森ビル株式会社

二重管理・属人化という課題を、新規事業を機に改善

「ARCH Toranomon Hills」では開業当初（2020年4月）から請求代行サービスの「請求まるなげロボ」を利用していましたが、Salesforceと連携せず、顧客情報を2つのシステムへそれぞれ入力していました。また、施設の制度や料金体系等の特殊性をそのまま反映させた請求システムは、運用精度が上がるほどに特定の担当者しか対応できなくなり、業務継続リスクが年々高まる状況に陥っていました。2023年11月の「Tokyo Venture Capital Hub（VC Hub）」立ち上げに向けて、こうした二重管理と属人化を根本から解消する仕組みを構築することを決意しました。

新規事業を起点にシステム運用体制を構築

VC Hubの立ち上げ時に「請求管理ロボ for Salesforce」の導入を決めました。導入にあたっては、請求情報の振り分け方法についてROBOT PAYMENT社のサポートを受け、施設ごとにフィルターをかけられる設計を実現。請求管理業務の自動消込率約90%を実現することで、大幅な業務効率化を果たしました。

3施設共有のルールを策定し、標準化された業務基盤を構築

Glass Rock（2025年4月導入）、ARCH Toranomon Hills（2025年9月移行）が順次「請求管理ロボ for Salesforce」に合流し、3施設が1つのシステム環境で請求業務を回す体制が整いました。共通化にあたっては、最初に「請求管理ロボ for Salesforce」を導入したVC Hubの設定を基準に、請求書の発行日、決済情報の作成方法、帳票テンプレートなどのルールを3施設で統一しました。担当者が月初の請求処理のタイミングで、何らかの理由で業務に従事できない場合も、他の施設担当者が運用を支援するなど、属人化の解消をするための体制の土台が整いました。

自動消込・Salesforce連携により業務効率が大きく向上

現在は3施設・約300社の請求業務が1つのシステムで安定稼働しており、消込業務の約90%が自動化されています。二重入力の手間は解消され、顧客情報の登録フローにおいては確認作業がメインとなりました。新しい商品や請求情報の登録時はダブルチェックを行いながらも、全体の工数は劇的に改善されています。また、各施設における進捗状況や入金情報を共通のプラットフォーム上で確認できるようになったことで、不明な入金が発生した際も担当者間でスムーズに確認・すり合わせができる運用体制が確立されました。