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Gainsight株式会社
- 手作業での請求書発行により、人的ミスや請求漏れが発生していた
- 複数年契約や分割払いなど、複雑な請求パターンの管理が煩雑化し、担当者の負担が増加していた
- 事業拡大に伴い、将来的に請求業務が増加することへの懸念があった
- 請求書発行業務にかかる時間が月間で約20時間から半分以下の10時間未満へと大幅に削減された
- 請求業務の自動化により、属人化した人的作業への依存から脱却し、事業拡大に安心して対応できる体制が整った
- 公認会計士に共有する請求データの準備が容易になり、月次決算業務の効率化にも貢献した
- 将来的には、入金消込の自動化やSalesforceとのAPI連携も進め、グローバルでの迅速な意思決定に繋がる業務基盤を構築
請求管理ロボに決めた理由（選定理由）
事業規模に適した価格帯と将来性
事業規模に対して価格が適正であり、コストを抑えながら導入できた点がポイントでした。 それに加えて、現在はCSVで運用しているものの、将来的にはSalesforceとのAPI連携や入金消込の自動化といった機能拡張も可能であるため、事業の成長フェーズに合わせて柔軟に活用できる点に魅力を感じていただきました。
喫緊の課題であった請求書作成・送付の自動化
導入を検討する上で、最も重要視していたのが請求書作成と送付業務の自動化でした。 複雑な契約内容を手作業で管理することに限界を感じていたため、請求管理ロボが持つ自動化機能は、まさに求めていた解決策そのものでした。
導入から活用まで
STEP1
事業拡大に伴い、手作業での請求業務に限界
日本法人設立当初は、日本の商習慣に合わせて請求フローを独自に構築し、手作業で対応していました。 しかし、事業が拡大し取引社数が増えるにつれて、請求漏れや金額の誤りといったミスが発生。 特に複数年契約や分割払いといった複雑な請求パターンが増え、エクセルでの管理が煩雑になり、このままではいずれ大きな問題につながるという危機感から、システムの導入を検討し始めました。
STEP2
知人の紹介が決め手となり、「請求管理ロボ」を導入
以前からタクシー広告などでサービスの存在は認知していましたが、知人からの紹介がきっかけとなり本格的に検討を開始。 複数のサービスを比較する中で、事業規模に見合った価格帯と、将来的なSalesforce連携や入金消込といった機能の拡張性が決め手となり、請求管理ロボの導入を決定いただきました。
STEP3
丁寧なオンボーディング支援で、約4カ月でスムーズに本格稼働
導入決定後は、ROBOT PAYMENTの担当者による手厚いオンボーディング支援のもと、スムーズに設定を進めることができました。 定期的なミーティングで一つひとつ丁寧にガイドしてもらえたことで、特殊な要望にも対応でき、安心して任せられたといいます。 最初の問い合わせから約4カ月という短期間で本格稼働に至り、非常に満足のいく立ち上げとなりました。
STEP4
請求業務の自動化と、グローバル基準の連携強化を実現
導入後、請求書の発行にかかる作業時間は半分以下に削減。Salesforceから出力したデータを請求管理ロボに取り込む以外、手作業はほとんどなくなり、属人化していた業務フローが標準化。人に依存する業務フローから脱却できたことで、今後起こり得るミスやトラブルを未然に防ぐことができました。
また、公認会計士に共有する請求データの準備も容易になり、月次決算の効率化にも貢献しています。将来的には、入金消込の自動化やSalesforceとのAPI連携も進めることで、グローバルでの迅速な意思決定に繋がる、より強固な業務基盤の構築を目指しています。
利用サービス
導入企業紹介
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Gainsight株式会社
- 業界
- IT・通信
- 事業内容
- カスタマーサクセスプラットフォームの開発・販売
- 企業規模
- 50名以下
CONTACT
当サービスのご不明な点や活用方法のご相談など
お気軽にお問い合わせください。
- 各サービスの機能やシステム連携を比較したい
- システムを導入するメリットを詳しく知りたい
お客様の声
お客様のお声をご紹介します
製品を利用しているユーザーが口コミを投稿できるサイト「ITreview」にて、顧客満足度と認知度の高いサービスとして選ばれました。
満足しています
- 業種デザイン・製作
- 職種経営・経営企画職
- 従業員規模20人未満
請求書を送っても支払いが滞ることがりましたが、サブスクペイを導入して自動引き落としにしてからそういったことがなくなり、助かっています。顧客満足度も上がりました。また操作は非常にシンプルで間違えることがありません。お金に関わることですから間違ってしまっては大変ですが、その点気に入っています。
自社のサブスクサービスの代金回収で
大活躍しています
- 業種床屋・美容院
- 職種広報・IR
- 従業員規模20-50人未満
管理画面も凄く分かり易く操作がしやすいです。初心者でも簡単に理解が出来るようになっています。同じようなサービスを探している知人にもご紹介させていただき喜んでいました。
設定が簡単
- 業種その他サービス
- 職種社内情報システム
（その他） - 従業員規模50-100人未満
ホームページリニューアルする際に、他社決済サービスから変更しました。会員登録と会費決済をサブスクペイで運用しています。
会員情報とクレジットカード情報とサブスクペイ側で取得してもらっているため、セキュリティをお任せしているため、自社での不可が軽減されています。
業務効率化
- 業種情報通信・
インターネット - 職種保守・運用管理
- 従業員規模20-50人未満
サブスクペイは、決済失敗の顧客の失敗理由まで判明するため確認する手間を省くことができ即座にお客様に再登録依頼などをできるようになりました。そのため確認業務の時間を削減できました。また、返金処理や請求の停止、再開は1クリックで完結するためスムーズに作業ができるのが魅力的です。
PICK UP
ご相談時によくある質問
請求管理ロボを導入すると、どの業務が自動化されますか？
以下の請求・入金管理業務を自動化できます。
・請求書の発行・送付（郵送・メール・電子請求）
・入金の消込（クレジットカード決済・口座振替・銀行振込・コンビニ決済と連携）
・未入金の自動リマインド通知
・販売管理システムや会計ソフトとのデータ連携
導入までにどれくらいの期間がかかりますか？
最短1週間で導入可能です。
・クラウドサービスのため、システム開発不要
・既存の請求書フォーマットや会計ソフトとの連携設定は、サポートチームが対応
・企業ごとのカスタマイズが必要な場合は1〜2ヵ月程度かかる場合もあります
どんな企業に適していますか？
以下のような企業におすすめです。
・業務効率化を進めたい、DX推進したい企業
・定期定額の請求がメインの企業
・他システムと連携させたい企業（CSVやAPIで連携）
・消込や転記において人為的ミスが発生している企業
どんなシステムと連携できますか？
以下のシステムと連携が可能です。
・Salesforce®
・kintone
・freee会計
・マネーフォワード クラウド会計
・弥生会計
・その他、CSVアップロードで幅広いシステムに対応
セキュリティ対策はどうなっていますか？
業界最高水準のセキュリティで企業のデータを保護しています。
PCI DSS 4.0：クレジットカード業界におけるグローバルセキュリティ基準に準拠した、システム・管理体制によって業務を運用しています。
プライバシーマーク：セキュリティシステム強化、社員教育、内部統制を徹底し、情報漏洩等がないよう、お客様の大切な個人情報を保護します。
ISMS認証：ISMS:JIS Q 27001:2014 (ISO/IEC 27001:2013）の認証を取得し、情報セキュリティマネジメントシステムを構築しています。