導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

セーフィー株式会社

開発本部 プラットフォーム開発部
部長 水野 浩士 様

毎月1万件以上の売上データを自動で請求書に反映。請求業務の徹底した自動化により、さらなる事業拡大に備えることができました。

< ビジネスモデル >
    ・クラウド録画サービス「Safie(セーフィー)」における、カメラ及び設置工事などの初期費用、クラウドサービス利用料としての月額費用
    ・月額費用は毎月払いが基本で、請求書払い/口座振替/クレジットカード決済の3種類から支払い
< 導入前の課題 >
    ・「案件管理」「顧客管理」「決済」を独立したシステムで運用
    ・各システムが連携していないことで各領域で手作業での転記が必要で、運用工数の肥大化やトラブルが発生
    ・請求書の発行は、月末月初の5日間を5-6人で回してギリギリの状況
< 導入後の変化 >
    ・Salesforceの画面上でビジネスの入口から出口(顧客・案件・契約・売上・請求)が繋がるフローを実現
    ・月当たり約14,000件(2020年11月時点)という大量の請求情報を確実に請求書に反映
    ・作業は完成した請求書を確認して送るだけ

映像から未来をつくる

クラウド録画サービス「Safie」の開発・運営、および関連サービスの提供をしています。各種カメラで取得した映像データをクラウド上でセキュアに管理することで、PC・モバイルからお客様の必要なタイミングで映像を確認する事ができるサービスです。

2014年10月に創業、パートナー各社との業務提携などを経て、2020年には累計カメラ出荷台数は10万台を突破しました。国内シェアも約50%となり、クラウド録画サービスシェアNo.1となります。
今後は、映像を始めとする各種データからユーザーの課題解決に繋がる情報を提供し、人々の生き方、働き方を豊かにしていくことで、「映像から未来をつくる」というビジョンの実現を目指します。その実現に向け、セーフィーサービスをプラットフォーム化し、自社だけでなく3rdパーティーも参画可能なエコシステムの構想などを検討しています。

毎月請求が請求業務を増やす要因に

請求内容の構成としては、カメラ及び設置工事などの初期費用、そしてクラウドサービス利用料として月額費用、の2種類があります。支払い方法は、請求書払い、口座振替、クレジットカード決済の3種類に対応しており、請求のモデルとしては比較的シンプルだと思います。

サービス開始当初BtoC向けのサービスとして展開していたこともあり、毎月払いが基本になっています。お客様の要望に応じて複数年の一括払いなどにも対応していますが、例えば、もっとも安価なプランだと月額1200円で毎月の請求を行っており、この毎月請求が請求業務を増やす要因にもなっています。

Salesforceの画面上でビジネスの入口から出口が繋がったフローを実現

請求管理ロボ for Salesforceの導入は、Salesforceの導入と併せて、売上管理まで行うようになった2019年7月頃になります。

Salesforceを導入する以前は、「案件管理」「顧客管理」「決済」をそれぞれ独立したシステムで運用を行っていたため、データの連携に課題がありました。各システムが連携していないことで、それぞれの領域で人がデータを出して入れての繰り返し。その運用工数の肥大化や、人手によるミスの発生に頭を悩ませていました。

そこでデータの正確性・完全性の担保、また先々のビジネス規模の拡大に対応するためには、システム中心の処理による生産性向上が必須と判断し、全体の大きな見直しを決めました。

そしてSalesforce上で実現した顧客・案件・契約・売上の各管理機能部分に加え、 最後のピースである請求の部分を、請求管理ロボ for Salesforceで補ったというイメージです。Salesforce上で管理される商談が成約に至った後、売上データから請求書を作成する一連の処理をシステムで構築し、1システム内でビジネスの入口から出口までを繋げる仕組みを実現しました。

約14000件の売上データを請求書に自動で反映し、人手による作業を徹底して排除

請求書を発行するのに必要な情報(請求先部署や決済情報、および請求情報)はシステムによる自動出力を前提として、人手による作業を極力減らすアプローチをとっています。
例えば、Salesforce上の売上レコードを、請求管理ロボ for Salesforceの「請求情報」というレコードに変換する部分では、DataSpiderCloudというサービスを活用し、月当たり約14,000件(2020年11月時点)という大量の請求情報を確実に請求書に反映しています。

以前の請求業務は、月末月初の5日間を5-6人で回してギリギリの状況でした。直近では、実行日時だけ設定すればあとはシステムが処理してくれるため、安心して月末月初を迎えることができています。人数自体に変化はありませんが、請求書を作成する行為がなく、完成したものを確認して送るだけ。今回の徹底した自動化により、今後さらなる事業拡大に備えることができたと感じています。

請求管理ロボ for Salesforceは救世主のような存在でもあり、請求自動化は会社がスケールする上で重要な要素

請求業務は、頑張れば人の力でできてしまう。そしてシステムを活用しない限り必ず人の力でカバーせざるを得ない状態になってしまいます。請求件数がこの1年間で約2.5倍になったことを考えれば、あのとき請求管理ロボ for Salesforceを導入していなければ、請求業務は間違いなく破綻していたと思います。そういう意味で請求管理ロボ for Salesforceは救世主のような存在でもあり、請求自動化は会社がスケールする上では重要な要素だったと感じています。

最後に、ROBOT PAYMENTの担当者には、ご尽力いただき感謝しています。悩ましてしまった部分も多いかもしれませんが、弊社に寄り添っていただいたあの形がなければ今はないと感じています。引き続きよろしくお願いします。

お客様概要

セーフィー株式会社
代表取締役社長 佐渡島 隆平 様
設立:2014年10月23日
事業内容:クラウド録画型映像プラットフォーム「Safie」の開発・運営および関連サービスの提供
URL: https://safie.link/

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受付時間:平日9:00〜18:00(年末年始を除く)