Gainsight株式会社の導入事例

請求書発行にかかる時間が、月間で約20時間から半分以下の10時間未満へと大幅に削減

導入機能一覧

請求書作成

< 導入前の課題 >

手作業での請求書発行により、人的ミスや請求漏れが発生していた
複数年契約や分割払いなど、複雑な請求パターンの管理が煩雑化し、担当者の負担が増加していた
事業拡大に伴い、将来的に請求業務が増加することへの懸念があった

< 導入後の変化 >

請求書発行業務にかかる時間が月間で約20時間から半分以下の10時間未満へと大幅に削減された
請求業務の自動化により、属人化した人的作業への依存から脱却し、事業拡大に安心して対応できる体制が整った
公認会計士に共有する請求データの準備が容易になり、月次決算業務の効率化にも貢献した
将来的には、入金消込の自動化やSalesforceとのAPI連携も進め、グローバルでの迅速な意思決定に繋がる業務基盤を構築

事業規模に適した価格帯と将来性

事業規模に対して価格が適正であり、コストを抑えながら導入できた点がポイントでした。それに加えて、現在はCSVで運用しているものの、将来的にはSalesforceとのAPI連携や入金消込の自動化といった機能拡張も可能であるため、事業の成長フェーズに合わせて柔軟に活用できる点に魅力を感じていただきました。

喫緊の課題であった請求書作成・送付の自動化

導入を検討する上で、最も重要視していたのが請求書作成と送付業務の自動化でした。複雑な契約内容を手作業で管理することに限界を感じていたため、請求管理ロボが持つ自動化機能は、まさに求めていた解決策そのものでした。

事業拡大に伴い、手作業での請求業務に限界

日本法人設立当初は、日本の商習慣に合わせて請求フローを独自に構築し、手作業で対応していました。しかし、事業が拡大し取引社数が増えるにつれて、請求漏れや金額の誤りといったミスが発生。特に複数年契約や分割払いといった複雑な請求パターンが増え、エクセルでの管理が煩雑になり、このままではいずれ大きな問題につながるという危機感から、システムの導入を検討し始めました。

知人の紹介が決め手となり、「請求管理ロボ」を導入

以前からタクシー広告などでサービスの存在は認知していましたが、知人からの紹介がきっかけとなり本格的に検討を開始。複数のサービスを比較する中で、事業規模に見合った価格帯と、将来的なSalesforce連携や入金消込といった機能の拡張性が決め手となり、請求管理ロボの導入を決定いただきました。

丁寧なオンボーディング支援で、約4カ月でスムーズに本格稼働

導入決定後は、ROBOT PAYMENTの担当者による手厚いオンボーディング支援のもと、スムーズに設定を進めることができました。定期的なミーティングで一つひとつ丁寧にガイドしてもらえたことで、特殊な要望にも対応でき、安心して任せられたといいます。最初の問い合わせから約4カ月という短期間で本格稼働に至り、非常に満足のいく立ち上げとなりました。

請求業務の自動化と、グローバル基準の連携強化を実現

導入後、請求書の発行にかかる作業時間は半分以下に削減。Salesforceから出力したデータを請求管理ロボに取り込む以外、手作業はほとんどなくなり、属人化していた業務フローが標準化。人に依存する業務フローから脱却できたことで、今後起こり得るミスやトラブルを未然に防ぐことができました。
また、公認会計士に共有する請求データの準備も容易になり、月次決算の効率化にも貢献しています。将来的には、入金消込の自動化やSalesforceとのAPI連携も進めることで、グローバルでの迅速な意思決定に繋がる、より強固な業務基盤の構築を目指しています。