導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

株式会社マルジュ

取締役 デジタルマーケティング事業部統括本部長 松本 勇 様

管理部 リーダー 次藤 政綱 様

請求書の通知が、月末締めの「毎月未定」から「毎月2営業日」に短縮!継続請求分をノータッチで発行し、500枚の請求書発行からたった1人の請求担当を救う

< ビジネスモデル >
    広告計測、WEB面接、電子サインのツールをはじめとしたSaaSビジネス
    ・典型的なSaaSビジネスの請求(定額の月額請求+一部従量料金)
< 導入前の課題 >
    ・手作業で請求リストを作成しており、ミス1つの発見で500枚全ての請求書を何度も確認していた
    ・コロナ禍で顧客が増えたことで、請求担当がたった1人で毎月500枚の発行を対応していた
< 導入後の変化 >
    ・請求書の案内が月末締めの毎月「未定」から「月初2-3営業日」に安定
    ・入金期限後の即時催促を実現し、未収率を大幅に削減

「最高、最新、最適なサービスを創る」

株式会社マルジュ (https://www.maru.jp/) は、東京と大阪に拠点を置くWebシステム開発会社です。東京ではデジタルマーケティング領域で広告計測ツールを、大阪ではHR領域でWEB面接、電子サインツールを開発から販売まで取り扱っています。
「最高、最新、最適なサービスを創る」というビジョンのもと、デジタルマーケティング、HRの2本の業界でプロダクトを充実させていくとともに、今後また新たな業界にも攻めていきたいと考えています。

ミス1つの発見で、500枚全ての請求書を何度も確認することに疲弊。しかも毎月やってくる

事業ごとに東京と大阪の2拠点で運営していますが、請求は一括して東京で行っています。
請求の特徴については、典型的なSaaSビジネスの請求になります。定額の月額請求に、一部プロダクトで従量料金やオプション料金が発生します。顧客の業種や規模にもかたよりはなく、本当にSaaSの一般的な形態だと思います。

以前の請求フローとしては、スプレットシートで顧客情報や請求金額のリストを作成し、マクロを活用してエクセルで請求書を発行するという流れです。顧客管理システムはありますが、会計ソフトへの連携という部分で中間に挟んでいたスプレットシートを請求にも活用していました。

また新規顧客の初回請求分は営業担当が対応しており、請求担当は前月の発行内容を確認して毎月継続分のリスト作成を行います。ただ手作業ということで、更新すべき内容を更新しないまま請求書の発行をするなど、ミスが多く発生していました。営業担当の方で最終確認を行うので大きなミスは防ぐことができますが、ミス1つの発見で他にも誤りがないか全部の請求書を確認するということが頻繁にあり、しかもそれが毎月やってくるので本当に嫌な気持ちでした。

請求管理ロボなら継続請求分の作業は必要なし。毎月の追加分だけの対応で完結

請求管理システムを本格的に検討したのは、コロナ禍でWEB面接ツールの売上が一気に伸びたことがきっかけです。その当時で月500枚ほどの請求書発行が必要な状況でした。

請求管理ロボについては、ROBOT PAYMENTさんが弊社サービスにお問い合わせをいただいたとき、また2019年の大阪での展示会と、過去に2度お話をした経緯がありました。その際は、請求書の発行枚数的にまだ根性論で対応できていたので導入には至りませんでした。

今回6社ほど比較検討する中で、請求管理ロボを導入する決め手になったのは「自動発行機能」です。 ミス1つで500枚全部を何度も確認していた経験から、過去からの継続分の顧客は一切ノータッチで請求書の発行ができ、あくまで追加分だけの対応で毎月完結できるということに魅力を感じました。

月初2-3営業日で顧客への請求書の通知が完了

請求管理ロボ導入後の大きな変化は、請求書の送付スケジュールが安定したことです。最近は、顧客への請求書の通知が毎月2-3営業日で完了しており、もちろん前月15日頃からデータ確認などを行っていますが、月末に締めてからほぼ最短での案内ができています。

以前であれば、スケジュールは実質無いに等しく毎月の通知日はバラバラでした。支払期日から逆算したデッドラインは頭に入れていましたが、他の業務の圧迫具合によって月末締めから2週間くらい経過して通知をしたこともあったと思います。
請求書発行にエクセルやスプレットシートを使用することが一切なくなり、毎月新規分の対応のみで完結するので、工数の面では大幅な削減につながっています。

支払期日経過後の未入金催促も最短に!未収率の減少にも貢献

自動消込機能も便利に感じています。以前の運用では、会計ソフト上で残高を確認し、週次でデータを比較して1件1件未収先を探していく作業を行っていました。それが請求管理ロボでは自動で消込を行ってくれるため、未収情報の更新を日次で行うことができています。

初回は口座登録ができていないため手動消込が必要ですが、請求リストと入金リストが画面上で併記されており、まずどれを確認すればいいのか、そもそもリストを更新しているのかといったことも考えることなく対応できています。導入時は会計ソフトにたどり着くまでの効率化を意識していたためそこまで重要に思っていませんでしたが、今では大きな存在です。

また日次で未収管理ができるため、催促の迅速化にもつながっています。鉄は熱いうちにと言うように、支払期限が毎月月末であれば翌月の初めに催促をしないと効果がありません。以前は、月の中頃での催促だったため「月末に2ヶ月分まとめて支払います」という流れが多くありました。現在では、支払期限の経過後、即催促を行っているため、未収率も大きく変わりました。

膨大な作業量をこなすにはどうしても技術が必要。今回たどり着いたのが請求管理ロボ

元々1人で作業をしていたので大変で、1人だとミスも見逃しやすいという心理的な負担もありました。ただ人数が増えるとその分またミスが増えることもあり、人を採用をすればいいという単純な話でもありません。
膨大な作業量をこなすにはどうしても技術が必要だと思っています。その技術をその人が持っているか、持っていないか。持っていないのであればどこから持ってくるのか。そこで今回たどり着いたのが、請求管理ロボでした。

エクセルやスプレットシートと比較すると当然コストは増えています。ただそれ以上の価値があると感じています。請求業務はお金が生まれない業務ですが、そのリソースを経営管理や分析などを通してお金を生む業務に変えることができました。実際、資金繰りなどかなり見やすくなっています。
今回の業務効率はコスト対時間で考えたときに、現場としても経営としてもいいことづくめな投資だと感じています。

お客様概要

株式会社マルジュ
代表取締役 深尾 英義 様
設立:1999年11月17日
事業内容:各種パッケージ商品企画・開発・販売・保守 / ホームページ制作、Webサービスの企画・運営                    Webモバイル・アプリケーションの受託開発
URL: https://www.maru.jp/

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受付時間:平日9:00〜18:00(年末年始を除く)