導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

ソリューション事業部
ソリューション事業統括SC事業管理G
森 友美 様

WEBフォームで受付した申し込み情報・決済情報を請求管理ロボにそのまま反映。
導入4,800社の契約から請求までの処理を自動化

< 請求の特徴 >
    ・ 電子契約サービス「電子印鑑Agree」における月額請求(定額+従量)
    -「電子印鑑Agree」サービスサイトで契約の申し込みを受け、顧客情報をAPI連携でそのまま請求管理ロボへ
    -利用に応じて変動する毎月の請求金額は、基幹システムから作成したCSVで請求管理ロボへ連携
< 導入前の課題 >
  • 新基幹システムに繋ぎこめるビリングシステム
  • 旧基幹システムと変わらない顧客対応の実現(「請求書の発行」「郵送対応」「クレジットカードと銀行振込」)
< 導入後の変化 >
  • 基幹システムを変更しても、顧客に影響を与えない請求フローの実現
  • 請求書発行を請求金額の確定から2営業日で対応
  • 請求件数がどれだけ増えても10分で終わる消込

日本初・世界初の「はじめて」を追い求めるべく、様々なITサービスを展開しています

GMOグローバルサイン・ホールディングスは “コトをITで変えていく。” という理念のもと、あらゆる人に新たな体験価値を、ITサービスを通じて提供し、グループ一丸となってシナジーを生み出し、日本初・世界初の「はじめて」を追い求めるべく、様々なITサービスを展開しております。

そのなかで2015年より展開している電子契約サービス「電子印鑑Agree」は、今まで紙で行っていた契約締結をWEB上で完結させるサービスです。20年以上11万社のITインフラを支える事業者として、安全面にこだわりサービス運営しています。サービスリリース当初は電子契約そのものの認知もまだ低く電子契約とは何か、という企業さまも多くいましたが、今ではおかげさまで電子署名タイプのサービスとしては導入社数国内No.1となるまでに至りました。コロナ禍の影響でリモートワークが加速し、新しい働き方に適したサービスとして、注目度が高くなっております。企業様のガバナンスは維持したまま、これからの働き方に沿ったサービス展開を今後も心がけてまいります。

APIとCSVを活用した請求管理ロボへのデータ連携

請求管理ロボを活用している「電子印鑑Agree」はクラウドサービスで、毎月の月額基本料金に加え、利用に応じた従量料金体系になっています。
お客様の申し込みは「電子印鑑Agree」サービスサイト上で対応しており、そこで契約プランから請求内容(決済手段、銀行振込の場合は請求書の送付有無)などを選択いただいます。お申し込みフォームから登録いただいた顧客情報は、APIで請求管理ロボに連携しており、請求書発行に必要な情報を契約申し込みから一連の流れで処理しています。また毎月変動する請求金額は、基幹システムで集計後、手修正を加える必要があるためCSVを利用して、請求管理ロボに連携する形をとり、請求書発行における業務負担を出来る限り減らしています。

決済の部分も含めて単独で対応できたのが請求管理ロボ

サービスリリース当初は、既存事業で使用しているスクラッチの基幹システムに相乗りし、そこで請求業務の管理を行っていました。しかし請求管理とは別の部分でサービスモデルにマッチしない部分があり、単独の基幹システムを構築することになりました。その際に、繋ぎこみができるビリングシステムを探し始めたのが、請求管理ロボ導入のきっかけです。

必要な要件としては、➀請求書が発行できること、➁郵送のオプションがあること、➂マルチ決済と連動していること、の3点でした。 元々の基幹システムでは、決済手段としてクレジットカード決済と銀行振込があり、決済手段に応じて請求書の送付有無を選べる運用でした。そのため、システムを変更しても同じ運用を実現したかったため、3つの要件は必須でした。

最終的に、決済の部分も含めて単独で対応できたのが請求管理ロボだけでした。決済に関しては別サービスで連携することも可能でしたが、請求業務の一元管理ができ、開発コストもAPIとCSVの対応のみと少ない負担で導入できるという点で決め手になりました。

自動消込機能では、請求件数がどれだけ増えても10分で対応。大きな工数削減効果を感じています

新しい基幹システムに繋ぎこむビリングシステム、そして以前と変わらない運用を実現するという意味で、当初の課題を解決したことは間違いないです。
その上で消込の自動化には非常に助かっています。以前はまだ件数も多くなかったこともあり、消込に関しては経理部門が手作業で対応していました。導入直後で1時間の作業が10分という感覚でしたが、請求件数が多くなってきた今、どれだけ件数が増えても変わらず10分で終わるということに大きな工数削減効果を感じています。

また請求管理ロボは安定した請求業務の実現にも大きく寄与しています。期日の関係で、請求業務のオペレーション日数が月初の2日間しかありません。しかも2名体制で行っています。データの加工など手オペが入るものもあり、ちょっとしたイレギュラーが発生すると負荷が上がる状況ですが、請求管理ロボに関してはトラブルがなく、作成したデータを流すだけ。データをインポートしてしまえば終わりなので非常に助かっています。

別サービスでも請求管理ロボを導入させていただきました

操作性も優れており、実現できる内容も分かっていたため、当社の別サービスでも請求管理ロボを導入させていただきました(分社化により、現在はGMOモビリティクラウド様での使用。)そこではSalesforceに対応したモデル・運用ですが、ROBOT PAYMENTの担当者にはいずれの導入においても、オペレーションのヒアリングから最適な導入方法のご提案をいただきました。その結果、安定した稼動に繋がっていると思っています。
あとは見積りや注文書の作成機能があると、そこから請求まで一連の流れで対応できるのでより便利になると感じています。

お客様概要

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
代表取締役社長 青山 満 様
設立:1993年12月
事業内容:クラウド・ホスティングサービスおよびセキュリティサービスを中核とした
各種インターネットソリューションの開発・運用
URL: https://www.gmogshd.com/

請求管理ロボについて
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受付時間:平日9:00〜18:00(年末年始を除く)