストを削減できたらと導入を検討していました。

中小企業・クリニック特有の課題に直面

中小企業やクリニックの場合、そもそも経理担当者が専任でいないことも多く、未収金が発覚しても誰に確認を取ればいいのか、連絡しても繋がらないなど、コミュニケーションが難しいのが課題でした。

当社は前受金で処理をするのが基本フローなので、貸し倒れリスクはありませんでしたが、代金回収できないと案件自体が前に進んでいかないという懸念がありました。

また、請求書を郵送した際に未達だったケースもありました。請求書が届いているのにも関わらず未入金ならば催促すればよいですが、そもそも請求書がお客様の手元に届いていないとなるとご案内の仕方も変わってきてしまいます。できるだけアナログから脱却し、デジタルシフトしたいと思った瞬間でした。

加えて、クリニックの経営者からクレジットカード決済のご要望が多く、決済手段を増やせるよう決済サービスも同時に検討していました。

BtoB事業においては決済を行えば請求書が必ずついてきます。ROBOT PAYMENTに請求業務について相談したところ、決済から請求管理までサポートしてくれる体制があると聞き、ひとつで全て補えるのなら…と導入を決めました。

月末の作業が本当にゼロになった

導入後の感想を一言で言うと、とにかく「経理の人楽になったな」ですね。郵送業務がゼロ、その上、データを入力しておけば自動で入金消込も催促もお任せできますから。

導入当時、経理担当は2人しかいなかったんです。月末の2営業日は、約1,000件ほどの請求書を印刷して封筒に入れ、郵送する作業にかかりっきり…。月初になれば入金消込をして、未入金のものは催促をし、仕訳と連携に1週間は必要でした。それなのに今では、取引先が増えても作業工数が変わらず、「請求管理ロボ」の効果を感じています。

以前は自社システムで入金消込を行っていましたが、ひとつずつ手入力しなければいけませんでした。事業の特性上、月に1社1案件というわけではなく、月額利用料に加えて単発案件の費用が発生した場合、2枚の請求書が発行されます。この時、ふたつの合計金額を内金で支払うお客様がいると、その入金消込の仕方が複雑になりますが、「請求管理ロボ」ではそういった煩雑な作業が一切なくなりました。

最近では他システムとの二重入力に課題を感じており、こちらもROBOT PAYMENTに相談して、API連携を進めているところです。